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Excel में कोटेशन फ़ॉर्मेट: फ़ील्ड, फ़ॉर्मूले, और एक GST सैंपल जिसका हिसाब पूरा बैठता है

Excel में GST कोटेशन फ़ॉर्मेट बनाएँ: कौन-से फ़ील्ड रखें, एक हल किया सैंपल, और डिस्काउंट, CGST/SGST या IGST, टोटल और वैलिडिटी के फ़ॉर्मूले।

लेखक: · अपडेटेड 2026-10-21

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A GST quotation in Excel, built on formulas An Excel sheet holding a sample quotation from Kaveri Cooling Solutions in Coimbatore to Anand Office Spaces LLP in Bengaluru. The formula bar shows the IGST formula for cell J29: if the first two digits of the seller GSTIN in B3 equal the place-of-supply code in B8, IGST is zero, otherwise it is the sum of the GST column. The header rows show the seller GSTIN starting with state code 33, quote number KCS slash Q slash 26-27 slash 041, a date of 21 October 2026, and a highlighted valid-till date of 5 November 2026, calculated as the date plus 15 days. The buyer GSTIN starts with state code 29, and the place of supply is 29, so the callout reads 33 is not 29, inter-state, IGST rather than CGST plus SGST. The item table lists four lines with HSN or SAC, quantity, unit, rate, discount, taxable value, GST rate and GST amount: four 1.5 ton inverter split ACs at 38,500 less 5 percent, taxable 1,46,300; one 2 ton split AC at 46,000 less 5 percent, taxable 43,700; installation of 5 units at 1,500, taxable 7,500; and a one-year maintenance contract at 6,000. The totals show taxable value 2,03,500, CGST and SGST zero, IGST at 18 percent of 36,630, round off zero and a grand total of 2,40,130, with the amount in words and the payment, delivery and warranty terms. A strip below reads: Excel does the maths. It won't remember who asked or chase the quote. A GST quotation in Excel, built on formulas Inter-state sample — Coimbatore seller, Bengaluru site, so IGST applies J29 fx =IF(LEFT($B$3,2)=LEFT($B$8,2), 0, SUM(I10:I24)) A B C D E F G H I J 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 26 27 28 29 30 31 Kaveri Cooling Solutions QUOTATION Avinashi Rd, Coimbatore · +91 98xxx xxxxx Quote no. KCS/Q/26-27/041 GSTIN 33ABCDE1234F1Z5 Date 21-10-2026 I4 = I3 + 15 · date typed with Ctrl+; Valid till 05-11-2026 To: Anand Office Spaces LLP, Whitefield, Bengaluru GSTIN 29ABCDE5678F1Z2 first 2 digits = state code For: Supply & installation of 5 split ACs + 1-yr AMC Place of supply 29 33 ≠ 29 → inter-state → IGST, not CGST + SGST Item HSN/SAC Qty Unit Rate ₹ Disc Taxable ₹ GST GST ₹ Amount ₹ 1.5 T inverter split AC 8415 4 Nos 38,500 5% 1,46,300 18% 26,334 1,72,634 2 T inverter split AC 8415 1 Nos 46,000 5% 43,700 18% 7,866 51,566 Installation (per unit) 9987 5 Nos 1,500 – 7,500 18% 1,350 8,850 AMC, 1 year (5 units) 9987 1 Job 6,000 – 6,000 18% 1,080 7,080 rows 14–24 blank · formulas already filled down · discount (F) comes off before GST Amount in words — typed, or a macro (Excel has no built-in function) Rupees Two Lakh Forty Thousand One Hundred Thirty Only Terms · 50% advance with PO, balance on installation · Supply & installation: 10 working days from PO · AC warranty as per manufacturer · E.&O.E. Taxable value 2,03,500 CGST 0.00 SGST 0.00 IGST @ 18% 36,630 Round off 0.00 Grand total 2,40,130 Quote Items (price list) Excel does the maths. It won’t remember who asked or chase the quote. Build it once with formulas, then log every quote and call before it expires.

Excel में कोटेशन फ़ॉर्मेट चार ब्लॉक वाली एक शीट होती है। हेडर में आपका नाम, पता और GSTIN होता है, साथ में कोट नंबर, तारीख़ और वैलिडिटी। ख़रीदार वाले ब्लॉक में उनका नाम, GSTIN और सप्लाई का स्थान (place of supply) होता है। आइटम टेबल में विवरण, HSN/SAC, मात्रा, यूनिट, दर, डिस्काउंट, टैक्सेबल वैल्यू और GST होते हैं। फ़ुटर में टैक्सेबल टोटल, CGST + SGST या IGST, ग्रैंड टोटल, शब्दों में रकम, शर्तें और साइन-ऑफ़ होते हैं। शीट को एक बार फ़ॉर्मूलों के साथ बना लें, फिर उसके बाद हर कोट भरने में कुछ ही मिनट लगते हैं और हिसाब हमेशा सही बैठता है।

यह गाइड उस शीट को बनाने के बारे में है। अगर आप पहले बुनियादी बातें चाहते हैं (कोटेशन क्या है, यह प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस से कैसे अलग है, और कौन-से फ़ील्ड ख़रीदार से हाँ कहलवाते हैं), तो हमारी कोटेशन फ़ॉर्मेट गाइड से शुरू करें। यह पेज सेल-दर-सेल चलता है: लेआउट, एक हल किया GST सैंपल, सटीक फ़ॉर्मूले, वे तीन Excel जाल जो कोट को चुपचाप बिगाड़ देते हैं, और वह मोड़ जहाँ स्प्रेडशीट सही टूल नहीं रह जाती।

लेआउट: हर फ़ील्ड, एक सेल पर मैप किया हुआ

Excel को इससे फ़र्क नहीं पड़ता कि कौन-सी चीज़ कहाँ है, पर आपके फ़ॉर्मूलों को पड़ता है, इसलिए लेआउट एक बार तय करें और उसे बनाए रखें। नीचे का सैंपल और फ़ॉर्मूले इसी लेआउट पर बने हैं। ऊपर वाली हीरो फ़िगर यही शीट दिखाती है।

ब्लॉकसेलवहाँ क्या जाता है
आपका हेडरA1–A2, B3बिज़नेस का नाम, पता और फ़ोन; B3 में आपका GSTIN
कोट का विवरणG1–I4”QUOTATION”, कोट नंबर (I2), तारीख़ (I3), किस तारीख़ तक वैध (I4)
ख़रीदारB5–B8नाम और पता (B5), ख़रीदार का GSTIN (B6), विषय (B7), सप्लाई के स्थान का स्टेट कोड (B8)
आइटम टेबलA9–J24पंक्ति 9 में कॉलम हेडिंग, फिर 15 आइटम पंक्तियाँ
टोटलJ26–J31टैक्सेबल वैल्यू, CGST, SGST, IGST, राउंड ऑफ़, ग्रैंड टोटल
शब्द और शर्तेंA26, A28–A31शब्दों में रकम; पेमेंट, डिलीवरी और वारंटी की शर्तें
साइन-ऑफ़शर्तों के नीचे”For [आपका बिज़नेस]: Authorised Signatory”

इनमें से चार फ़ील्ड को Excel में काग़ज़ के मुक़ाबले ज़्यादा ध्यान चाहिए:

  • दोनों GSTIN। GSTIN 15 कैरेक्टर का होता है। पहले दो अंक स्टेट कोड होते हैं और अगले दस उस बिज़नेस का PAN। Excel में यह काम की बात है: LEFT(B3,2) आपका राज्य पढ़ता है, इसलिए शीट ख़ुद तय कर सकती है कि कौन-सा टैक्स लगेगा।
  • HSN/SAC कोड। GST टैक्स इनवॉइस पर, जिन बिज़नेस का पिछले वित्त वर्ष में एग्रीगेट टर्नओवर ₹5 करोड़ तक था, उन्हें 4-अंकों वाले HSN कोड दिखाने होते हैं, और ₹5 करोड़ से ऊपर वालों को 6 अंक। ₹5 करोड़ तक वाले बिज़नेस अनरजिस्टर्ड ख़रीदारों को दिए इनवॉइस पर कोड छोड़ सकते हैं। कोट टैक्स इनवॉइस नहीं है, पर अगर आप अभी से वही कोड इस्तेमाल करें, तो बाद में इनवॉइस बस एक कॉपी बन जाता है, उसे दोबारा लिखना नहीं पड़ता।
  • कोट नंबर। इनवॉइस के नियमों में 16 कैरेक्टर तक का एक लगातार क्रम वाला सीरियल नंबर चाहिए, जो उस वित्त वर्ष में यूनीक हो और अक्षरों, अंकों, हाइफ़न या स्लैश से बना हो। कोट पर ऐसा कोई नियम लागू नहीं होता, पर जो स्कीम इनवॉइस के नियम में भी फ़िट हो, वह आपके काग़ज़ात को एक जैसा रखती है। KCS/Q/26-27/041 में 15 कैरेक्टर हैं।
  • सप्लाई का स्थान। टैक्स का प्रकार इसी से तय होता है, ख़रीदार के पते से नहीं। माल के लिए यह मोटे तौर पर वह जगह है जहाँ डिलीवरी ख़त्म होती है, और साइट पर इंस्टॉल होने वाले माल के लिए वह जगह जहाँ वह इंस्टॉल होता है। GST-रजिस्टर्ड बिज़नेस को बेची जाने वाली ज़्यादातर सेवाओं के लिए यह ख़रीदार की रजिस्टर्ड लोकेशन है, हालाँकि किसी बिल्डिंग से जुड़ी सेवाओं में बिल्डिंग की लोकेशन मानी जाती है। B8 में शुरुआत में ख़रीदार के GSTIN वाला स्टेट कोड होता है, और जब माल कहीं और जाता है तो आप उसके ऊपर टाइप कर देते हैं। अगर ख़रीदार के पास GSTIN नहीं है, तो उनके पते वाले राज्य का स्टेट कोड ख़ुद टाइप करें, क्योंकि ख़ाली B8 पूरे टैक्स को IGST में डाल देगा।

एक हल किया सैंपल: अंतर-राज्यीय GST कोट

यहाँ उसी लेआउट पर बना एक पूरा कोट है: Coimbatore का एक AC डीलर, Bengaluru के एक ऑफ़िस को सप्लाई, इंस्टॉलेशन और एक साल के मेंटेनेंस का कोट दे रहा है। हर लाइन मात्रा × दर है, डिस्काउंट घटाकर, और टैक्स और टोटल का हिसाब पूरा बैठता है। बिज़नेस, GSTIN और दाम सिर्फ़ उदाहरण के लिए गढ़े गए हैं।

Kaveri Cooling Solutions · AC सेल्स और सर्विस · Coimbatore, Tamil Nadu GSTIN 33ABCDE1234F1Z5

कोटेशन: नं. KCS/Q/26-27/041 · तारीख़: 21 Oct 2026 · वैध: 05 Nov 2026 तक को: Anand Office Spaces LLP, Whitefield, Bengaluru · GSTIN 29ABCDE5678F1Z2 के लिए: 5 स्प्लिट AC की सप्लाई और इंस्टॉलेशन, 1 साल के मेंटेनेंस कॉन्ट्रैक्ट के साथ · सप्लाई का स्थान: 29 (Karnataka)

आइटमHSN/SACमात्रादर (₹)डिस्काउंटटैक्सेबल (₹)IGST 18% (₹)रकम (₹)
1.5 T इन्वर्टर स्प्लिट AC84154 Nos38,5005%1,46,30026,3341,72,634
2 T इन्वर्टर स्प्लिट AC84151 Nos46,0005%43,7007,86651,566
इंस्टॉलेशन (प्रति यूनिट)99875 Nos1,500–7,5001,3508,850
AMC, 1 साल (5 यूनिट)99871 Job6,000–6,0001,0807,080
टोटल2,03,50036,6302,40,130

CGST: शून्य · SGST: शून्य · IGST @ 18%: ₹36,630 · राउंड ऑफ़: 0.00 · ग्रैंड टोटल: ₹2,40,130 शब्दों में रकम: Rupees Two Lakh Forty Thousand One Hundred Thirty Only शर्तें: PO के साथ 50% एडवांस, बाकी इंस्टॉलेशन पर · PO से 10 वर्किंग डेज़ में सप्लाई और इंस्टॉलेशन · AC वारंटी निर्माता के अनुसार · E.&O.E. For Kaveri Cooling Solutions: Authorised Signatory

उस सैंपल में तीन बातें कॉपी करने लायक हैं:

  • IGST, CGST + SGST नहीं। सेलर Tamil Nadu (स्टेट कोड 33) में है। AC Karnataka (29) में इंस्टॉल होते हैं और ख़रीदार वहीं रजिस्टर्ड है, इसलिए माल और सेवाओं, दोनों का सप्लाई का स्थान Karnataka है। जिस सप्लाई में सप्लायर और सप्लाई का स्थान अलग-अलग राज्यों में हों, वह अंतर-राज्यीय सप्लाई होती है, और अंतर-राज्यीय सप्लाई पर संयुक्त दर से IGST लगता है। अपने ही राज्य के अंदर आप CGST और SGST आधी-आधी दर पर लगाते, यहाँ 9% + 9%। नीचे के फ़ॉर्मूले यह बदलाव आपके लिए अपने-आप करते हैं।
  • डिस्काउंट टैक्स से पहले घटता है। इनवॉइस के नियम किसी भी डिस्काउंट के बाद की टैक्सेबल वैल्यू माँगते हैं, इसलिए GST ₹1,46,300 पर कैलकुलेट होता है, चार 1.5 T यूनिट की ₹1,54,000 वाली लिस्ट प्राइस पर नहीं।
  • हर लाइन की अपनी GST दर होती है। यहाँ संयोग से हर लाइन 18% है। एयर-कंडीशनिंग मशीनें (HSN 8415) 22 सितंबर 2025 को 28% से 18% पर आ गईं, और कंस्ट्रक्शन के अलावा बाकी मेंटेनेंस, रिपेयर और इंस्टॉलेशन सेवाएँ (SAC 9987) 18% पर हैं। हो सकता है आपके सभी आइटम की दर एक न हो, इसलिए शीट टोटल पर एक ही दर लगाने के बजाय हर लाइन पर GST % रखती है। कोड और दरें ही वे दो चीज़ें हैं जिन्हें टेम्पलेट आपके लिए जाँच नहीं सकता। मिसाल के तौर पर, कंस्ट्रक्शन के काम के हिस्से के रूप में किया गया इंस्टॉलेशन 9987 में नहीं, बल्कि कंस्ट्रक्शन सेवाओं (हेडिंग 9954) में आता है। इसलिए हर आइटम को अपनी प्राइस लिस्ट में जोड़ने से पहले उसका कोड और दर पक्की कर लें।

फ़ॉर्मूले, सेल-दर-सेल

Items नाम की एक दूसरी शीट रखें, जिसमें चार कॉलम हों: आइटम का नाम (A), HSN/SAC (B), दर (C) और GST % (D)। कोट पर A10:A24 को Data > Data Validation > Allow: List से एक ड्रॉप-डाउन लिस्ट में बदलें, जिसका सोर्स आइटम के नाम हों। अगर आपकी आइटम लिस्ट एक Excel टेबल है, तो ड्रॉप-डाउन नए आइटम अपने-आप उठा लेता है। फिर ये फ़ॉर्मूले डालें:

सेलफ़ॉर्मूलायह क्या करता है
I4=I3+15वैलिडिटी: कोट की तारीख़ से 15 दिन आगे
B8=LEFT(B6,2)सप्लाई का स्थान, जो डिफ़ॉल्ट रूप से ख़रीदार का स्टेट कोड लेता है
B10=IF(A10="","",XLOOKUP(A10,Items!A:A,Items!B:B,""))A10 में चुने गए आइटम का HSN/SAC कोड लाता है
E10=IF(A10="","",XLOOKUP(A10,Items!A:A,Items!C:C,""))आपकी प्राइस लिस्ट से दर लाता है (मोलभाव के लिए इसके ऊपर टाइप करें)
H10=IF(A10="","",XLOOKUP(A10,Items!A:A,Items!D:D,""))आइटम का GST % लाता है
G10=IF(C10="","",ROUND(C10*E10*(1-F10),2))टैक्सेबल वैल्यू: मात्रा × दर, F10 वाला डिस्काउंट % घटाकर
I10=IF(G10="","",ROUND(G10*H10,2))उस लाइन पर उसकी अपनी दर से GST
J10=IF(G10="","",G10+I10)GST सहित लाइन की रकम
J26=SUM(G10:G24)कुल टैक्सेबल वैल्यू
J27=IF(LEFT($B$3,2)=LEFT($B$8,2),ROUND(SUM(I10:I24)/2,2),0)CGST: अगर सेलर और सप्लाई का स्थान एक ही राज्य में हैं, तो GST का आधा
J28=J27SGST: हमेशा CGST के बराबर
J29=IF(LEFT($B$3,2)=LEFT($B$8,2),0,SUM(I10:I24))IGST: अगर राज्य अलग हैं, तो पूरा GST
J30=ROUND(SUM(J26:J29),0)-SUM(J26:J29)नज़दीकी रुपये तक राउंड ऑफ़
J31=SUM(J26:J30)ग्रैंड टोटल

पंक्ति 10 के फ़ॉर्मूले पंक्ति 24 तक नीचे कॉपी करें। IF(…="","",…) वाला रैपर इस्तेमाल न हुई पंक्तियों को शून्य से भरने के बजाय ख़ाली रखता है, और SUM ख़ाली सेल को अनदेखा कर देता है। ROUND(…,2) हर लाइन को पैसे तक सटीक रखता है, ताकि आपके टोटल ख़रीदार के कैलकुलेटर से मेल खाएँ।

वर्शन और फ़ॉर्मेटिंग से जुड़ी कुछ बातें:

  • XLOOKUP Microsoft 365, Excel 2021 और Excel 2024 में चलता है, पर Excel 2016 या 2019 में नहीं। उन वर्शन में =IF(A10="","",VLOOKUP(A10,Items!$A:$D,2,FALSE)) इस्तेमाल करें, और दर के लिए 2 को 3 तथा GST % के लिए 4 कर दें।
  • लाख वाले कॉमा। 240130 को 240,130.00 के बजाय 2,40,130.00 दिखाने के लिए, रकम वाले सेल को यह कस्टम नंबर फ़ॉर्मेट दें: [>=10000000]##\,##\,##\,##0.00;[>=100000]##\,##\,##0.00;##,##0.00। चौकोर ब्रैकेट शर्तें तय करते हैं और बैकस्लैश असली कॉमा प्रिंट करते हैं। यह पॉज़िटिव रकम के लिए बना है, इसलिए राउंड-ऑफ़ वाले सेल को स्टैंडर्ड फ़ॉर्मेट पर ही रहने दें।
  • 10 से कम वाले स्टेट कोड। Delhi के GSTIN 07 से शुरू होते हैं। अगर आप कभी सप्लाई के स्थान का कोड हाथ से टाइप करें, तो पहले B8 को Text फ़ॉर्मेट दें ताकि Excel शुरुआत का शून्य बनाए रखे।

तीन Excel जाल जो कोट को चुपचाप बिगाड़ देते हैं

  1. तारीख़ वाले सेल में TODAY()। यह चतुराई लगती है, पर कोट के लिए ग़लत है। शीट जब भी रीकैलकुलेट होती है, TODAY() अपडेट हो जाता है, इसलिए जो कोट आप अगले महीने दोबारा खोलेंगे उस पर अगले महीने की तारीख़ दिखेगी, और वैलिडिटी भी उसके साथ खिसक जाएगी। इसके बजाय I3 में Ctrl+; दबाएँ। यह आज की तारीख़ एक फ़िक्स्ड वैल्यू के रूप में टाइप करता है जो कभी नहीं बदलती।
  2. शब्दों में रकम। Excel में किसी नंबर को शब्दों में लिखने का कोई बिल्ट-इन फ़ंक्शन नहीं है। आप शब्द टाइप कर सकते हैं, जो तब तक ठीक है जब तक कोई किसी लाइन को एडिट करके शब्द दोबारा टाइप करना न भूल जाए। या आप एक VBA मैक्रो जोड़ सकते हैं, जिसका मतलब है वर्कबुक को मैक्रो-इनेबल्ड .xlsm फ़ाइल के रूप में सेव करना, क्योंकि सामान्य .xlsx में मैक्रो कोड स्टोर नहीं हो सकता। Microsoft के सपोर्ट स्टाफ़ जो सैंपल मैक्रो शेयर करते हैं, वह हज़ार और मिलियन में गिनता है, लाख और करोड़ में नहीं, इसलिए किसी भी रुपये वाले वर्शन पर भरोसा करने से पहले उसे कुछ टोटल पर टेस्ट करें।
  3. ऊपर टाइप किया गया फ़ॉर्मूला। कोई ग्रैंड टोटल के ऊपर 2,40,000 टाइप कर देता है ताकि रकम “राउंड” हो जाए, फ़ॉर्मूला मिट जाता है, और उस फ़ाइल से बना अगला कोट ग़लत निकलता है, बिना किसी के ध्यान दिए। सिर्फ़ इनपुट वाले सेल अनलॉक करें (Format Cells > Protection, Locked का निशान हटाएँ), फिर Review > Protect Sheet इस्तेमाल करें। बिना पासवर्ड के कोई भी इसे फिर से अनप्रोटेक्ट कर सकता है, और यह ठीक है। मक़सद ग़लतियाँ रोकना है, लोगों को रोकना नहीं।

दो छोटे जाल और: जब आपके आइटम की GST दरें अलग-अलग हों, तो टोटल पर एक अकेली “GST 18%” लाइन न लगाएँ, और डिस्काउंट कभी टैक्स के बाद न लगाएँ।

इसे टेम्पलेट के रूप में सेव करें और PDF भेजें

एक बार शीट ठीक चलने लगे, तो उसे एडिट करना बंद कर दें। डेस्कटॉप Excel में File > Export > Change File Type > Template पर जाएँ, और हर कोट उसी टेम्पलेट से शुरू करें, न कि पिछले हफ़्ते का कोट खोलकर उसी के ऊपर सेव करके।

हर कोट के लिए प्रिंट एरिया सिर्फ़ कोट पर सेट करें (Page Layout > Print Area > Set Print Area) ताकि सिर्फ़ कोट प्रिंट हो, उसके बगल में रखे नोट्स या रफ़ हिसाब वाले सेल नहीं। इसे एक पेज में फ़िट करें: Page Setup डायलॉग में Fit to के नीचे 1 page wide by 1 tall चुनें। फिर File > Save As में PDF चुनें। ख़रीदार को .xlsx नहीं, PDF भेजें। PDF आपका लेआउट ठीक वैसा ही रखता है जैसा आपने बनाया, और ख़रीदार ग़लती से कोई दर बदलकर उसे आपको वापस नहीं भेज सकता।

एक छोटी-सी अतिरिक्त चीज़: फ़ुटर में एक QR कोड जोड़ें जो आपके साथ WhatsApp चैट खोले, ताकि ख़रीदार एक टैप में कोट का जवाब दे सके। MoonQR बिना साइनअप के मुफ़्त में यह बनाता है और एक PNG एक्सपोर्ट करता है जिसे आप Insert > Pictures से शीट में डाल सकते हैं।

Excel या लीड इनबॉक्स: स्प्रेडशीट कहाँ रुक जाती है

अच्छी तरह बनाया गया Excel कोट सटीक, एक जैसा और जल्दी भरने वाला होता है। पर जो कुछ हिसाब से पहले या उसके बाद होता है, उसमें से यह कुछ नहीं कर सकता:

  • इसे नहीं पता कि किसने पूछा। पूछताछ एक कॉल पर, एक WhatsApp मैसेज पर या आपकी वेबसाइट के फ़ॉर्म से आई थी। कोट फ़ाइल का उससे कोई जुड़ाव नहीं है, इसलिए आपके फ़ॉलो-अप का भी नहीं।
  • इसे नहीं पता कि कौन-से कोट अभी खुले हैं। हर कोट एक अलग फ़ाइल है, इसलिए आपकी इकलौती पाइपलाइन वही है जो आप हाथ से रखते हैं।
  • यह याद नहीं दिलाता। I4 वाली वैलिडिटी तारीख़ वापस कॉल करने का आपका सबसे अच्छा बहाना है (“आपका रेट बुधवार तक पक्का है, क्या मैं इसे लॉक कर दूँ?”), और Excel में कुछ भी आपको नहीं बताता कि वह तारीख़ आने वाली है।

अगर आप Excel पर ही रहते हैं, तो एक और शीट जोड़ें, एक कोट रजिस्टर, जिसमें हर कोट की एक पंक्ति हो: कोट नंबर, तारीख़, ख़रीदार, फ़ोन, रकम, वैलिडिटी तारीख़ और स्टेटस। हर सुबह इसे वैलिडिटी तारीख़ के हिसाब से सॉर्ट करें और जिसका कोट इस हफ़्ते एक्सपायर हो रहा है उसे कॉल करें। इसमें दिन के दो मिनट लगते हैं, और यही वह फ़ॉलो-अप है जो ज़्यादातर कोट को कभी नहीं मिलता।

जब पूछताछ इतनी तेज़ी से आने लगे कि आप उन्हें दर्ज न कर पाएँ, तो कोट वहीं से शुरू होना चाहिए जहाँ पूछताछ आती है, किसी ख़ाली शीट से नहीं। आपकी अपनी वेबसाइट से आने वाली पूछताछ के लिए यही काम Leads करता है। इसके Premium प्लान पर हर सबमिशन मोबाइल और ईमेल से वेरिफ़ाई होता है, अलर्ट कुछ ही सेकंड में WhatsApp, SMS, ईमेल और ऐप पर आप तक पहुँचता है, और उसी प्लान में तुरंत कोटेशन PDF जेनरेशन शामिल है। आप एक असली, पहुँच-योग्य ख़रीदार को तब कोट करते हैं जब वह अभी सप्लायरों की तुलना कर ही रहा होता है। फ़्री प्लान भी आपकी लीड्स को Excel में एक्सपोर्ट करता है, इसलिए स्प्रेडशीट आपके रिकॉर्ड के रूप में बनी रह सकती है। पूछताछ के अलर्ट अपने फ़ोन पर पाने के बारे में और जानने के लिए वेबसाइट कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म के लिए WhatsApp नोटिफ़िकेशन देखें। अगर आप इंटीरियर या फ़िट-आउट काम का कोट BOQ से बनाते हैं, तो इंटीरियर-वर्क कोटेशन फ़ॉर्मेट उन अतिरिक्त फ़ील्ड को कवर करता है जो उस ट्रेड को चाहिए।

छोटा वाला वर्शन

कोट का लेआउट एक बार बनाएँ: हेडर और GSTIN, कोट नंबर, तारीख़ और वैलिडिटी, ख़रीदार का GSTIN और सप्लाई का स्थान, HSN/SAC, मात्रा, दर, डिस्काउंट और हर लाइन के GST वाली एक आइटम टेबल, फिर टोटल, शब्दों में रकम और शर्तें। हिसाब फ़ॉर्मूलों में रखें। डिस्काउंट टैक्स से पहले घटाएँ, GST हर लाइन पर अलग रखें, और दोनों स्टेट कोड पर एक IF लगाकर CGST + SGST या IGST चुनें। तारीख़ Ctrl+; से डालें, फ़ॉर्मूले वाले सेल प्रोटेक्ट करें, फ़ाइल को टेम्पलेट के रूप में सेव करें, और PDF भेजें। फिर एक कोट रजिस्टर रखें, क्योंकि वैलिडिटी तारीख़ से पहले का फ़ॉलो-अप ही वह हिस्सा है जो Excel आपके लिए कभी नहीं करेगा।

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