ഇൻസൈറ്റ്സ് ഇൻസൈറ്റ് സീരീസ്

Excel-ൽ quotation ഫോർമാറ്റ്: ഫീൽഡുകൾ, ഫോർമുലകൾ, കണക്ക് ഒത്തുവരുന്ന ഒരു GST സാമ്പിൾ

Excel-ൽ ഒരു GST quotation ഫോർമാറ്റ് ഉണ്ടാക്കുക: ഉൾപ്പെടുത്തേണ്ട ഫീൽഡുകൾ, ഒരു വർക്ക്ഡ് സാമ്പിൾ, ഡിസ്കൗണ്ട്, CGST/SGST അല്ലെങ്കിൽ IGST, ടോട്ടലുകൾ, വാലിഡിറ്റി എന്നിവയ്ക്കുള്ള ഫോർമുലകൾ.

രചയിതാവ്: · അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്തത് 2026-10-21

Leads — ജങ്ക് ലീഡുകൾ മതിയായോ? നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം സൈറ്റിൽ നിന്ന് OTP-വെരിഫൈഡ് വാങ്ങുന്നവരെ ക്യാപ്ചർ ചെയ്യൂ.

2 മിനിറ്റിൽ സൗജന്യമായി എംബെഡ് ചെയ്യൂ
A GST quotation in Excel, built on formulas An Excel sheet holding a sample quotation from Kaveri Cooling Solutions in Coimbatore to Anand Office Spaces LLP in Bengaluru. The formula bar shows the IGST formula for cell J29: if the first two digits of the seller GSTIN in B3 equal the place-of-supply code in B8, IGST is zero, otherwise it is the sum of the GST column. The header rows show the seller GSTIN starting with state code 33, quote number KCS slash Q slash 26-27 slash 041, a date of 21 October 2026, and a highlighted valid-till date of 5 November 2026, calculated as the date plus 15 days. The buyer GSTIN starts with state code 29, and the place of supply is 29, so the callout reads 33 is not 29, inter-state, IGST rather than CGST plus SGST. The item table lists four lines with HSN or SAC, quantity, unit, rate, discount, taxable value, GST rate and GST amount: four 1.5 ton inverter split ACs at 38,500 less 5 percent, taxable 1,46,300; one 2 ton split AC at 46,000 less 5 percent, taxable 43,700; installation of 5 units at 1,500, taxable 7,500; and a one-year maintenance contract at 6,000. The totals show taxable value 2,03,500, CGST and SGST zero, IGST at 18 percent of 36,630, round off zero and a grand total of 2,40,130, with the amount in words and the payment, delivery and warranty terms. A strip below reads: Excel does the maths. It won't remember who asked or chase the quote. A GST quotation in Excel, built on formulas Inter-state sample — Coimbatore seller, Bengaluru site, so IGST applies J29 fx =IF(LEFT($B$3,2)=LEFT($B$8,2), 0, SUM(I10:I24)) A B C D E F G H I J 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 26 27 28 29 30 31 Kaveri Cooling Solutions QUOTATION Avinashi Rd, Coimbatore · +91 98xxx xxxxx Quote no. KCS/Q/26-27/041 GSTIN 33ABCDE1234F1Z5 Date 21-10-2026 I4 = I3 + 15 · date typed with Ctrl+; Valid till 05-11-2026 To: Anand Office Spaces LLP, Whitefield, Bengaluru GSTIN 29ABCDE5678F1Z2 first 2 digits = state code For: Supply & installation of 5 split ACs + 1-yr AMC Place of supply 29 33 ≠ 29 → inter-state → IGST, not CGST + SGST Item HSN/SAC Qty Unit Rate ₹ Disc Taxable ₹ GST GST ₹ Amount ₹ 1.5 T inverter split AC 8415 4 Nos 38,500 5% 1,46,300 18% 26,334 1,72,634 2 T inverter split AC 8415 1 Nos 46,000 5% 43,700 18% 7,866 51,566 Installation (per unit) 9987 5 Nos 1,500 – 7,500 18% 1,350 8,850 AMC, 1 year (5 units) 9987 1 Job 6,000 – 6,000 18% 1,080 7,080 rows 14–24 blank · formulas already filled down · discount (F) comes off before GST Amount in words — typed, or a macro (Excel has no built-in function) Rupees Two Lakh Forty Thousand One Hundred Thirty Only Terms · 50% advance with PO, balance on installation · Supply & installation: 10 working days from PO · AC warranty as per manufacturer · E.&O.E. Taxable value 2,03,500 CGST 0.00 SGST 0.00 IGST @ 18% 36,630 Round off 0.00 Grand total 2,40,130 Quote Items (price list) Excel does the maths. It won’t remember who asked or chase the quote. Build it once with formulas, then log every quote and call before it expires.

Excel-ലെ ഒരു quotation ഫോർമാറ്റ് എന്നത് നാല് ബ്ലോക്കുകളുള്ള ഒരു ഷീറ്റാണ്. ഹെഡറിൽ നിങ്ങളുടെ പേര്, വിലാസം, GSTIN എന്നിവയും ഒപ്പം ക്വോട്ട് നമ്പർ, തീയതി, വാലിഡിറ്റി എന്നിവയും ഉണ്ടാകും. ബയർ ബ്ലോക്കിൽ അവരുടെ പേര്, GSTIN, സപ്ലൈ സ്ഥലം (place of supply) എന്നിവ ഉണ്ടാകും. ഐറ്റം ടേബിളിൽ വിവരണം, HSN/SAC, അളവ്, യൂണിറ്റ്, നിരക്ക്, ഡിസ്കൗണ്ട്, ടാക്സബിൾ വാല്യു, GST എന്നിവ ഉണ്ടാകും. ഫൂട്ടറിൽ ടാക്സബിൾ ടോട്ടൽ, CGST + SGST അല്ലെങ്കിൽ IGST, ഗ്രാൻഡ് ടോട്ടൽ, തുക അക്ഷരത്തിൽ, നിബന്ധനകൾ, സൈൻ-ഓഫ് എന്നിവ ഉണ്ടാകും. ഫോർമുലകളോടെ ഷീറ്റ് ഒരിക്കൽ ഉണ്ടാക്കുക; അതിനുശേഷം ഓരോ ക്വോട്ടും പൂരിപ്പിക്കാൻ ഏതാനും മിനിറ്റുകൾ മതി, കണക്ക് എപ്പോഴും ഒത്തുവരും.

ഈ ഗൈഡ് ആ ഷീറ്റ് ഉണ്ടാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചാണ്. ആദ്യം അടിസ്ഥാനകാര്യങ്ങൾ വേണമെങ്കിൽ (quotation എന്താണ്, അത് proforma invoice-ൽ നിന്ന് എങ്ങനെ വ്യത്യാസപ്പെടുന്നു, ഏതൊക്കെ ഫീൽഡുകളാണ് ബയറെക്കൊണ്ട് “ശരി” എന്ന് പറയിക്കുന്നത്), ഞങ്ങളുടെ quotation ഫോർമാറ്റ് ഗൈഡിൽ നിന്ന് തുടങ്ങുക. ഈ പേജ് സെൽ-ബൈ-സെൽ ആയി പോകുന്നു: ലേഔട്ട്, ഒരു വർക്ക്ഡ് GST സാമ്പിൾ, കൃത്യമായ ഫോർമുലകൾ, ക്വോട്ടുകളെ നിശ്ശബ്ദമായി തകരാറിലാക്കുന്ന മൂന്ന് Excel കെണികൾ, സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ശരിയായ ടൂൾ അല്ലാതാകുന്ന ഘട്ടം.

ലേഔട്ട്: ഓരോ ഫീൽഡും ഒരു സെല്ലിലേക്ക്

എന്ത് എവിടെ വരുന്നു എന്നത് Excel-ന് പ്രശ്നമല്ല, പക്ഷേ നിങ്ങളുടെ ഫോർമുലകൾക്ക് പ്രശ്നമാണ്, അതിനാൽ ലേഔട്ട് ഒരിക്കൽ ഉറപ്പിച്ച് അങ്ങനെതന്നെ നിലനിർത്തുക. താഴെയുള്ള സാമ്പിളും ഫോർമുലകളും ഈ ലേഔട്ടിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയാണ്. മുകളിലെ ഹീറോ ഫിഗർ ഇതേ ഷീറ്റ് കാണിക്കുന്നു.

ബ്ലോക്ക്സെല്ലുകൾഅവിടെ എന്ത് വരുന്നു
നിങ്ങളുടെ ഹെഡർA1–A2, B3ബിസിനസ് പേര്, വിലാസം, ഫോൺ; B3-ൽ നിങ്ങളുടെ GSTIN
ക്വോട്ട് വിവരങ്ങൾG1–I4”QUOTATION”, ക്വോട്ട് നമ്പർ (I2), തീയതി (I3), സാധുതയുള്ള അവസാന തീയതി (I4)
ബയർB5–B8പേരും വിലാസവും (B5), ബയറുടെ GSTIN (B6), വിഷയം (B7), സപ്ലൈ സ്ഥലത്തിന്റെ സ്റ്റേറ്റ് കോഡ് (B8)
ഐറ്റം ടേബിൾA9–J24വരി 9-ൽ കോളം തലക്കെട്ടുകൾ, പിന്നെ 15 ഐറ്റം വരികൾ
ടോട്ടലുകൾJ26–J31ടാക്സബിൾ വാല്യു, CGST, SGST, IGST, റൗണ്ട് ഓഫ്, ഗ്രാൻഡ് ടോട്ടൽ
അക്ഷരത്തിലെ തുകയും നിബന്ധനകളുംA26, A28–A31തുക അക്ഷരത്തിൽ; പേയ്മെന്റ്, ഡെലിവറി, വാറന്റി നിബന്ധനകൾ
സൈൻ-ഓഫ്നിബന്ധനകൾക്ക് താഴെ”For [നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്]: Authorised Signatory”

ഇവയിൽ നാല് ഫീൽഡുകൾക്ക് പേപ്പറിൽ വേണ്ടതിനേക്കാൾ കൂടുതൽ ശ്രദ്ധ Excel-ൽ വേണം:

  • രണ്ട് GSTIN-കൾ. ഒരു GSTIN 15 ക്യാരക്ടറുകളാണ്. ആദ്യ രണ്ട് അക്കങ്ങൾ സ്റ്റേറ്റ് കോഡ്, അടുത്ത പത്ത് ആ ബിസിനസിന്റെ PAN. Excel-ൽ ഇത് ഉപകാരപ്പെടും: LEFT(B3,2) നിങ്ങളുടെ സംസ്ഥാനം വായിക്കുന്നു, അതിനാൽ ഏത് ടാക്സ് ബാധകമാണെന്ന് ഷീറ്റിന് സ്വയം കണ്ടെത്താം.
  • HSN/SAC കോഡുകൾ. GST ടാക്സ് ഇൻവോയ്സുകളിൽ, മുൻ സാമ്പത്തിക വർഷത്തിൽ അഗ്രഗേറ്റ് ടേൺഓവർ ₹5 കോടി വരെയുള്ള ബിസിനസുകൾ 4-അക്ക HSN കോഡുകളും, ₹5 കോടിക്ക് മുകളിലുള്ളവ 6 അക്കങ്ങളും കാണിക്കണം. ₹5 കോടി വരെയുള്ള ബിസിനസുകൾക്ക് രജിസ്റ്റർ ചെയ്യാത്ത ബയർമാർക്കുള്ള ഇൻവോയ്സുകളിൽ കോഡ് ഒഴിവാക്കാം. ഒരു ക്വോട്ട് ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് അല്ല, പക്ഷേ ഇപ്പോൾത്തന്നെ അതേ കോഡുകൾ ഉപയോഗിച്ചാൽ, പിന്നീട് ഇൻവോയ്സ് ഒരു കോപ്പി മാത്രമാകും, വീണ്ടും എഴുതേണ്ടി വരില്ല.
  • ക്വോട്ട് നമ്പർ. ഇൻവോയ്സ് നിയമങ്ങൾ 16 ക്യാരക്ടർ വരെയുള്ള, തുടർച്ചയായ ഒരു സീരിയൽ നമ്പർ ആവശ്യപ്പെടുന്നു; അത് ആ സാമ്പത്തിക വർഷത്തിൽ യുണീക് ആയിരിക്കണം, അക്ഷരങ്ങൾ, അക്കങ്ങൾ, ഹൈഫനുകൾ അല്ലെങ്കിൽ സ്ലാഷുകൾ കൊണ്ട് ഉണ്ടാക്കിയതായിരിക്കണം. ക്വോട്ടുകൾക്ക് അത്തരം നിയമമൊന്നുമില്ല, പക്ഷേ ഇൻവോയ്സ് നിയമത്തിനും ചേരുന്ന ഒരു നമ്പറിംഗ് രീതി നിങ്ങളുടെ പേപ്പർവർക്ക് ഒരുപോലെ നിലനിർത്തുന്നു. KCS/Q/26-27/041 15 ക്യാരക്ടറുകളാണ്.
  • സപ്ലൈ സ്ഥലം. ടാക്സ് തരം തീരുമാനിക്കുന്നത് ഇതാണ്, ബയറുടെ വിലാസമല്ല. സാധനങ്ങൾക്ക് ഇത് ഏകദേശം ഡെലിവറി അവസാനിക്കുന്ന സ്ഥലമാണ്; സൈറ്റിൽ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യുന്ന സാധനങ്ങൾക്ക് അവ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യുന്ന സ്ഥലം. GST-രജിസ്റ്റേർഡ് ബിസിനസിന് വിൽക്കുന്ന മിക്ക സേവനങ്ങൾക്കും ഇത് ബയറുടെ രജിസ്റ്റേർഡ് ലൊക്കേഷനാണ്, എന്നാൽ ഒരു കെട്ടിടവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട സേവനങ്ങൾ ആ കെട്ടിടത്തിന്റെ ലൊക്കേഷൻ പിന്തുടരുന്നു. B8 തുടക്കത്തിൽ ബയറുടെ GSTIN-ലെ സ്റ്റേറ്റ് കോഡ് കാണിക്കുന്നു; സാധനങ്ങൾ മറ്റെവിടേക്കെങ്കിലും പോകുമ്പോൾ നിങ്ങൾ അതിനു മുകളിൽ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക. ബയർക്ക് GSTIN ഇല്ലെങ്കിൽ, അവരുടെ വിലാസത്തിലെ സംസ്ഥാനത്തിന്റെ സ്റ്റേറ്റ് കോഡ് നിങ്ങൾ തന്നെ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക, കാരണം B8 ഒഴിഞ്ഞുകിടന്നാൽ മുഴുവൻ ടാക്സും IGST-ലേക്ക് പോകും.

ഒരു വർക്ക്ഡ് സാമ്പിൾ: ഒരു അന്തർ-സംസ്ഥാന GST ക്വോട്ട്

ആ ലേഔട്ടിൽ ഉണ്ടാക്കിയ ഒരു പൂർണ ക്വോട്ട് ഇതാ: കോയമ്പത്തൂരിലെ ഒരു AC ഡീലർ, ബെംഗളൂരുവിലെ ഒരു ഓഫീസിന് സപ്ലൈ, ഇൻസ്റ്റാളേഷൻ, ഒരു വർഷത്തെ മെയിന്റനൻസ് എന്നിവയ്ക്ക് ക്വോട്ട് ചെയ്യുന്നു. ഓരോ ലൈനും അളവ് × നിരക്കിൽ നിന്ന് ഡിസ്കൗണ്ട് കുറച്ചതാണ്, ടാക്സും ടോട്ടലുകളും കൃത്യമായി ഒത്തുവരുന്നു. ബിസിനസുകൾ, GSTIN-കൾ, വിലകൾ എന്നിവ ഉദാഹരണത്തിനായി സങ്കൽപ്പിച്ചവയാണ്.

Kaveri Cooling Solutions · AC sales & service · Coimbatore, Tamil Nadu GSTIN 33ABCDE1234F1Z5

QUOTATION: നം. KCS/Q/26-27/041 · തീയതി: 21 Oct 2026 · സാധുത: 05 Nov 2026 വരെ സ്വീകർത്താവ്: Anand Office Spaces LLP, Whitefield, Bengaluru · GSTIN 29ABCDE5678F1Z2 വിഷയം: 1 വർഷത്തെ മെയിന്റനൻസ് കോൺട്രാക്റ്റ് സഹിതം 5 സ്പ്ലിറ്റ് AC-കളുടെ സപ്ലൈയും ഇൻസ്റ്റാളേഷനും · സപ്ലൈ സ്ഥലം: 29 (Karnataka)

ഐറ്റംHSN/SACഅളവ്നിരക്ക് (₹)ഡിസ്കൗണ്ട്ടാക്സബിൾ (₹)IGST 18% (₹)തുക (₹)
1.5 T ഇൻവെർട്ടർ സ്പ്ലിറ്റ് AC84154 Nos38,5005%1,46,30026,3341,72,634
2 T ഇൻവെർട്ടർ സ്പ്ലിറ്റ് AC84151 Nos46,0005%43,7007,86651,566
ഇൻസ്റ്റാളേഷൻ (ഒരു യൂണിറ്റിന്)99875 Nos1,500–7,5001,3508,850
AMC, 1 വർഷം (5 യൂണിറ്റ്)99871 Job6,000–6,0001,0807,080
ടോട്ടൽ2,03,50036,6302,40,130

CGST: ഇല്ല · SGST: ഇല്ല · IGST @ 18%: ₹36,630 · റൗണ്ട് ഓഫ്: 0.00 · ഗ്രാൻഡ് ടോട്ടൽ: ₹2,40,130 തുക അക്ഷരത്തിൽ: Rupees Two Lakh Forty Thousand One Hundred Thirty Only നിബന്ധനകൾ: PO-യോടൊപ്പം 50% അഡ്വാൻസ്, ബാലൻസ് ഇൻസ്റ്റാളേഷൻ സമയത്ത് · PO മുതൽ 10 പ്രവൃത്തി ദിവസങ്ങൾക്കുള്ളിൽ സപ്ലൈയും ഇൻസ്റ്റാളേഷനും · AC വാറന്റി നിർമാതാവിന്റെ നിബന്ധനപ്രകാരം · E.&O.E. For Kaveri Cooling Solutions: Authorised Signatory

ആ സാമ്പിളിൽ പകർത്തേണ്ട മൂന്ന് കാര്യങ്ങൾ:

  • IGST, CGST + SGST അല്ല. വിൽപ്പനക്കാരൻ തമിഴ്നാട്ടിലാണ് (സ്റ്റേറ്റ് കോഡ് 33). AC-കൾ കർണാടകയിൽ (29) ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യുന്നു, ബയർ അവിടെത്തന്നെ രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുമുണ്ട്, അതിനാൽ സാധനങ്ങൾക്കും സേവനങ്ങൾക്കും എല്ലാത്തിനും സപ്ലൈ സ്ഥലം കർണാടകയാണ്. സപ്ലയറും സപ്ലൈ സ്ഥലവും വ്യത്യസ്ത സംസ്ഥാനങ്ങളിലുള്ള സപ്ലൈ അന്തർ-സംസ്ഥാന (inter-state) സപ്ലൈ ആണ്, അന്തർ-സംസ്ഥാന സപ്ലൈകൾക്ക് സംയോജിത നിരക്കിൽ IGST ബാധകമാണ്. നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം സംസ്ഥാനത്തിനുള്ളിലാണെങ്കിൽ CGST-ഉം SGST-ഉം പകുതി വീതം നിരക്കിൽ ഈടാക്കും, ഇവിടെ 9% + 9%. താഴെയുള്ള ഫോർമുലകൾ ഈ മാറ്റം നിങ്ങൾക്കായി ചെയ്യുന്നു.
  • ഡിസ്കൗണ്ട് ടാക്സിനു മുമ്പേ കുറയ്ക്കുന്നു. ഇൻവോയ്സ് നിയമങ്ങൾ ഏത് ഡിസ്കൗണ്ടിനും ശേഷമുള്ള ടാക്സബിൾ വാല്യു ആവശ്യപ്പെടുന്നു, അതിനാൽ GST കണക്കാക്കുന്നത് ₹1,46,300-ലാണ്, നാല് 1.5 T യൂണിറ്റുകളുടെ ₹1,54,000 ലിസ്റ്റ് വിലയിലല്ല.
  • ഓരോ ലൈനിനും സ്വന്തം GST നിരക്ക്. ഇവിടെ യാദൃച്ഛികമായി ഓരോ ലൈനും 18% ആണ്. എയർ-കണ്ടീഷനിംഗ് മെഷീനുകൾ (HSN 8415) 2025 സെപ്റ്റംബർ 22-ന് 28%-ൽ നിന്ന് 18%-ലേക്ക് മാറി, നിർമാണം ഒഴികെയുള്ള മെയിന്റനൻസ്, റിപ്പയർ, ഇൻസ്റ്റാളേഷൻ സേവനങ്ങൾ (SAC 9987) 18%-ലാണ്. നിങ്ങളുടെ എല്ലാ ഐറ്റങ്ങൾക്കും ഒരേ നിരക്ക് ആയിരിക്കണമെന്നില്ല, അതിനാൽ ഷീറ്റ് ടോട്ടലിൽ ഒരൊറ്റ നിരക്ക് പ്രയോഗിക്കുന്നതിനു പകരം ഓരോ ലൈനിലും GST % സൂക്ഷിക്കുന്നു. ടെംപ്ലേറ്റിന് നിങ്ങൾക്കായി പരിശോധിക്കാൻ കഴിയാത്ത രണ്ട് കാര്യങ്ങൾ കോഡുകളും നിരക്കുകളുമാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, നിർമാണ ജോലിയുടെ ഭാഗമായി ചെയ്യുന്ന ഇൻസ്റ്റാളേഷൻ 9987-നു കീഴിലല്ല, നിർമാണ സേവനങ്ങളുടെ (ഹെഡിംഗ് 9954) കീഴിലാണ് വരുന്നത്. അതിനാൽ ഓരോ ഐറ്റവും പ്രൈസ് ലിസ്റ്റിൽ ചേർക്കുന്നതിനു മുമ്പ് അതിന്റെ കോഡും നിരക്കും ഉറപ്പാക്കുക.

ഫോർമുലകൾ, സെൽ-ബൈ-സെൽ

Items എന്ന പേരിൽ നാല് കോളങ്ങളുള്ള ഒരു രണ്ടാമത്തെ ഷീറ്റ് സൂക്ഷിക്കുക: ഐറ്റം പേര് (A), HSN/SAC (B), നിരക്ക് (C), GST % (D). Data > Data Validation > Allow: List ഉപയോഗിച്ച്, ഐറ്റം പേരുകൾ സോഴ്സ് ആയി നൽകി, ക്വോട്ടിലെ A10:A24 ഒരു ഡ്രോപ്പ്-ഡൗൺ ലിസ്റ്റ് ആക്കുക. നിങ്ങളുടെ ഐറ്റം ലിസ്റ്റ് ഒരു Excel ടേബിൾ ആണെങ്കിൽ, ഡ്രോപ്പ്-ഡൗൺ പുതിയ ഐറ്റങ്ങൾ ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി എടുക്കും. പിന്നെ ഈ ഫോർമുലകൾ നൽകുക:

സെൽഫോർമുലഇത് എന്ത് ചെയ്യുന്നു
I4=I3+15വാലിഡിറ്റി: ക്വോട്ട് തീയതിക്ക് 15 ദിവസം ശേഷം
B8=LEFT(B6,2)സപ്ലൈ സ്ഥലം, ഡിഫോൾട്ടായി ബയറുടെ സ്റ്റേറ്റ് കോഡ്
B10=IF(A10="","",XLOOKUP(A10,Items!A:A,Items!B:B,""))A10-ൽ തിരഞ്ഞെടുത്ത ഐറ്റത്തിന്റെ HSN/SAC കോഡ് എടുക്കുന്നു
E10=IF(A10="","",XLOOKUP(A10,Items!A:A,Items!C:C,""))നിങ്ങളുടെ പ്രൈസ് ലിസ്റ്റിൽ നിന്ന് നിരക്ക് എടുക്കുന്നു (വിലപേശാൻ അതിനു മുകളിൽ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക)
H10=IF(A10="","",XLOOKUP(A10,Items!A:A,Items!D:D,""))ഐറ്റത്തിന്റെ GST % എടുക്കുന്നു
G10=IF(C10="","",ROUND(C10*E10*(1-F10),2))ടാക്സബിൾ വാല്യു: അളവ് × നിരക്ക്, F10-ലെ ഡിസ്കൗണ്ട് % കുറച്ച്
I10=IF(G10="","",ROUND(G10*H10,2))ആ ലൈനിന് അതിന്റെ സ്വന്തം നിരക്കിൽ GST
J10=IF(G10="","",G10+I10)GST ഉൾപ്പെടെ ലൈൻ തുക
J26=SUM(G10:G24)മൊത്തം ടാക്സബിൾ വാല്യു
J27=IF(LEFT($B$3,2)=LEFT($B$8,2),ROUND(SUM(I10:I24)/2,2),0)CGST: വിൽപ്പനക്കാരനും സപ്ലൈ സ്ഥലവും ഒരേ സംസ്ഥാനത്താണെങ്കിൽ GST-യുടെ പകുതി
J28=J27SGST: എപ്പോഴും CGST-ക്ക് തുല്യം
J29=IF(LEFT($B$3,2)=LEFT($B$8,2),0,SUM(I10:I24))IGST: സംസ്ഥാനങ്ങൾ വ്യത്യസ്തമാണെങ്കിൽ മുഴുവൻ GST
J30=ROUND(SUM(J26:J29),0)-SUM(J26:J29)ഏറ്റവും അടുത്ത രൂപയിലേക്ക് റൗണ്ട് ഓഫ്
J31=SUM(J26:J30)ഗ്രാൻഡ് ടോട്ടൽ

വരി 10-ലെ ഫോർമുലകൾ വരി 24 വരെ താഴേക്ക് കോപ്പി ചെയ്യുക. IF(…="","",…) റാപ്പർ ഉപയോഗിക്കാത്ത വരികളെ പൂജ്യങ്ങൾ കൊണ്ട് നിറയ്ക്കുന്നതിനു പകരം ഒഴിഞ്ഞുതന്നെ നിർത്തുന്നു, SUM ഒഴിഞ്ഞ സെല്ലുകളെ അവഗണിക്കുന്നു. ROUND(…,2) ഓരോ ലൈനും പൈസ വരെ കൃത്യമാക്കുന്നു, അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ ടോട്ടലുകൾ ബയറുടെ കാൽക്കുലേറ്ററുമായി ഒത്തുവരും.

ചില വേർഷൻ, ഫോർമാറ്റിംഗ് കുറിപ്പുകൾ:

  • XLOOKUP Microsoft 365, Excel 2021, Excel 2024 എന്നിവയിൽ പ്രവർത്തിക്കും, പക്ഷേ Excel 2016-ലോ 2019-ലോ പ്രവർത്തിക്കില്ല. ആ വേർഷനുകളിൽ =IF(A10="","",VLOOKUP(A10,Items!$A:$D,2,FALSE)) ഉപയോഗിക്കുക; നിരക്കിന് 2-നെ 3 ആയും GST %-ന് 4 ആയും മാറ്റുക.
  • ലക്ഷം-സ്റ്റൈൽ കോമകൾ. 240130-നെ 240,130.00 എന്നതിനു പകരം 2,40,130.00 എന്ന് കാണിക്കാൻ, തുക സെല്ലുകൾക്ക് ഈ കസ്റ്റം നമ്പർ ഫോർമാറ്റ് നൽകുക: [>=10000000]##\,##\,##\,##0.00;[>=100000]##\,##\,##0.00;##,##0.00. ചതുര ബ്രാക്കറ്റുകൾ വ്യവസ്ഥകൾ സെറ്റ് ചെയ്യുന്നു, ബാക്ക്സ്ലാഷുകൾ കോമകൾ അതേപടി പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്നു. ഇത് പോസിറ്റീവ് തുകകൾക്കായി ഉണ്ടാക്കിയതാണ്, അതിനാൽ റൗണ്ട്-ഓഫ് സെൽ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഫോർമാറ്റിൽത്തന്നെ വിടുക.
  • 10-ൽ താഴെയുള്ള സ്റ്റേറ്റ് കോഡുകൾ. ഡൽഹിയിലെ GSTIN-കൾ 07-ൽ ആണ് തുടങ്ങുന്നത്. എപ്പോഴെങ്കിലും സപ്ലൈ സ്ഥലത്തിന്റെ കോഡ് കൈകൊണ്ട് ടൈപ്പ് ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ, Excel തുടക്കത്തിലെ പൂജ്യം നിലനിർത്താൻ ആദ്യം B8 Text ആയി ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യുക.

ക്വോട്ടുകളെ നിശ്ശബ്ദമായി തകരാറിലാക്കുന്ന മൂന്ന് Excel കെണികൾ

  1. തീയതി സെല്ലിൽ TODAY(). ഇത് ബുദ്ധിപരമായി തോന്നും, പക്ഷേ ക്വോട്ടുകൾക്ക് തെറ്റാണ്. ഷീറ്റ് വീണ്ടും കണക്കുകൂട്ടുമ്പോഴെല്ലാം TODAY() അപ്ഡേറ്റ് ആകുന്നു, അതിനാൽ അടുത്ത മാസം നിങ്ങൾ വീണ്ടും തുറക്കുന്ന ക്വോട്ട് അടുത്ത മാസത്തെ തീയതി കാണിക്കും, വാലിഡിറ്റിയും അതിനൊപ്പം നീങ്ങും. പകരം I3-ൽ Ctrl+; അമർത്തുക. അത് ഇന്നത്തെ തീയതി ഒരിക്കലും മാറാത്ത ഒരു സ്ഥിര മൂല്യമായി ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നു.
  2. തുക അക്ഷരത്തിൽ. ഒരു സംഖ്യ വാക്കുകളിൽ എഴുതാൻ Excel-ൽ ബിൽറ്റ്-ഇൻ ഫംഗ്ഷൻ ഇല്ല. നിങ്ങൾക്ക് വാക്കുകൾ ടൈപ്പ് ചെയ്യാം; ആരെങ്കിലും ഒരു ലൈൻ എഡിറ്റ് ചെയ്ത് വാക്കുകൾ വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യാൻ മറക്കുന്നതുവരെ അത് കുഴപ്പമില്ല. അല്ലെങ്കിൽ ഒരു VBA മാക്രോ ചേർക്കാം, അതായത് വർക്ക്ബുക്ക് ഒരു മാക്രോ-എനേബിൾഡ് .xlsm ഫയലായി സേവ് ചെയ്യണം, കാരണം സാധാരണ .xlsx-ൽ മാക്രോ കോഡ് സൂക്ഷിക്കാൻ കഴിയില്ല. Microsoft-ന്റെ സപ്പോർട്ട് സ്റ്റാഫ് പങ്കുവയ്ക്കുന്ന സാമ്പിൾ മാക്രോ ആയിരങ്ങളിലും മില്യണുകളിലുമാണ് എണ്ണുന്നത്, ലക്ഷങ്ങളിലും കോടികളിലുമല്ല, അതിനാൽ ഏതൊരു രൂപ വേർഷനും വിശ്വസിക്കുന്നതിനു മുമ്പ് കുറച്ച് ടോട്ടലുകളിൽ ടെസ്റ്റ് ചെയ്യുക.
  3. മുകളിൽ ടൈപ്പ് ചെയ്ത ഫോർമുല. “റൗണ്ട് ആക്കാൻ” ആരെങ്കിലും ഗ്രാൻഡ് ടോട്ടലിനു മുകളിൽ 2,40,000 എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നു, ഫോർമുല പോകുന്നു, ആ ഫയലിൽ നിന്നുള്ള അടുത്ത ക്വോട്ട് ആരും ശ്രദ്ധിക്കാതെ തെറ്റാകുന്നു. ഇൻപുട്ട് സെല്ലുകൾ മാത്രം അൺലോക്ക് ചെയ്യുക (Format Cells > Protection, Locked ക്ലിയർ ചെയ്യുക), പിന്നെ Review > Protect Sheet ഉപയോഗിക്കുക. പാസ്‌വേഡ് ഇല്ലാതെ ആർക്കും അത് വീണ്ടും അൺപ്രൊട്ടക്ട് ചെയ്യാം, അത് കുഴപ്പമില്ല. ലക്ഷ്യം അബദ്ധങ്ങൾ തടയലാണ്, ആളുകളെയല്ല.

രണ്ട് ചെറിയ കെണികൾ കൂടി: നിങ്ങളുടെ ഐറ്റങ്ങൾക്ക് വ്യത്യസ്ത GST നിരക്കുകളുള്ളപ്പോൾ ടോട്ടലിൽ ഒരൊറ്റ “GST 18%” ലൈൻ ക്വോട്ട് ചെയ്യരുത്, ഡിസ്കൗണ്ട് ഒരിക്കലും ടാക്സിനു ശേഷം പ്രയോഗിക്കരുത്.

ടെംപ്ലേറ്റ് ആയി സേവ് ചെയ്ത് PDF അയക്കുക

ഷീറ്റ് ശരിയായി പ്രവർത്തിച്ചു തുടങ്ങിയാൽ, അത് എഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നത് നിർത്തുക. ഡെസ്ക്ടോപ്പ് Excel-ൽ File > Export > Change File Type > Template-ലേക്ക് പോകുക; കഴിഞ്ഞ ആഴ്ചത്തെ ക്വോട്ട് തുറന്ന് അതിനു മുകളിൽ സേവ് ചെയ്യുന്നതിനു പകരം, ഓരോ ക്വോട്ടും ആ ടെംപ്ലേറ്റിൽ നിന്ന് തുടങ്ങുക.

ഓരോ ക്വോട്ടിനും, പ്രിന്റ് ഏരിയ ക്വോട്ടിലേക്ക് മാത്രമായി സെറ്റ് ചെയ്യുക (Page Layout > Print Area > Set Print Area); അങ്ങനെ ക്വോട്ട് മാത്രം പ്രിന്റ് ആകും, അതിനരികിലുള്ള കുറിപ്പുകളോ കണക്കുകൂട്ടൽ സെല്ലുകളോ പ്രിന്റ് ആകില്ല. അത് ഒരു പേജിൽ ഒതുക്കുക: Page Setup ഡയലോഗിൽ, Fit to-ന് താഴെ 1 page wide by 1 tall തിരഞ്ഞെടുക്കുക. പിന്നെ File > Save As-ൽ PDF തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ബയർക്ക് .xlsx അല്ല, PDF അയക്കുക. നിങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കിയതുപോലെതന്നെ PDF നിങ്ങളുടെ ലേഔട്ട് നിലനിർത്തുന്നു, ബയർക്ക് അബദ്ധത്തിൽ ഒരു നിരക്ക് മാറ്റി നിങ്ങൾക്ക് തിരിച്ചയക്കാൻ കഴിയില്ല.

ഒരു ചെറിയ അധിക കാര്യം: നിങ്ങളുമായി ഒരു WhatsApp ചാറ്റ് തുറക്കുന്ന ഒരു QR കോഡ് ഫൂട്ടറിൽ ചേർക്കുക, അങ്ങനെ ബയർക്ക് ഒറ്റ ടാപ്പിൽ ക്വോട്ടിന് മറുപടി നൽകാം. MoonQR സൈൻഅപ്പ് ഇല്ലാതെ സൗജന്യമായി ഒന്ന് ഉണ്ടാക്കി, Insert > Pictures വഴി നിങ്ങൾക്ക് ചേർക്കാവുന്ന ഒരു PNG എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നു.

Excel-ഓ ലീഡ് ഇൻബോക്സോ: സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിന്റെ പരിധി എവിടെ

നന്നായി ഉണ്ടാക്കിയ ഒരു Excel ക്വോട്ട് കൃത്യവും സ്ഥിരതയുള്ളതും വേഗത്തിൽ പൂരിപ്പിക്കാവുന്നതുമാണ്. പക്ഷേ കണക്കിനു മുമ്പോ ശേഷമോ നടക്കുന്ന ഒന്നും അതിന് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല:

  • ആരാണ് ചോദിച്ചതെന്ന് അതിനറിയില്ല. എൻക്വയറി ഒരു കോളിലോ, ഒരു WhatsApp മെസേജിലോ, നിങ്ങളുടെ വെബ്സൈറ്റ് ഫോമിലോ ആണ് വന്നത്. ക്വോട്ട് ഫയലിന് അതുമായി ഒരു ബന്ധവുമില്ല, അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ ഫോളോ-അപ്പിനും ഇല്ല.
  • ഏതൊക്കെ ക്വോട്ടുകൾ ഇപ്പോഴും ഓപ്പൺ ആണെന്ന് അതിനറിയില്ല. ഓരോ ക്വോട്ടും ഒരു പ്രത്യേക ഫയലാണ്, അതിനാൽ നിങ്ങൾക്കുള്ള ഒരേയൊരു പൈപ്പ്‌ലൈൻ നിങ്ങൾ കൈകൊണ്ട് സൂക്ഷിക്കുന്നതാണ്.
  • അത് ഓർമിപ്പിക്കുന്നില്ല. I4-ലെ വാലിഡിറ്റി തീയതിയാണ് തിരികെ വിളിക്കാൻ നിങ്ങൾക്കുള്ള ഏറ്റവും നല്ല കാരണം (“നിങ്ങളുടെ റേറ്റ് ബുധനാഴ്ച വരെ നിലനിൽക്കും, ലോക്ക് ചെയ്യട്ടെ?”), ആ തീയതി അടുത്തുവരുന്നുവെന്ന് Excel-ലെ ഒന്നും നിങ്ങളോട് പറയുന്നില്ല.

നിങ്ങൾ Excel-ൽത്തന്നെ തുടരുകയാണെങ്കിൽ, ഒരു ഷീറ്റ് കൂടി ചേർക്കുക: ഓരോ ക്വോട്ടിനും ഒരു വരിയുള്ള ഒരു ക്വോട്ട് രജിസ്റ്റർ, അതിൽ ക്വോട്ട് നമ്പർ, തീയതി, ബയർ, ഫോൺ, തുക, വാലിഡിറ്റി തീയതി, സ്റ്റാറ്റസ്. എല്ലാ ദിവസവും രാവിലെ അത് വാലിഡിറ്റി തീയതി പ്രകാരം സോർട്ട് ചെയ്ത്, ഈ ആഴ്ച കാലഹരണപ്പെടുന്ന ക്വോട്ടുള്ളവരെ വിളിക്കുക. ഇതിന് ദിവസം രണ്ട് മിനിറ്റ് മതി, മിക്ക ക്വോട്ടുകൾക്കും ഒരിക്കലും കിട്ടാത്ത ഫോളോ-അപ്പ് ഇതാണ്.

നിങ്ങൾക്ക് രേഖപ്പെടുത്താൻ കഴിയുന്നതിലും വേഗത്തിൽ എൻക്വയറികൾ വരുമ്പോൾ, ക്വോട്ട് ഒരു ഒഴിഞ്ഞ ഷീറ്റിലല്ല, എൻക്വയറി വന്നെത്തുന്ന ഇടത്തുതന്നെ തുടങ്ങണം. നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം വെബ്സൈറ്റിൽ നിന്നുള്ള എൻക്വയറികൾക്കായി Leads ചെയ്യുന്ന ജോലി അതാണ്. അതിന്റെ Premium പ്ലാനിൽ, ഓരോ സബ്മിഷനും മൊബൈലും ഇമെയിലും വഴി വെരിഫൈ ചെയ്യപ്പെടുന്നു, അലേർട്ട് സെക്കൻഡുകൾക്കുള്ളിൽ WhatsApp, SMS, ഇമെയിൽ, ആപ്പ് എന്നിവയിൽ നിങ്ങളിലെത്തുന്നു, അതേ പ്ലാനിൽ ഇൻസ്റ്റന്റ് quotation PDF ജനറേഷനും ഉൾപ്പെടുന്നു. ബയർ ഇപ്പോഴും സപ്ലയർമാരെ താരതമ്യം ചെയ്യുമ്പോൾത്തന്നെ, യഥാർഥവും ബന്ധപ്പെടാവുന്നതുമായ ഒരു ബയർക്ക് നിങ്ങൾ ക്വോട്ട് ചെയ്യുന്നു. ഫ്രീ പ്ലാൻ പോലും നിങ്ങളുടെ ലീഡുകൾ Excel-ലേക്ക് എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നു, അതിനാൽ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിന് നിങ്ങളുടെ റെക്കോർഡായി തുടരാം. എൻക്വയറി അലേർട്ടുകൾ നിങ്ങളുടെ ഫോണിൽ കിട്ടുന്നതിനെക്കുറിച്ച് കൂടുതലറിയാൻ, വെബ്സൈറ്റ് contact form-കൾക്കുള്ള WhatsApp notifications കാണുക. ഇന്റീരിയർ അല്ലെങ്കിൽ ഫിറ്റ്-ഔട്ട് ജോലികൾക്ക് BOQ-ൽ നിന്ന് ക്വോട്ട് ചെയ്യുന്നുണ്ടെങ്കിൽ, ആ മേഖലയ്ക്ക് ആവശ്യമായ അധിക ഫീൽഡുകൾ ഇന്റീരിയർ-വർക്ക് quotation ഫോർമാറ്റ് വിശദീകരിക്കുന്നു.

ചുരുക്കപ്പതിപ്പ്

ക്വോട്ടിന്റെ ലേഔട്ട് ഒരിക്കൽ ഒരുക്കുക: ഹെഡറും GSTIN-ഉം, ക്വോട്ട് നമ്പർ, തീയതി, വാലിഡിറ്റി, ബയറുടെ GSTIN-ഉം സപ്ലൈ സ്ഥലവും, HSN/SAC, അളവ്, നിരക്ക്, ഡിസ്കൗണ്ട്, ഓരോ ലൈനിലെയും GST എന്നിവയുള്ള ഒരു ഐറ്റം ടേബിൾ, പിന്നെ ടോട്ടലുകൾ, തുക അക്ഷരത്തിൽ, നിബന്ധനകൾ. കണക്ക് ഫോർമുലകളിൽ വയ്ക്കുക. ടാക്സിനു മുമ്പ് ഡിസ്കൗണ്ട് കുറയ്ക്കുക, GST ഓരോ ലൈനിലും പ്രത്യേകം സൂക്ഷിക്കുക, CGST + SGST അല്ലെങ്കിൽ IGST തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ രണ്ട് സ്റ്റേറ്റ് കോഡുകളിൽ ഒരൊറ്റ IF ഉപയോഗിക്കുക. തീയതി Ctrl+; ഉപയോഗിച്ച് നൽകുക, ഫോർമുല സെല്ലുകൾ പ്രൊട്ടക്ട് ചെയ്യുക, ഫയൽ ടെംപ്ലേറ്റ് ആയി സേവ് ചെയ്യുക, PDF-കൾ അയക്കുക. പിന്നെ ഒരു ക്വോട്ട് രജിസ്റ്റർ സൂക്ഷിക്കുക, കാരണം വാലിഡിറ്റി തീയതിക്കു മുമ്പുള്ള ഫോളോ-അപ്പ് ആണ് Excel നിങ്ങൾക്കായി ഒരിക്കലും ചെയ്യാത്ത ഭാഗം.

2 മിനിറ്റിൽ സൗജന്യമായി എംബെഡ് ചെയ്യൂ