இன்சைட்ஸ் இன்சைட் சீரிஸ்

Excel-இல் கோட்டேஷன் ஃபார்மட்: ஃபீல்டுகள், ஃபார்முலாக்கள், மற்றும் கணக்கு சரியாகப் பொருந்தும் ஒரு GST மாதிரி

Excel-இல் ஒரு GST கோட்டேஷன் ஃபார்மட்டை உருவாக்குங்கள்: சேர்க்க வேண்டிய ஃபீல்டுகள், ஒரு செய்து காட்டப்பட்ட மாதிரி, மற்றும் டிஸ்கவுண்ட், CGST/SGST அல்லது IGST, டோட்டல்கள் மற்றும் வேலிடிட்டிக்கான ஃபார்முலாக்கள்.

எழுதியவர்: · புதுப்பிக்கப்பட்டது 2026-10-21

Leads — குப்பை லீட்கள் போதும் என்றாகிவிட்டதா? உங்கள் சொந்த தளத்திலிருந்தே OTP-சரிபார்க்கப்பட்ட வாங்குபவர்களைப் பிடியுங்கள்.

2 நிமிடங்களில் இலவசமாக embed செய்யுங்கள்
A GST quotation in Excel, built on formulas An Excel sheet holding a sample quotation from Kaveri Cooling Solutions in Coimbatore to Anand Office Spaces LLP in Bengaluru. The formula bar shows the IGST formula for cell J29: if the first two digits of the seller GSTIN in B3 equal the place-of-supply code in B8, IGST is zero, otherwise it is the sum of the GST column. The header rows show the seller GSTIN starting with state code 33, quote number KCS slash Q slash 26-27 slash 041, a date of 21 October 2026, and a highlighted valid-till date of 5 November 2026, calculated as the date plus 15 days. The buyer GSTIN starts with state code 29, and the place of supply is 29, so the callout reads 33 is not 29, inter-state, IGST rather than CGST plus SGST. The item table lists four lines with HSN or SAC, quantity, unit, rate, discount, taxable value, GST rate and GST amount: four 1.5 ton inverter split ACs at 38,500 less 5 percent, taxable 1,46,300; one 2 ton split AC at 46,000 less 5 percent, taxable 43,700; installation of 5 units at 1,500, taxable 7,500; and a one-year maintenance contract at 6,000. The totals show taxable value 2,03,500, CGST and SGST zero, IGST at 18 percent of 36,630, round off zero and a grand total of 2,40,130, with the amount in words and the payment, delivery and warranty terms. A strip below reads: Excel does the maths. It won't remember who asked or chase the quote. A GST quotation in Excel, built on formulas Inter-state sample — Coimbatore seller, Bengaluru site, so IGST applies J29 fx =IF(LEFT($B$3,2)=LEFT($B$8,2), 0, SUM(I10:I24)) A B C D E F G H I J 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 26 27 28 29 30 31 Kaveri Cooling Solutions QUOTATION Avinashi Rd, Coimbatore · +91 98xxx xxxxx Quote no. KCS/Q/26-27/041 GSTIN 33ABCDE1234F1Z5 Date 21-10-2026 I4 = I3 + 15 · date typed with Ctrl+; Valid till 05-11-2026 To: Anand Office Spaces LLP, Whitefield, Bengaluru GSTIN 29ABCDE5678F1Z2 first 2 digits = state code For: Supply & installation of 5 split ACs + 1-yr AMC Place of supply 29 33 ≠ 29 → inter-state → IGST, not CGST + SGST Item HSN/SAC Qty Unit Rate ₹ Disc Taxable ₹ GST GST ₹ Amount ₹ 1.5 T inverter split AC 8415 4 Nos 38,500 5% 1,46,300 18% 26,334 1,72,634 2 T inverter split AC 8415 1 Nos 46,000 5% 43,700 18% 7,866 51,566 Installation (per unit) 9987 5 Nos 1,500 – 7,500 18% 1,350 8,850 AMC, 1 year (5 units) 9987 1 Job 6,000 – 6,000 18% 1,080 7,080 rows 14–24 blank · formulas already filled down · discount (F) comes off before GST Amount in words — typed, or a macro (Excel has no built-in function) Rupees Two Lakh Forty Thousand One Hundred Thirty Only Terms · 50% advance with PO, balance on installation · Supply & installation: 10 working days from PO · AC warranty as per manufacturer · E.&O.E. Taxable value 2,03,500 CGST 0.00 SGST 0.00 IGST @ 18% 36,630 Round off 0.00 Grand total 2,40,130 Quote Items (price list) Excel does the maths. It won’t remember who asked or chase the quote. Build it once with formulas, then log every quote and call before it expires.

Excel-இல் ஒரு கோட்டேஷன் ஃபார்மட் என்பது நான்கு பிளாக்குகள் கொண்ட ஒரு ஷீட். ஹெடரில் உங்கள் பெயர், முகவரி மற்றும் GSTIN, கூடவே க்வோட் நம்பர், தேதி மற்றும் வேலிடிட்டி இருக்கும். வாங்குபவர் பிளாக்கில் அவர்களின் பெயர், GSTIN மற்றும் சப்ளை இடம் (place of supply) இருக்கும். ஐட்டம் அட்டவணையில் விளக்கம், HSN/SAC, அளவு, யூனிட், விலை, டிஸ்கவுண்ட், டேக்ஸபிள் வேல்யூ மற்றும் GST இருக்கும். ஃபூட்டரில் டேக்ஸபிள் டோட்டல், CGST + SGST அல்லது IGST, கிராண்ட் டோட்டல், சொற்களில் தொகை, டெர்ம்ஸ் மற்றும் சைன்-ஆஃப் இருக்கும். ஃபார்முலாக்களுடன் ஷீட்டை ஒருமுறை உருவாக்குங்கள்; அதன்பிறகு ஒவ்வொரு க்வோட்டையும் நிரப்ப சில நிமிடங்களே ஆகும், கணக்கும் எப்போதும் சரியாகப் பொருந்தும்.

இந்த வழிகாட்டி அந்த ஷீட்டை உருவாக்குவது பற்றியது. முதலில் அடிப்படைகள் வேண்டுமென்றால் (கோட்டேஷன் என்றால் என்ன, அது ப்ரோஃபார்மா இன்வாய்ஸிலிருந்து எப்படி வேறுபடுகிறது, எந்த ஃபீல்டுகள் வாங்குபவரை “சரி” சொல்ல வைக்கின்றன), எங்கள் கோட்டேஷன் ஃபார்மட் வழிகாட்டியிலிருந்து தொடங்குங்கள். இந்தப் பக்கம் செல்-வாரியாகச் செல்கிறது: லேஅவுட், ஒரு செய்து காட்டப்பட்ட GST மாதிரி, சரியான ஃபார்முலாக்கள், க்வோட்களைச் சத்தமில்லாமல் கெடுக்கும் மூன்று Excel பொறிகள், மற்றும் ஸ்ப்ரெட்ஷீட் சரியான கருவியாக இல்லாமல் போகும் இடம்.

லேஅவுட்: ஒவ்வொரு ஃபீல்டுக்கும் ஒரு செல்

Excel-க்கு எது எங்கே இருக்கிறது என்பது முக்கியமில்லை, ஆனால் உங்கள் ஃபார்முலாக்களுக்கு முக்கியம், எனவே லேஅவுட்டை ஒருமுறை நிர்ணயித்து அப்படியே வைத்திருங்கள். கீழே உள்ள மாதிரியும் ஃபார்முலாக்களும் இந்த லேஅவுட்டின் அடிப்படையில் அமைந்தவை. மேலே உள்ள ஹீரோ ஃபிகர் அதே ஷீட்டைக் காட்டுகிறது.

பிளாக்செல்கள்அங்கே என்ன வரும்
உங்கள் ஹெடர்A1–A2, B3பிசினஸ் பெயர், முகவரி மற்றும் ஃபோன்; B3-இல் உங்கள் GSTIN
க்வோட் விவரங்கள்G1–I4”QUOTATION”, க்வோட் நம்பர் (I2), தேதி (I3), செல்லுபடியாகும் கடைசி தேதி (I4)
வாங்குபவர்B5–B8பெயர் மற்றும் முகவரி (B5), வாங்குபவரின் GSTIN (B6), சப்ஜெக்ட் (B7), சப்ளை இடத்தின் ஸ்டேட் கோடு (B8)
ஐட்டம் அட்டவணைA9–J249-வது வரிசையில் நெடுவரிசைத் தலைப்புகள், பிறகு 15 ஐட்டம் வரிசைகள்
டோட்டல்கள்J26–J31டேக்ஸபிள் வேல்யூ, CGST, SGST, IGST, ரவுண்ட் ஆஃப், கிராண்ட் டோட்டல்
சொற்கள் மற்றும் டெர்ம்ஸ்A26, A28–A31சொற்களில் தொகை; பேமென்ட், டெலிவரி மற்றும் வாரண்டி டெர்ம்ஸ்
சைன்-ஆஃப்டெர்ம்ஸுக்குக் கீழே”For [உங்கள் பிசினஸ்]: Authorised Signatory”

இவற்றில் நான்கு ஃபீல்டுகளுக்கு, காகிதத்தைவிட Excel-இல் அதிக கவனம் தேவை:

  • இரண்டு GSTIN-கள். ஒரு GSTIN 15 கேரக்டர்கள் கொண்டது. முதல் இரண்டு இலக்கங்கள் ஸ்டேட் கோடு, அடுத்த பத்து அந்த பிசினஸின் PAN. Excel-இல் இது பயனுள்ளது: LEFT(B3,2) உங்கள் மாநிலத்தைப் படிக்கிறது, எனவே எந்த வரி பொருந்தும் என்பதை ஷீட்டே கண்டுபிடிக்க முடியும்.
  • HSN/SAC கோடுகள். GST டேக்ஸ் இன்வாய்ஸ்களில், முந்தைய நிதியாண்டில் மொத்த டர்ன்ஓவர் (aggregate turnover) ₹5 கோடி வரை உள்ள பிசினஸ்கள் 4-இலக்க HSN கோடுகளையும், ₹5 கோடிக்கு மேல் உள்ளவை 6 இலக்கங்களையும் காட்ட வேண்டும். ₹5 கோடி வரை உள்ள பிசினஸ்கள், GST-இல் பதிவு செய்யாத வாங்குபவர்களுக்கான இன்வாய்ஸ்களில் கோடைத் தவிர்க்கலாம். ஒரு க்வோட் டேக்ஸ் இன்வாய்ஸ் அல்ல, ஆனால் இப்போதே அதே கோடுகளைப் பயன்படுத்தினால், பிற்பாடு இன்வாய்ஸ் ஒரு நகல் மட்டுமே, மீண்டும் எழுத வேண்டியதில்லை.
  • க்வோட் நம்பர். இன்வாய்ஸ் விதிகள் 16 கேரக்டர்கள் வரையிலான, தொடர்ச்சியான ஒரு சீரியல் நம்பரைக் கோருகின்றன; அது அந்த நிதியாண்டுக்குத் தனித்துவமானதாகவும், எழுத்துகள், எண்கள், ஹைஃபன்கள் அல்லது ஸ்லாஷ்களால் ஆனதாகவும் இருக்க வேண்டும். க்வோட்களுக்கு அப்படி எந்த விதியும் இல்லை, ஆனால் இன்வாய்ஸ் விதிக்கும் பொருந்தும் ஒரு நம்பரிங் முறை உங்கள் ஆவணங்களை ஒரே சீராக வைக்கிறது. KCS/Q/26-27/041 என்பது 15 கேரக்டர்கள்.
  • சப்ளை இடம். வரி வகையைத் தீர்மானிப்பது இதுதான், வாங்குபவரின் முகவரி அல்ல. பொருட்களுக்கு இது பொதுவாக டெலிவரி முடியும் இடம்; சைட்டில் இன்ஸ்டால் செய்யப்படும் பொருட்களுக்கு அவை இன்ஸ்டால் செய்யப்படும் இடம். GST-இல் பதிவு செய்த ஒரு பிசினஸுக்கு விற்கப்படும் பெரும்பாலான சேவைகளுக்கு இது வாங்குபவரின் பதிவு செய்யப்பட்ட இடம், ஆனால் ஒரு கட்டடத்துடன் தொடர்புடைய சேவைகள் அந்தக் கட்டடம் இருக்கும் இடத்தைப் பின்பற்றுகின்றன. B8 தொடக்கத்தில் வாங்குபவரின் GSTIN-இல் உள்ள ஸ்டேட் கோடைக் காட்டுகிறது; பொருட்கள் வேறு இடத்துக்குச் செல்லும்போது அதன் மேல் தட்டச்சு செய்யுங்கள். வாங்குபவருக்கு GSTIN இல்லையென்றால், அவர்களின் முகவரியில் உள்ள மாநிலத்தின் ஸ்டேட் கோடை நீங்களே தட்டச்சு செய்யுங்கள், ஏனெனில் B8 காலியாக இருந்தால் முழு வரியும் IGST-க்குப் போய்விடும்.

ஒரு செய்து காட்டப்பட்ட மாதிரி: மாநிலங்களுக்கு இடையேயான ஒரு GST க்வோட்

அந்த லேஅவுட்டில் உருவாக்கப்பட்ட ஒரு முழுமையான க்வோட் இதோ: கோயம்புத்தூரைச் சேர்ந்த ஒரு AC டீலர், பெங்களூருவில் உள்ள ஒரு அலுவலகத்துக்கு சப்ளை, இன்ஸ்டாலேஷன் மற்றும் ஒரு வருட மெயின்டனன்ஸுக்கு க்வோட் செய்கிறார். ஒவ்வொரு லைனும் அளவு × விலை, டிஸ்கவுண்ட் கழித்து; வரியும் டோட்டல்களும் சரியாகப் பொருந்துகின்றன. பிசினஸ்கள், GSTIN-கள் மற்றும் விலைகள் விளக்கத்துக்காக உருவாக்கப்பட்டவை.

Kaveri Cooling Solutions · AC சேல்ஸ் & சர்வீஸ் · கோயம்புத்தூர், தமிழ்நாடு GSTIN 33ABCDE1234F1Z5

QUOTATION: No. KCS/Q/26-27/041 · Date: 21 Oct 2026 · Valid till: 05 Nov 2026 To: Anand Office Spaces LLP, Whitefield, Bengaluru · GSTIN 29ABCDE5678F1Z2 For: 1-வருட மெயின்டனன்ஸ் கான்ட்ராக்டுடன் 5 ஸ்பிளிட் AC-களின் சப்ளை மற்றும் இன்ஸ்டாலேஷன் · Place of supply: 29 (Karnataka)

ஐட்டம்HSN/SACஅளவுவிலை (₹)டிஸ்கவுண்ட்டேக்ஸபிள் (₹)IGST 18% (₹)தொகை (₹)
1.5 T இன்வெர்ட்டர் ஸ்பிளிட் AC84154 Nos38,5005%1,46,30026,3341,72,634
2 T இன்வெர்ட்டர் ஸ்பிளிட் AC84151 Nos46,0005%43,7007,86651,566
இன்ஸ்டாலேஷன் (ஒரு யூனிட்டுக்கு)99875 Nos1,500–7,5001,3508,850
AMC, 1 வருடம் (5 யூனிட்கள்)99871 Job6,000–6,0001,0807,080
டோட்டல்2,03,50036,6302,40,130

CGST: இல்லை · SGST: இல்லை · IGST @ 18%: ₹36,630 · ரவுண்ட் ஆஃப்: 0.00 · கிராண்ட் டோட்டல்: ₹2,40,130 Amount in words: Rupees Two Lakh Forty Thousand One Hundred Thirty Only Terms: PO-வுடன் 50% அட்வான்ஸ், மீதி இன்ஸ்டாலேஷனின்போது · PO-விலிருந்து 10 வேலை நாட்களுக்குள் சப்ளை மற்றும் இன்ஸ்டாலேஷன் · AC வாரண்டி உற்பத்தியாளரின் விதிப்படி · E.&O.E. For Kaveri Cooling Solutions: Authorised Signatory

அந்த மாதிரியில் நகலெடுக்க வேண்டிய மூன்று விஷயங்கள்:

  • IGST, CGST + SGST அல்ல. விற்பவர் தமிழ்நாட்டில் (ஸ்டேட் கோடு 33) இருக்கிறார். AC-கள் கர்நாடகாவில் (29) இன்ஸ்டால் செய்யப்படுகின்றன, வாங்குபவரும் அங்கேயே பதிவு செய்திருக்கிறார், எனவே பொருட்கள் மற்றும் சேவைகள் அனைத்துக்கும் சப்ளை இடம் கர்நாடகா. சப்ளையரும் சப்ளை இடமும் வெவ்வேறு மாநிலங்களில் இருக்கும் சப்ளை, மாநிலங்களுக்கு இடையேயான (inter-state) சப்ளை; அதற்கு ஒருங்கிணைந்த விகிதத்தில் IGST விதிக்கப்படுகிறது. உங்கள் சொந்த மாநிலத்துக்குள் என்றால், CGST மற்றும் SGST-ஐ தலா பாதி விகிதத்தில் விதிப்பீர்கள், இங்கே 9% + 9%. கீழே உள்ள ஃபார்முலாக்கள் இந்த மாற்றத்தை உங்களுக்காகச் செய்கின்றன.
  • டிஸ்கவுண்ட் வரிக்கு முன்பே கழிக்கப்படுகிறது. இன்வாய்ஸ் விதிகள் எந்த டிஸ்கவுண்டுக்கும் பிறகான டேக்ஸபிள் வேல்யூவைக் கேட்கின்றன, எனவே GST ₹1,46,300-இல் கணக்கிடப்படுகிறது, நான்கு 1.5 T யூனிட்களின் ₹1,54,000 லிஸ்ட் விலையில் அல்ல.
  • ஒவ்வொரு லைனுக்கும் அதன் சொந்த GST விகிதம். இங்கே எதேச்சையாக ஒவ்வொரு லைனும் 18%. ஏர்-கண்டிஷனிங் இயந்திரங்கள் (HSN 8415) 22 செப்டம்பர் 2025 அன்று 28%-இலிருந்து 18%-க்கு மாறின; கட்டுமானம் அல்லாத மெயின்டனன்ஸ், ரிப்பேர் மற்றும் இன்ஸ்டாலேஷன் சேவைகள் (SAC 9987) 18%-இல் உள்ளன. உங்கள் ஐட்டம்கள் அனைத்துக்கும் ஒரே விகிதம் இல்லாமல் இருக்கலாம், எனவே ஷீட் டோட்டலுக்கு ஒரே விகிதத்தைப் பயன்படுத்துவதற்குப் பதிலாக ஒவ்வொரு லைனிலும் GST %-ஐ வைத்திருக்கிறது. டெம்ப்ளேட்டால் உங்களுக்காகச் சரிபார்க்க முடியாத இரண்டு விஷயங்கள் கோடுகளும் விகிதங்களும்தான். உதாரணமாக, கட்டுமானப் பணியின் ஒரு பகுதியாகச் செய்யப்படும் இன்ஸ்டாலேஷன் 9987-இன் கீழ் அல்ல, கட்டுமானச் சேவைகளின் (ஹெடிங் 9954) கீழ் வகைப்படுத்தப்படுகிறது. எனவே ஒவ்வொரு ஐட்டத்தையும் உங்கள் விலைப் பட்டியலில் சேர்க்கும் முன் அதன் கோடையும் விகிதத்தையும் உறுதிசெய்யுங்கள்.

ஃபார்முலாக்கள், செல்-வாரியாக

Items என்ற பெயரில் ஒரு இரண்டாவது ஷீட்டை நான்கு நெடுவரிசைகளுடன் வைத்திருங்கள்: ஐட்டம் பெயர் (A), HSN/SAC (B), விலை (C) மற்றும் GST % (D). Data > Data Validation > Allow: List பயன்படுத்தி, ஐட்டம் பெயர்களை சோர்ஸாகக் கொண்டு, க்வோட்டில் உள்ள A10:A24-ஐ ஒரு டிராப்-டவுன் லிஸ்டாக மாற்றுங்கள். உங்கள் ஐட்டம் லிஸ்ட் ஒரு Excel டேபிளாக இருந்தால், டிராப்-டவுன் புதிய ஐட்டம்களைத் தானாக எடுத்துக்கொள்ளும். பிறகு இந்த ஃபார்முலாக்களை உள்ளிடுங்கள்:

செல்ஃபார்முலாஇது என்ன செய்கிறது
I4=I3+15வேலிடிட்டி: க்வோட் தேதியிலிருந்து 15 நாட்கள் கழித்து
B8=LEFT(B6,2)சப்ளை இடம், இயல்பாக வாங்குபவரின் ஸ்டேட் கோடு
B10=IF(A10="","",XLOOKUP(A10,Items!A:A,Items!B:B,""))A10-இல் தேர்ந்தெடுத்த ஐட்டத்தின் HSN/SAC கோடை எடுக்கிறது
E10=IF(A10="","",XLOOKUP(A10,Items!A:A,Items!C:C,""))உங்கள் விலைப் பட்டியலிலிருந்து விலையை எடுக்கிறது (பேரம் பேச அதன் மேல் தட்டச்சு செய்யுங்கள்)
H10=IF(A10="","",XLOOKUP(A10,Items!A:A,Items!D:D,""))ஐட்டத்தின் GST %-ஐ எடுக்கிறது
G10=IF(C10="","",ROUND(C10*E10*(1-F10),2))டேக்ஸபிள் வேல்யூ: அளவு × விலை, F10-இல் உள்ள டிஸ்கவுண்ட் % கழித்து
I10=IF(G10="","",ROUND(G10*H10,2))அந்த லைனுக்கு அதன் சொந்த விகிதத்தில் GST
J10=IF(G10="","",G10+I10)GST உட்பட லைன் தொகை
J26=SUM(G10:G24)மொத்த டேக்ஸபிள் வேல்யூ
J27=IF(LEFT($B$3,2)=LEFT($B$8,2),ROUND(SUM(I10:I24)/2,2),0)CGST: விற்பவரும் சப்ளை இடமும் ஒரே மாநிலத்தில் இருந்தால் GST-இன் பாதி
J28=J27SGST: எப்போதும் CGST-க்குச் சமம்
J29=IF(LEFT($B$3,2)=LEFT($B$8,2),0,SUM(I10:I24))IGST: மாநிலங்கள் வேறுபட்டால் முழு GST
J30=ROUND(SUM(J26:J29),0)-SUM(J26:J29)அருகிலுள்ள ரூபாய்க்கு ரவுண்ட் ஆஃப்
J31=SUM(J26:J30)கிராண்ட் டோட்டல்

10-வது வரிசையின் ஃபார்முலாக்களை 24-வது வரிசை வரை கீழே காப்பி செய்யுங்கள். IF(…="","",…) ரேப்பர் பயன்படுத்தப்படாத வரிசைகளைப் பூஜ்யங்களால் நிரப்புவதற்குப் பதிலாகக் காலியாக வைக்கிறது, SUM காலி செல்களைப் புறக்கணிக்கிறது. ROUND(…,2) ஒவ்வொரு லைனையும் பைசா வரை துல்லியமாக வைக்கிறது, இதனால் உங்கள் டோட்டல்கள் வாங்குபவரின் கால்குலேட்டருடன் பொருந்தும்.

சில வெர்ஷன் மற்றும் ஃபார்மட்டிங் குறிப்புகள்:

  • XLOOKUP, Microsoft 365, Excel 2021 மற்றும் Excel 2024-இல் வேலை செய்யும், ஆனால் Excel 2016 அல்லது 2019-இல் அல்ல. அந்த வெர்ஷன்களில் =IF(A10="","",VLOOKUP(A10,Items!$A:$D,2,FALSE)) பயன்படுத்துங்கள்; விலைக்கு 2-ஐ 3 ஆகவும், GST %-க்கு 4 ஆகவும் மாற்றுங்கள்.
  • லட்சம்-ஸ்டைல் காமாக்கள். 240130-ஐ 240,130.00 என்பதற்குப் பதிலாக 2,40,130.00 என்று காட்ட, தொகை செல்களுக்கு இந்த கஸ்டம் நம்பர் ஃபார்மட்டைக் கொடுங்கள்: [>=10000000]##\,##\,##\,##0.00;[>=100000]##\,##\,##0.00;##,##0.00. சதுர அடைப்புக்குறிகள் நிபந்தனைகளை அமைக்கின்றன, பேக்ஸ்லாஷ்கள் காமாக்களை அப்படியே அச்சிடுகின்றன. இது நேர்மறைத் தொகைகளுக்காக உருவாக்கப்பட்டது, எனவே ரவுண்ட்-ஆஃப் செல்லை ஸ்டாண்டர்ட் ஃபார்மட்டிலேயே விடுங்கள்.
  • 10-க்குக் குறைவான ஸ்டேட் கோடுகள். டெல்லியின் GSTIN-கள் 07-இல் தொடங்குகின்றன. எப்போதாவது சப்ளை இடக் கோடைக் கையால் தட்டச்சு செய்தால், Excel முன்னால் உள்ள பூஜ்யத்தை வைத்திருக்க, முதலில் B8-ஐ Text ஆக ஃபார்மட் செய்யுங்கள்.

க்வோட்களைச் சத்தமில்லாமல் கெடுக்கும் மூன்று Excel பொறிகள்

  1. தேதி செல்லில் TODAY(). இது புத்திசாலித்தனமாகத் தெரியும், ஆனால் க்வோட்களுக்குத் தவறு. ஷீட் மீண்டும் கணக்கிடும் ஒவ்வொரு முறையும் TODAY() அப்டேட் ஆகிறது, எனவே அடுத்த மாதம் நீங்கள் மீண்டும் திறக்கும் க்வோட் அடுத்த மாதத்தின் தேதியைக் காட்டும், வேலிடிட்டியும் அதனுடன் நகரும். அதற்குப் பதிலாக I3-இல் Ctrl+; அழுத்துங்கள். அது இன்றைய தேதியை, ஒருபோதும் மாறாத ஒரு நிலையான மதிப்பாகத் தட்டச்சு செய்கிறது.
  2. சொற்களில் தொகை. ஒரு எண்ணைச் சொற்களில் எழுத Excel-இல் பில்ட்-இன் ஃபங்க்ஷன் இல்லை. நீங்கள் சொற்களைத் தட்டச்சு செய்யலாம்; யாராவது ஒரு லைனைத் திருத்திவிட்டு சொற்களை மீண்டும் தட்டச்சு செய்ய மறக்கும் வரை அது பரவாயில்லை. அல்லது ஒரு VBA மேக்ரோவைச் சேர்க்கலாம், அதாவது வொர்க்புக்கை மேக்ரோ-எனேபிள்டு .xlsm ஃபைலாகச் சேமிக்க வேண்டும், ஏனெனில் சாதாரண .xlsx-இல் மேக்ரோ கோடைச் சேமிக்க முடியாது. Microsoft-இன் சப்போர்ட் ஊழியர்கள் பகிரும் மாதிரி மேக்ரோ ஆயிரங்கள் மற்றும் மில்லியன்களில் எண்ணுகிறது, லட்சங்கள் மற்றும் கோடிகளில் அல்ல, எனவே எந்த ரூபாய் வெர்ஷனையும் நம்புவதற்கு முன் சில டோட்டல்களில் சோதித்துப் பாருங்கள்.
  3. மேலே தட்டச்சு செய்யப்பட்ட ஃபார்முலா. “ரவுண்ட் செய்ய” யாரோ கிராண்ட் டோட்டலின் மேல் 2,40,000 என்று தட்டச்சு செய்கிறார்கள், ஃபார்முலா போய்விடுகிறது, அந்த ஃபைலிலிருந்து வரும் அடுத்த க்வோட் யாரும் கவனிக்காமலேயே தவறாகிறது. இன்புட் செல்களை மட்டும் அன்லாக் செய்யுங்கள் (Format Cells > Protection, Locked-ஐ அன்செக் செய்யுங்கள்), பிறகு Review > Protect Sheet பயன்படுத்துங்கள். பாஸ்வேர்டு இல்லாமல் யார் வேண்டுமானாலும் அதை மீண்டும் அன்ப்ரொடெக்ட் செய்யலாம், அது பரவாயில்லை. நோக்கம் தவறுகளைத் தடுப்பது, மனிதர்களை அல்ல.

இரண்டு சிறிய பொறிகள்: உங்கள் ஐட்டம்களுக்கு வெவ்வேறு GST விகிதங்கள் இருக்கும்போது டோட்டலில் ஒரே ஒரு “GST 18%” லைனை க்வோட் செய்யாதீர்கள், டிஸ்கவுண்டை ஒருபோதும் வரிக்குப் பிறகு பயன்படுத்தாதீர்கள்.

டெம்ப்ளேட்டாகச் சேமித்து PDF அனுப்புங்கள்

ஷீட் சரியாக வேலை செய்யத் தொடங்கியதும், அதைத் திருத்துவதை நிறுத்துங்கள். டெஸ்க்டாப் Excel-இல் File > Export > Change File Type > Template-க்குச் செல்லுங்கள்; கடந்த வாரத்தின் க்வோட்டைத் திறந்து அதன் மேலேயே சேமிப்பதற்குப் பதிலாக, ஒவ்வொரு க்வோட்டையும் அந்த டெம்ப்ளேட்டிலிருந்து தொடங்குங்கள்.

ஒவ்வொரு க்வோட்டுக்கும், பிரிண்ட் ஏரியாவை க்வோட்டுக்கு மட்டும் அமையுங்கள் (Page Layout > Print Area > Set Print Area); அப்போது க்வோட் மட்டுமே அச்சாகும், அதன் அருகில் உள்ள குறிப்புகளோ கணக்குப் போடும் செல்களோ அச்சாகாது. அதை ஒரு பக்கத்துக்குள் பொருத்துங்கள்: Page Setup டயலாக்கில், Fit to-இன் கீழ் 1 page wide by 1 tall தேர்ந்தெடுங்கள். பிறகு File > Save As சென்று PDF-ஐத் தேர்ந்தெடுங்கள். வாங்குபவருக்கு .xlsx அல்ல, PDF-ஐ அனுப்புங்கள். நீங்கள் உருவாக்கியபடியே உங்கள் லேஅவுட்டை PDF அப்படியே வைத்திருக்கும், வாங்குபவர் தவறுதலாக ஒரு விலையை மாற்றி உங்களுக்குத் திருப்பி அனுப்ப முடியாது.

ஒரு சிறிய கூடுதல் விஷயம்: உங்களுடன் ஒரு WhatsApp சாட்டைத் திறக்கும் ஒரு QR கோடை ஃபூட்டரில் சேர்க்கவும், இதனால் வாங்குபவர் ஒரே டேப்பில் க்வோட்டுக்குப் பதில் அளிக்கலாம். MoonQR சைன்அப் இல்லாமல் இலவசமாக ஒன்றை உருவாக்கி, Insert > Pictures மூலம் நீங்கள் ஒட்டக்கூடிய ஒரு PNG-ஐ எக்ஸ்போர்ட் செய்கிறது.

Excel-ஆ அல்லது ஒரு லீட் இன்பாக்ஸா: ஸ்ப்ரெட்ஷீட் எங்கே நின்றுவிடுகிறது

நன்கு உருவாக்கப்பட்ட ஒரு Excel க்வோட் துல்லியமானது, சீரானது, நிரப்ப வேகமானது. ஆனால் கணக்குக்கு முன்போ பின்போ நடக்கும் எதையும் அதனால் செய்ய முடியாது:

  • யார் கேட்டார் என்று அதற்குத் தெரியாது. என்குவைரி ஒரு ஃபோன் காலிலோ, ஒரு WhatsApp மெசேஜிலோ அல்லது உங்கள் வெப்சைட் ஃபார்மிலோ வந்தது. க்வோட் ஃபைலுக்கு அதனுடன் எந்தத் தொடர்பும் இல்லை, எனவே உங்கள் பாலோ-அப்புக்கும் இல்லை.
  • எந்த க்வோட்கள் இன்னும் திறந்திருக்கின்றன என்று அதற்குத் தெரியாது. ஒவ்வொரு க்வோட்டும் ஒரு தனி ஃபைல், எனவே உங்களிடம் இருக்கும் ஒரே பைப்லைன் நீங்கள் கையால் பராமரிப்பதுதான்.
  • அது நினைவூட்டாது. I4-இல் உள்ள வேலிடிட்டி தேதிதான் திரும்ப அழைக்க உங்களுக்கான சிறந்த காரணம் (“உங்கள் ரேட் புதன்கிழமை வரை செல்லுபடியாகும், லாக் செய்யட்டுமா?”), அந்தத் தேதி நெருங்குகிறது என்று Excel-இல் எதுவும் உங்களுக்குச் சொல்லாது.

நீங்கள் Excel-இலேயே தொடர்ந்தால், இன்னொரு ஷீட்டைச் சேர்க்கவும்: ஒவ்வொரு க்வோட்டுக்கும் ஒரு வரிசை கொண்ட ஒரு க்வோட் ரெஜிஸ்டர், அதில் க்வோட் நம்பர், தேதி, வாங்குபவர், ஃபோன், தொகை, வேலிடிட்டி தேதி மற்றும் ஸ்டேட்டஸ். தினமும் காலையில் அதை வேலிடிட்டி தேதிப்படி வரிசைப்படுத்தி, இந்த வாரம் காலாவதியாகும் க்வோட் உள்ளவர்களை அழையுங்கள். இதற்கு நாளொன்றுக்கு இரண்டு நிமிடங்கள் ஆகும், பெரும்பாலான க்வோட்களுக்கு ஒருபோதும் கிடைக்காத பாலோ-அப் இதுதான்.

நீங்கள் பதிவு செய்வதைவிட வேகமாக என்குவைரிகள் வரும்போது, க்வோட் ஒரு காலி ஷீட்டில் அல்ல, என்குவைரி வந்து சேரும் இடத்திலேயே தொடங்க வேண்டும். உங்கள் சொந்த வெப்சைட்டிலிருந்து வரும் என்குவைரிகளுக்கு Leads செய்யும் வேலை அதுதான். அதன் Premium பிளானில், ஒவ்வொரு சப்மிஷனும் மொபைல் மற்றும் ஈமெயில் மூலம் வெரிஃபை செய்யப்படுகிறது, அலர்ட் சில விநாடிகளில் WhatsApp, SMS, ஈமெயில் மற்றும் ஆப் மூலம் உங்களை அடைகிறது, அதே பிளானில் உடனடி கோட்டேஷன் PDF ஜெனரேஷனும் அடங்கும். வாங்குபவர் இன்னும் சப்ளையர்களை ஒப்பிட்டுக்கொண்டிருக்கும்போதே, உண்மையான, தொடர்பு கொள்ளக்கூடிய ஒருவருக்கு நீங்கள் க்வோட் செய்கிறீர்கள். ஃப்ரீ பிளானும் உங்கள் லீட்களை Excel-க்கு எக்ஸ்போர்ட் செய்கிறது, எனவே ஸ்ப்ரெட்ஷீட் உங்கள் ரெக்கார்டாகத் தொடரலாம். என்குவைரி அலர்ட்களை உங்கள் ஃபோனில் பெறுவது பற்றி மேலும் அறிய, வெப்சைட் காண்டாக்ட் ஃபார்ம்களுக்கான WhatsApp நோட்டிஃபிகேஷன்கள் பாருங்கள். நீங்கள் இண்டீரியர் அல்லது ஃபிட்-அவுட் வேலைக்கு ஒரு BOQ-இலிருந்து க்வோட் செய்தால், அந்தத் தொழிலுக்குத் தேவையான கூடுதல் ஃபீல்டுகளை இண்டீரியர்-வொர்க் கோட்டேஷன் ஃபார்மட் விளக்குகிறது.

சுருக்கமான பதிப்பு

க்வோட்டின் லேஅவுட்டை ஒருமுறை அமையுங்கள்: ஹெடர் மற்றும் GSTIN, க்வோட் நம்பர், தேதி மற்றும் வேலிடிட்டி, வாங்குபவரின் GSTIN மற்றும் சப்ளை இடம், HSN/SAC, அளவு, விலை, டிஸ்கவுண்ட் மற்றும் லைன்-வாரியான GST கொண்ட ஒரு ஐட்டம் அட்டவணை, பிறகு டோட்டல்கள், சொற்களில் தொகை மற்றும் டெர்ம்ஸ். கணக்கை ஃபார்முலாக்களில் வையுங்கள். வரிக்கு முன் டிஸ்கவுண்டைக் கழியுங்கள், GST-ஐ ஒவ்வொரு லைனிலும் தனியாக வையுங்கள், CGST + SGST அல்லது IGST-ஐத் தேர்ந்தெடுக்க இரண்டு ஸ்டேட் கோடுகள் மீது ஒரே ஒரு IF பயன்படுத்துங்கள். தேதியை Ctrl+; மூலம் உள்ளிடுங்கள், ஃபார்முலா செல்களை ப்ரொடெக்ட் செய்யுங்கள், ஃபைலை டெம்ப்ளேட்டாகச் சேமியுங்கள், PDF-களை அனுப்புங்கள். பிறகு ஒரு க்வோட் ரெஜிஸ்டரை வைத்திருங்கள், ஏனெனில் வேலிடிட்டி தேதிக்கு முன்பான பாலோ-அப் தான் Excel உங்களுக்காக ஒருபோதும் செய்யாத பகுதி.

2 நிமிடங்களில் இலவசமாக embed செய்யுங்கள்