2026 में कोटेशन फ़ॉर्मेट: उसमें क्या शामिल हो, एक मुफ़्त सैंपल, और तेज़ी से कैसे बनाएँ
एक कोटेशन में एक हेडर, कोट नंबर, वैलिडिटी, GST के साथ आइटमाइज़्ड लाइनें, शर्तें, और साइन-ऑफ़ चाहिए। इसमें एक मुफ़्त सैंपल और तेज़ी से बनाने का तरीक़ा शामिल है।
एक कोटेशन एक लिखित दाम-ऑफ़र है जो आप ख़रीदने से पहले किसी ग्राहक को भेजते हैं। भारत में, एक पूरे कोटेशन के छह हिस्से होते हैं: GSTIN के साथ आपका बिज़नेस हेडर, एक यूनीक कोट नंबर और तारीख़, ख़रीदार का विवरण, आइटमाइज़्ड लाइनें (विवरण, HSN/SAC कोड, मात्रा, दर, रकम), टैक्स अलग से दिखाया हुआ (CGST + SGST, या IGST), और व्यावसायिक शर्तें — वैलिडिटी, पेमेंट, डिलीवरी — एक साइन-ऑफ़ के साथ। इन छह को सही कर लें और यह दस्तावेज़ एक दाम बताने से ज़्यादा करता है: यह ख़रीदार को बताता है कि आप व्यवस्थित हैं, आपको तुलना करना आसान बनाता है, और आपको इसके एक्सपायर होने से पहले फ़ॉलो-अप करने की एक वजह देता है।
“quotation format in Word” और “quotation format in Excel” के ज़्यादातर टेम्पलेट जो आप डाउनलोड करेंगे, वे स्टेशनरी तो सही कर देते हैं — ऊपर लोगो, नीचे एक टोटल — और उन चार फ़ील्ड को छोड़ देते हैं जो असल में डील जिताते हैं। यह एक आम SMB के लिए काम का फ़ॉर्मेट है, एक सैंपल जिसे आप कॉपी कर सकते हैं, और एक को तेज़ी से भेजने का तरीक़ा।
एक कोटेशन क्या है — और यह एक प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस से कैसे अलग है
एक कोटेशन प्रस्ताव चरण पर एक अनुमान है। आपके पास एक पूछताछ आई है, और आप ख़रीदार को बता रहे हैं कि काम की क़ीमत क्या होगी, किन शर्तों पर, और वह दाम कितने समय तक टिकेगा। यह क़ानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं है और यह कोई टैक्स दस्तावेज़ नहीं है — यह वह ऑफ़र है जिसे ख़रीदार तय करने से पहले दूसरे सप्लायरों के सामने तौलता है।
ठीक इसीलिए इसे एक प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस से गड़बड़ा दिया जाता है, और फ़र्क मायने रखता है:
- एक कोटेशन ख़रीदार के अब भी तय करते समय जाता है। इसका काम साफ़ और तुलना-योग्य होना है।
- एक प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस उनके स्वीकार करने के बाद जाता है — यह तय दाम और शर्तों को दोहराता है, और आप इसे एक एडवांस माँगने के लिए इस्तेमाल करते हैं, या किसी बैंक, ऋणदाता या कस्टम्स ऑफ़िस को देते हैं।
- एक टैक्स इनवॉइस तीनों में इकलौता है जो GST को सपोर्ट करता है: यह तब जारी होता है जब आप असल में माल या सेवा सप्लाई करते हैं, और यही ख़रीदार को इनपुट टैक्स क्रेडिट क्लेम करने देता है। एक कोटेशन और एक प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस इनमें से कुछ नहीं करते।
एक भारतीय SMB के लिए साफ़ क्रम है: पूछताछ → कोटेशन → ख़रीदार स्वीकार करता है → प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस (एडवांस लेने के लिए) → डिलीवर → टैक्स इनवॉइस (अंतिम भुगतान)। इन भूमिकाओं को सीधा रखें और आप कभी ऐसा “कोट” नहीं भेजेंगे जिसे ख़रीदार बिल समझ ले, या ऐसा प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस नहीं जिसे आपका अकाउंटेंट GST रिटर्न में फ़ाइल करने की कोशिश करे।
एक कोटेशन की शारीरिक-रचना: हर फ़ील्ड, टिप्पणी के साथ
ऊपर से नीचे पढ़ें, तो एक पूरे कोटेशन में ये फ़ील्ड होते हैं। ऊपर वाली हीरो फ़िगर एक सैंपल पर वही लेआउट लेबल करती है।
- बिज़नेस हेडर। आपका नाम, पता, फ़ोन, ईमेल और GSTIN। यह आपकी पहचान है और ख़रीदार का पहला भरोसे का संकेत।
- शब्द “कोटेशन,” एक यूनीक कोट नंबर, और तारीख़। नंबर (जैसे
SE/Q/2026-087) सजावट नहीं है — यह वह तरीक़ा है जिससे आप और ख़रीदार इस ठीक ऑफ़र को दोबारा संदर्भित करते हैं, और जिससे आप अपनी पाइपलाइन ट्रैक करते हैं। - वैलिडिटी। एक तारीख़ जिसके बाद दाम अब नहीं टिकते — आमतौर पर 7–30 दिन।
- ख़रीदार का विवरण। नाम, कंपनी, पता, और उनका GSTIN अगर उनके पास हो (बाद में एक B2B टैक्स इनवॉइस के लिए ज़रूरी)।
- एक-लाइन का विषय। कोट किस चीज़ के लिए है, ताकि कोई भी नंबर पढ़ने से पहले काम समझ ले।
- आइटमाइज़्ड लाइनें। एक टेबल जिसमें, प्रति पंक्ति: विवरण · HSN/SAC कोड · मात्रा · दर · रकम (रकम = मात्रा × दर)। HSN कोड माल का वर्गीकरण करते हैं; SAC कोड सेवाओं का। आइटमाइज़ करें — कभी एक ही मुश्त रकम कोट न करें।
- सबटोटल, टैक्स, टोटल। लाइनों को जोड़ें, फिर GST को उसकी अपनी लाइन के रूप में दिखाएँ — अपने राज्य के अंदर की बिक्री के लिए CGST + SGST, अंतर-राज्यीय बिक्री के लिए IGST — और एक ग्रैंड टोटल। टैक्स अलग से दिखाया जाना ख़रीदार को बराबरी से तुलना करने देता है।
- नियम और शर्तें। पेमेंट शर्तें, डिलीवरी टाइमलाइन, एक्सक्लूज़न (दाम में जो शामिल नहीं है), और वारंटी।
- साइन-ऑफ़। “For [आपका बिज़नेस] — Authorised Signatory,” और ख़रीदार के लिए एक अप्रूवल लाइन।
E.&O.E.(errors and omissions excepted) प्रथागत फ़ुटर है।
अलग-अलग ट्रेड इसमें फेरबदल करते हैं। अगर आप इंटीरियर या फ़िट-आउट काम करते हैं, तो इंटीरियर-वर्क कोटेशन फ़ॉर्मेट इस्तेमाल करें, जो लाइनों को एक BOQ से बनाता है और स्पष्ट एक्सक्लूज़न और एक चरण-दर-चरण पेमेंट शेड्यूल जोड़ता है। यह गाइड किसी भी प्रोडक्ट-या-सेवा SMB के लिए सामान्य-उद्देश्य वर्शन है — एक प्रिंटर, एक इलेक्ट्रिकल कॉन्ट्रैक्टर, एक AC डीलर, एक फ़ैब्रिकेटर, एक एजेंसी।
एक हल किया सैंपल जिसे आप कॉपी कर सकते हैं
यहाँ एक सामान्य सप्लाई-और-इंस्टॉल काम के लिए एक पूरा कोटेशन है। हिसाब पूरा बैठता है — हर रकम मात्रा × दर है, और टोटल में GST अलग से दिखाया हुआ है।
Sundar Enterprises · साइनेज और प्रिंट · Chennai GSTIN 33ABCDE1234F1Z5 · +91 98xxx xxxxx
कोटेशन — नं. SE/Q/2026-087 · तारीख़: 22 Jul 2026 · वैध: 06 Aug 2026 तक को: Anand Retail Pvt Ltd, T. Nagar, Chennai के लिए: स्टोरफ़्रंट ब्रांडिंग — सप्लाई और इंस्टॉलेशन
# आइटम HSN/SAC मात्रा दर (₹) रकम (₹) 1 LED एक्रिलिक साइनबोर्ड 9405 1 24,000 24,000 2 विनाइल वॉल ग्राफ़िक्स 4911 45 180 8,100 3 ब्रोशर प्रिंटिंग (A4) 4901 500 32 16,000 4 इंस्टॉलेशन और लेबर 9987 1 6,900 6,900 सबटोटल 55,000 CGST @ 9% 4,950 SGST @ 9% 4,950 ग्रैंड टोटल 64,900 शर्तें: 50% एडवांस, बाकी डिस्पैच से पहले · डिलीवरी PO से 7 वर्किंग डेज़ · साइनबोर्ड पर 1-साल वारंटी · दाम ऊपर के अनुसार, E.&O.E. For Sundar Enterprises — Authorised Signatory
यही पूरा दस्तावेज़ है। ग़ौर कीजिए कि यह क्या नहीं करता: यह टैक्स को दरों के अंदर नहीं छिपाता, यह वैलिडिटी को खुला नहीं छोड़ता, और यह “स्टोरफ़्रंट ब्रांडिंग — ₹64,900” को एक ही मुश्त के रूप में कोट नहीं करता जिसे ख़रीदार सिर्फ़ नीचे ला सके।
वे चार फ़ील्ड जो एक कोट को कन्वर्ट कराते हैं
हर फ़ील्ड अपनी जगह कमाता है, पर इनमें से चार व्यावसायिक काम करते हैं — और यही वे चार हैं जिन्हें ज़्यादातर टेम्पलेट ख़ाली छोड़ देते हैं।
- एक वैलिडिटी तारीख़। दरें हिलती हैं — एक साइनबोर्ड, एक प्रिंट रन, एक स्टील आइटम अगले महीने ज़्यादा महँगा पड़ सकता है। एक एक्सपायरी (7–30 दिन) बताना दो काम करता है: यह आपके मार्जिन की रक्षा करता है, और यह तात्कालिकता बनाता है। यह क़ानूनी रूप से भी साफ़ है — भारतीय अनुबंध अधिनियम के तहत, एक ऑफ़र अपनी बताई अवधि ख़त्म होते ही समाप्त हो जाता है, इसलिए एक ख़ाली वैलिडिटी उस ख़रीदार के लिए एक इंतज़ार करता विवाद है जो तीन महीने बाद आपके पुराने दाम पर स्वीकार करता है।
- एक यूनीक कोट नंबर। इसके बिना आप एक फ़ॉलो-अप कॉल पर “कोट SE/Q/2026-087 के संबंध में” नहीं कह सकते, ख़रीदार के लौटने पर आप कोट नहीं ढूँढ सकते, और आपके पास यह देखने का कोई तरीक़ा नहीं कि आपने इस महीने कितने कोट भेजे बनाम कितने बंद हुए। क्रमिक नंबरिंग एक सेल्स पाइपलाइन की रीढ़ है।
- GST दिखाया और बँटा हुआ। तीन कोट की तुलना करता एक ख़रीदार उसी पर भरोसा करता है जहाँ टैक्स एक दृश्य लाइन है, न कि दर में पकाया हुआ एक रहस्य। CGST + SGST (एक ही राज्य) या IGST (अंतर-राज्यीय) अलग से दिखाएँ, लाइनों पर HSN/SAC कोड के साथ। यह क़ाबिलियत जैसा पढ़ा जाता है और यह आख़िरी टैक्स इनवॉइस को आसान बना देता है।
- साफ़ शर्तें — और फ़ॉलो-अप की एक योजना। पेमेंट का बँटवारा, डिलीवरी टाइमलाइन, क्या शामिल और बाहर है, वारंटी। यहाँ अस्पष्टता ही वह जगह है जहाँ डील अटकती हैं और विवाद शुरू होते हैं। और कोट ख़ुद आपका फ़ॉलो-अप हुक है: एक वैलिडिटी तारीख़ आपको वापस कॉल करने की एक जायज़ वजह देती है — “आपका कोट शुक्रवार को एक्सपायर होता है, क्या मैं दाम रोक रखूँ?”
आम गलतियाँ जो कोट अटका देती हैं
- मुश्त-रकम प्राइसिंग। “पूरी ब्रांडिंग: ₹64,900” एक ही जवाब बुलाती है: “60 कर दो।” आइटमाइज़्ड लाइनें बातचीत को स्कोप की ओर ले जाती हैं, जहाँ आप अदला-बदली कर सकते हैं, न कि एक अकेले नंबर की ओर, जहाँ आप सिर्फ़ डिस्काउंट दे सकते हैं।
- कोई वैलिडिटी नहीं। ख़रीदार मटीरियल की दरें हिलने के बाद लौटता है और आपको एक बासी दाम पर बाँध देता है — या कोट बस बहता रहता है, इसे कभी बंद करने की कोई वजह ही नहीं।
- कोट नंबर का न होना या असंगत होना। आप उसे ट्रैक नहीं कर सकते जिसे आप संदर्भित नहीं कर सकते। एक ही नंबर के दो कोट, या कोई नंबर ही नहीं, और आपकी पाइपलाइन अदृश्य है।
- दर में दबा टैक्स। ख़रीदार आपके दाम को किसी प्रतिस्पर्धी के दाम से अलग नहीं बता सकता, और बाद में आपका इनवॉइस कोट से मेल नहीं खाएगा।
- कोई शर्तें या एक्सक्लूज़न नहीं। ख़रीदार ने मान लिया कि इंस्टॉलेशन शामिल था; आपने मान लिया कि नहीं था। जिसने कुछ लिखकर नहीं रखा, वही भुगतता है।
- भेजो और भूल जाओ। ज़्यादातर कोट एक “ना” से नहीं मरते — वे चुप्पी से मरते हैं। एक कोट जिसका कोई मालिक नहीं और वैलिडिटी तारीख़ से पहले कोई फ़ॉलो-अप नहीं, वह एक लीड है जिसे आपने पैसे ख़र्च करके पैदा किया और फिर एक्सपायर होने दिया।
Word में कोट बनाना बंद करें — इन्हें जेनरेट और ट्रैक करें
एक Word या Excel टेम्पलेट आपके पहले कुछ कोट के लिए ठीक है। यह उसी पल स्केल करना बंद कर देता है जब आप हफ़्ते में मुट्ठी भर से ज़्यादा भेजने लगते हैं, क्योंकि एक फ़्लैट फ़ाइल वे चीज़ें कुछ नहीं करती जो असल में मायने रखती हैं: यह आपके लिए कोट को नंबर नहीं देगी, यह उन्हें कहीं ऐसी जगह स्टोर नहीं करेगी जिसे आप खोज सकें, यह बिना एक नए फ़ॉर्मूले के GST कैलकुलेट नहीं करेगी, और — सबसे महँगा — इसके पास पूछताछ की कोई याददाश्त नहीं है, इसलिए कोट के एक्सपायर होने से पहले फ़ॉलो-अप करने की आपको कोई चीज़ याद नहीं दिलाती।
एक कोटेशन मेकर मैकेनिक्स को ठीक करता है: अपना हेडर और GSTIN एक बार डालें, ख़रीदार जोड़ें, लाइनें टाइप करें, और यह कोट को अपने-आप नंबर देता है, टैक्स कैलकुलेट करता है, और एक तारीख़-वाला PDF बनाता है जिसे आप एक मिनट में WhatsApp या ईमेल पर भेज देते हैं। पर मैकेनिक्स आसान आधा है। जो आधा रेवेन्यू बढ़ाता है वह है पूछताछ का मालिक होना — यह जानना कि किसने पूछा, उन तक पहुँच पाना, और कोट के अब भी ज़िंदा रहते फ़ॉलो-अप करना।
यहीं Leads बैठता है। यह पूछताछ को मोबाइल-OTP और WhatsApp वेरिफ़िकेशन के साथ कैप्चर करता है ताकि आप असल में एक पहुँच-योग्य संपर्क के मालिक हों — कोई फ़र्ज़ी नंबर नहीं — और इसका बिल्ट-इन कोट जेनरेटर उस पूछताछ को एक नंबर-वाले, तारीख़-वाले, GST-रेडी कोटेशन में बदल देता है जिसे आप भेज सकते हैं और फिर स्वीकृति तक ट्रैक कर सकते हैं। हर कोट स्टोर होता है, हर पूछताछ का एक मालिक होता है, और वैलिडिटी तारीख़ एक चुप एक्सपायरी के बजाय एक फ़ॉलो-अप ट्रिगर बन जाती है। टेम्पलेट वह हिस्सा है जिसे आप इस पेज से पाँच मिनट में कॉपी कर सकते हैं; पूछताछ को कैप्चर करना और कोट के एक्सपायर होने से पहले उसका पीछा करना वह हिस्सा है जो तय करता है कि फ़ॉर्मेट कभी रेवेन्यू में बदलता है या नहीं।
छोटा वाला वर्शन
एक कोटेशन एक लिखित दाम-ऑफ़र है जिसके छह हिस्से हैं: हेडर + GSTIN, एक यूनीक कोट नंबर और तारीख़, ख़रीदार का विवरण, HSN/SAC और GST के साथ आइटमाइज़्ड लाइनें, सबटोटल-टैक्स-टोटल, और एक साइन-ऑफ़ के साथ शर्तें। एक मुश्त रकम कोट करने के बजाय आइटमाइज़ करें, टैक्स को उसकी अपनी लाइन के रूप में दिखाएँ, और — सबसे बढ़कर — हर एक पर एक वैलिडिटी तारीख़ और एक कोट नंबर डालें, ताकि आप जो दाम ऑफ़र किया वह एक्सपायर होने से पहले फ़ॉलो-अप कर सकें। सैंपल कॉपी करें, फिर कोट को Word में दोबारा टाइप करने के बजाय जेनरेट और ट्रैक करें।