Excelలో కోటేషన్ ఫార్మాట్: ఫీల్డ్‌లు, ఫార్ములాలు, మరియు లెక్క సరిపోయే ఒక GST నమూనా
Excelలో GST కోటేషన్ ఫార్మాట్‌ను తయారు చేయండి: చేర్చాల్సిన ఫీల్డ్‌లు, ఒక వర్క్డ్ నమూనా, మరియు డిస్కౌంట్, CGST/SGST లేదా IGST, టోటల్‌లు మరియు చెల్లుబాటు కోసం ఫార్ములాలు.
Leads — జంక్ లీడ్స్‌తో విసిగిపోయారా? మీ సొంత సైట్ నుండే OTP-వెరిఫై చేసిన కొనుగోలుదారులను క్యాప్చర్ చేయండి.
Excelలో కోటేషన్ ఫార్మాట్ అంటే నాలుగు బ్లాక్లు ఉన్న ఒక షీట్. హెడర్‌లో మీ పేరు, చిరునామా మరియు GSTIN, వాటితో పాటు కోట్ నంబర్, తేదీ మరియు చెల్లుబాటు ఉంటాయి. బయ్యర్ బ్లాక్‌లో వారి పేరు, GSTIN మరియు సరఫరా స్థలం (place of supply) ఉంటాయి. ఐటమ్ టేబుల్‌లో వివరణ, HSN/SAC, పరిమాణం, యూనిట్, రేటు, డిస్కౌంట్, టాక్సబుల్ విలువ మరియు GST ఉంటాయి. ఫుటర్‌లో టాక్సబుల్ టోటల్, CGST + SGST లేదా IGST, గ్రాండ్ టోటల్, అక్షరాలలో మొత్తం, నిబంధనలు మరియు సైన్-ఆఫ్ ఉంటాయి. షీట్ను ఒకసారి ఫార్ములాలతో తయారు చేస్తే, ఆ తర్వాత ప్రతి కోట్ నింపడానికి కొన్ని నిమిషాలే పడుతుంది, లెక్క ఎప్పుడూ సరిపోతుంది.
ఈ గైడ్ ఆ షీట్ను తయారు చేయడం గురించి. మీకు ముందుగా ప్రాథమిక విషయాలు కావాలంటే (కోటేషన్ అంటే ఏమిటి, అది ప్రొఫార్మా ఇన్వాయిస్ నుండి ఎలా భిన్నం, మరియు ఏ ఫీల్డ్‌లు బయ్యర్‌ను “సరే” అనేలా చేస్తాయి), మా కోటేషన్ ఫార్మాట్ గైడ్తో మొదలుపెట్టండి. ఈ పేజీ సెల్-వారీగా వెళ్తుంది: లేఅవుట్, ఒక వర్క్డ్ GST నమూనా, ఖచ్చితమైన ఫార్ములాలు, కోట్‌లను నిశ్శబ్దంగా పాడు చేసే మూడు Excel ఉచ్చులు, మరియు స్ప్రెడ్‌షీట్ సరైన టూల్‌గా ఉండటం ఆగిపోయే చోటు.
లేఅవుట్: ప్రతి ఫీల్డ్‌కూ ఒక సెల్
ఏది ఎక్కడ ఉందో Excelకు పట్టదు, కానీ మీ ఫార్ములాలకు అది ముఖ్యం, కాబట్టి లేఅవుట్‌ను ఒకసారి ఖరారు చేసి అలాగే ఉంచండి. కింద ఉన్న నమూనా మరియు ఫార్ములాలు ఈ లేఅవుట్ ఆధారంగానే ఉన్నాయి. పైన ఉన్న హీరో ఫిగర్ అదే షీట్ను చూపిస్తుంది.
| బ్లాక్ | సెల్‌లు | అక్కడ ఏమి వస్తుంది |
|---|---|---|
| మీ హెడర్ | A1–A2, B3 | బిజినెస్ పేరు, చిరునామా మరియు ఫోన్; B3లో మీ GSTIN |
| కోట్ వివరాలు | G1–I4 | ”QUOTATION”, కోట్ నంబర్ (I2), తేదీ (I3), చెల్లుబాటు గడువు తేదీ (I4) |
| బయ్యర్ | B5–B8 | పేరు మరియు చిరునామా (B5), బయ్యర్ GSTIN (B6), సబ్జెక్ట్ (B7), సరఫరా స్థలం స్టేట్ కోడ్ (B8) |
| ఐటమ్ టేబుల్ | A9–J24 | 9వ వరుసలో కాలమ్ హెడింగ్‌లు, తర్వాత 15 ఐటమ్ వరుసలు |
| టోటల్‌లు | J26–J31 | టాక్సబుల్ విలువ, CGST, SGST, IGST, రౌండ్ ఆఫ్, గ్రాండ్ టోటల్ |
| అక్షరాలలో మొత్తం మరియు నిబంధనలు | A26, A28–A31 | అక్షరాలలో మొత్తం; చెల్లింపు, డెలివరీ మరియు వారంటీ నిబంధనలు |
| సైన్-ఆఫ్ | నిబంధనల కింద | ”For [మీ బిజినెస్]: Authorised Signatory” |
వీటిలో నాలుగు ఫీల్డ్‌లకు కాగితం మీద కంటే Excelలో ఎక్కువ జాగ్రత్త అవసరం:
- రెండు GSTINలు. GSTIN 15 క్యారెక్టర్‌లు ఉంటుంది. మొదటి రెండు అంకెలు స్టేట్ కోడ్, తర్వాతి పది ఆ బిజినెస్ PAN. Excelలో ఇది ఉపయోగపడుతుంది:
LEFT(B3,2)మీ రాష్ట్రాన్ని చదువుతుంది, కాబట్టి ఏ పన్ను వర్తిస్తుందో షీట్ తనే నిర్ణయించగలదు. - HSN/SAC కోడ్‌లు. GST టాక్స్ ఇన్‌వాయిస్‌లపై, గత ఆర్థిక సంవత్సరంలో అగ్రిగేట్ టర్నోవర్ ₹5 కోట్ల వరకు ఉన్న బిజినెస్‌లు 4-అంకెల HSN కోడ్‌లు చూపించాలి, ₹5 కోట్లకు పైగా ఉన్నవి 6 అంకెలు చూపించాలి. ₹5 కోట్ల వరకు ఉన్న బిజినెస్‌లు రిజిస్టర్ కాని బయ్యర్లకు ఇచ్చే ఇన్‌వాయిస్‌లపై కోడ్ను వదిలేయవచ్చు. కోట్ టాక్స్ ఇన్వాయిస్ కాదు, కానీ మీరు ఇప్పుడే అవే కోడ్‌లు వాడితే, తర్వాత ఇన్వాయిస్ కేవలం ఒక కాపీ అవుతుంది, మళ్లీ రాయాల్సిన పని ఉండదు.
- కోట్ నంబర్. ఇన్వాయిస్ నియమాల ప్రకారం 16 క్యారెక్టర్‌ల వరకు ఉండే, వరుస క్రమంలో వచ్చే ఒక సీరియల్ నంబర్ కావాలి; అది ఆ ఆర్థిక సంవత్సరానికి ప్రత్యేకంగా ఉండాలి, అక్షరాలు, అంకెలు, హైఫన్‌లు లేదా స్లాష్‌లతో తయారై ఉండాలి. కోట్లకు అలాంటి నియమం ఏదీ లేదు, కానీ ఇన్వాయిస్ నియమానికి కూడా సరిపోయే నంబరింగ్ పద్ధతి మీ పేపర్‌వర్క్‌ను ఒకేలా ఉంచుతుంది.
KCS/Q/26-27/04115 క్యారెక్టర్‌లు. - సరఫరా స్థలం. పన్ను రకాన్ని నిర్ణయించేది ఇదే, బయ్యర్ చిరునామా కాదు. సరుకుల విషయంలో ఇది స్థూలంగా డెలివరీ ముగిసే చోటు; సైట్‌లో ఇన్స్టాల్ చేసే సరుకుల విషయంలో అవి ఇన్స్టాల్ అయ్యే చోటు. GST-రిజిస్టర్డ్ బిజినెస్‌కు అమ్మే చాలా సేవలకు ఇది బయ్యర్ రిజిస్టర్డ్ లొకేషన్, అయితే ఒక బిల్డింగ్‌కు సంబంధించిన సేవలు ఆ బిల్డింగ్ లొకేషన్‌ను అనుసరిస్తాయి. B8 మొదట బయ్యర్ GSTINలోని స్టేట్ కోడ్ను చూపిస్తుంది; సరుకు వేరే చోటుకు వెళ్లినప్పుడు మీరు దాని మీద టైప్ చేస్తారు. బయ్యర్కు GSTIN లేకపోతే, వారి చిరునామాలోని రాష్ట్రానికి చెందిన స్టేట్ కోడ్ను మీరే టైప్ చేయండి, ఎందుకంటే B8 ఖాళీగా ఉంటే మొత్తం పన్ను IGSTలోకి వెళ్లిపోతుంది.
ఒక వర్క్డ్ నమూనా: అంతర్-రాష్ట్ర GST కోట్
ఆ లేఅవుట్ మీద తయారు చేసిన ఒక పూర్తి కోట్ ఇక్కడ ఉంది: కోయంబత్తూరుకు చెందిన ఒక AC డీలర్, బెంగళూరులోని ఒక ఆఫీస్‌కు సరఫరా, ఇన్‌స్టాలేషన్ మరియు ఒక సంవత్సరం మెయింటెనెన్స్ కోసం కోట్ ఇస్తున్నారు. ప్రతి లైన్ పరిమాణం × రేటు నుండి డిస్కౌంట్ తీసివేసినది, మరియు పన్ను, టోటల్‌లు సరిగ్గా సరిపోతాయి. బిజినెస్‌లు, GSTINలు మరియు ధరలు ఉదాహరణ కోసం కల్పించినవి.
Kaveri Cooling Solutions · AC sales & service · Coimbatore, Tamil Nadu GSTIN 33ABCDE1234F1Z5
QUOTATION: No. KCS/Q/26-27/041 · Date: 21 Oct 2026 · Valid till: 05 Nov 2026 To: Anand Office Spaces LLP, Whitefield, Bengaluru · GSTIN 29ABCDE5678F1Z2 For: Supply and installation of 5 split ACs with a 1-year maintenance contract · Place of supply: 29 (Karnataka)
Item HSN/SAC Qty Rate (₹) Disc Taxable (₹) IGST 18% (₹) Amount (₹) 1.5 T inverter split AC 8415 4 Nos 38,500 5% 1,46,300 26,334 1,72,634 2 T inverter split AC 8415 1 Nos 46,000 5% 43,700 7,866 51,566 Installation (per unit) 9987 5 Nos 1,500 – 7,500 1,350 8,850 AMC, 1 year (5 units) 9987 1 Job 6,000 – 6,000 1,080 7,080 Total 2,03,500 36,630 2,40,130 CGST: nil · SGST: nil · IGST @ 18%: ₹36,630 · Round off: 0.00 · Grand total: ₹2,40,130 Amount in words: Rupees Two Lakh Forty Thousand One Hundred Thirty Only Terms: 50% advance with PO, balance on installation · Supply and installation within 10 working days of PO · AC warranty as per manufacturer · E.&O.E. For Kaveri Cooling Solutions: Authorised Signatory
ఆ నమూనాలో కాపీ చేయదగిన మూడు విషయాలు:
- IGST, CGST + SGST కాదు. అమ్మకందారు తమిళనాడులో (స్టేట్ కోడ్ 33) ఉన్నారు. ACలు కర్ణాటకలో (29) ఇన్స్టాల్ అవుతాయి, బయ్యర్ కూడా అక్కడే రిజిస్టర్ అయి ఉన్నారు, కాబట్టి సరుకులు మరియు సేవలు అన్నింటికీ సరఫరా స్థలం కర్ణాటక. సరఫరాదారు మరియు సరఫరా స్థలం వేర్వేరు రాష్ట్రాల్లో ఉండే సరఫరా అంతర్-రాష్ట్ర (inter-state) సరఫరా, మరియు అంతర్-రాష్ట్ర సరఫరాలపై కలిపిన రేటుతో IGST పడుతుంది. మీ సొంత రాష్ట్రంలోనే అయితే మీరు CGST మరియు SGSTను ఒక్కొక్కటి సగం రేటుతో వసూలు చేస్తారు, ఇక్కడ 9% + 9%. కింద ఉన్న ఫార్ములాలు ఈ మార్పును మీ కోసం చేస్తాయి.
- డిస్కౌంట్ పన్నుకు ముందే తీసివేయబడుతుంది. ఇన్వాయిస్ నియమాలు ఏ డిస్కౌంట్ అయినా తీసివేసిన తర్వాతి టాక్సబుల్ విలువను అడుగుతాయి, కాబట్టి GST ₹1,46,300 మీద లెక్కించబడుతుంది, నాలుగు 1.5 T యూనిట్ల ₹1,54,000 లిస్ట్ ధర మీద కాదు.
- ప్రతి లైన్కు దాని సొంత GST రేటు. ఇక్కడ యాదృచ్ఛికంగా ప్రతి లైన్ 18%. ఎయిర్-కండిషనింగ్ మెషీన్‌లు (HSN 8415) 22 సెప్టెంబర్ 2025న 28% నుండి 18%కి మారాయి, మరియు నిర్మాణం కాకుండా ఇతర మెయింటెనెన్స్, రిపేర్ మరియు ఇన్‌స్టాలేషన్ సేవలు (SAC 9987) 18% వద్ద ఉన్నాయి. మీ ఐటమ్‌లన్నింటికీ ఒకే రేటు ఉండకపోవచ్చు, కాబట్టి షీట్ టోటల్‌కు ఒకే రేటు వేయకుండా ప్రతి లైన్‌లో GST % ఉంచుతుంది. టెంప్లేట్ మీ కోసం చెక్ చేయలేని రెండు విషయాలు కోడ్‌లు మరియు రేట్లు. ఉదాహరణకు, నిర్మాణ పనిలో భాగంగా చేసే ఇన్‌స్టాలేషన్ 9987 కింద కాకుండా నిర్మాణ సేవల (హెడింగ్ 9954) కిందకు వస్తుంది. కాబట్టి ప్రతి ఐటమ్‌ను మీ ప్రైస్ లిస్ట్‌లో చేర్చే ముందు దాని కోడ్ మరియు రేటును నిర్ధారించుకోండి.
ఫార్ములాలు, సెల్-వారీగా
Items అనే పేరుతో ఒక రెండో షీట్ను నాలుగు కాలమ్‌లతో ఉంచండి: ఐటమ్ పేరు (A), HSN/SAC (B), రేటు (C) మరియు GST % (D). Data > Data Validation > Allow: List వాడి, ఐటమ్ పేర్లను సోర్స్‌గా పెట్టి, కోట్‌లోని A10:A24ను ఒక డ్రాప్-డౌన్ లిస్ట్‌గా మార్చండి. మీ ఐటమ్ లిస్ట్ ఒక Excel టేబుల్ అయితే, డ్రాప్-డౌన్ కొత్త ఐటమ్‌లను ఆటోమేటిక్గా తీసుకుంటుంది. తర్వాత ఈ ఫార్ములాలు నమోదు చేయండి:
| సెల్ | ఫార్ములా | ఇది ఏమి చేస్తుంది |
|---|---|---|
| I4 | =I3+15 | చెల్లుబాటు గడువు: కోట్ తేదీ నుండి 15 రోజుల తర్వాత |
| B8 | =LEFT(B6,2) | సరఫరా స్థలం, డిఫాల్ట్‌గా బయ్యర్ స్టేట్ కోడ్ |
| B10 | =IF(A10="","",XLOOKUP(A10,Items!A:A,Items!B:B,"")) | A10లో ఎంచుకున్న ఐటమ్ HSN/SAC కోడ్ను తెస్తుంది |
| E10 | =IF(A10="","",XLOOKUP(A10,Items!A:A,Items!C:C,"")) | మీ ప్రైస్ లిస్ట్ నుండి రేటును తెస్తుంది (బేరం చేయడానికి దాని మీద టైప్ చేయండి) |
| H10 | =IF(A10="","",XLOOKUP(A10,Items!A:A,Items!D:D,"")) | ఐటమ్ GST %ను తెస్తుంది |
| G10 | =IF(C10="","",ROUND(C10*E10*(1-F10),2)) | టాక్సబుల్ విలువ: పరిమాణం × రేటు, F10లోని డిస్కౌంట్ % తీసివేసి |
| I10 | =IF(G10="","",ROUND(G10*H10,2)) | ఆ లైన్‌పై దాని సొంత రేటుతో GST |
| J10 | =IF(G10="","",G10+I10) | GSTతో కలిపి లైన్ మొత్తం |
| J26 | =SUM(G10:G24) | మొత్తం టాక్సబుల్ విలువ |
| J27 | =IF(LEFT($B$3,2)=LEFT($B$8,2),ROUND(SUM(I10:I24)/2,2),0) | CGST: అమ్మకందారు మరియు సరఫరా స్థలం ఒకే రాష్ట్రంలో ఉంటే GSTలో సగం |
| J28 | =J27 | SGST: ఎప్పుడూ CGSTకు సమానం |
| J29 | =IF(LEFT($B$3,2)=LEFT($B$8,2),0,SUM(I10:I24)) | IGST: రాష్ట్రాలు వేరైతే పూర్తి GST |
| J30 | =ROUND(SUM(J26:J29),0)-SUM(J26:J29) | దగ్గరి రూపాయికి రౌండ్ ఆఫ్ |
| J31 | =SUM(J26:J30) | గ్రాండ్ టోటల్ |
10వ వరుస ఫార్ములాలను 24వ వరుస వరకు కిందికి కాపీ చేయండి. IF(…="","",…) ర్యాపర్ వాడని వరుసలను సున్నాలతో నింపకుండా ఖాళీగా ఉంచుతుంది, మరియు SUM ఖాళీ సెల్లను పట్టించుకోదు. ROUND(…,2) ప్రతి లైన్‌ను పైసా వరకు ఖచ్చితంగా ఉంచుతుంది, కాబట్టి మీ టోటల్‌లు బయ్యర్ కాలిక్యులేటర్‌తో సరిపోతాయి.
కొన్ని వెర్షన్ మరియు ఫార్మాటింగ్ గమనికలు:
- XLOOKUP Microsoft 365, Excel 2021 మరియు Excel 2024లో పనిచేస్తుంది, కానీ Excel 2016 లేదా 2019లో పనిచేయదు. ఆ వెర్షన్‌లలో
=IF(A10="","",VLOOKUP(A10,Items!$A:$D,2,FALSE))వాడండి; రేటు కోసం 2ను 3గా, GST % కోసం 4గా మార్చండి. - లక్ష-స్టైల్ కామాలు. 240130ను 240,130.00గా కాకుండా 2,40,130.00గా చూపించడానికి, మొత్తం ఉండే సెల్‌లకు ఈ కస్టమ్ నంబర్ ఫార్మాట్ ఇవ్వండి:
[>=10000000]##\,##\,##\,##0.00;[>=100000]##\,##\,##0.00;##,##0.00. చదరపు బ్రాకెట్‌లు షరతులను సెట్ చేస్తాయి, బ్యాక్‌స్లాష్‌లు కామాలను యథాతథంగా ప్రింట్ చేస్తాయి. ఇది పాజిటివ్ మొత్తాల కోసం తయారు చేసినది, కాబట్టి రౌండ్-ఆఫ్ సెల్‌ను స్టాండర్డ్ ఫార్మాట్‌లోనే వదిలేయండి. - 10 కంటే తక్కువ ఉన్న స్టేట్ కోడ్‌లు. ఢిల్లీ GSTINలు 07తో మొదలవుతాయి. ఎప్పుడైనా సరఫరా స్థలం కోడ్ను చేతితో టైప్ చేస్తే, Excel ముందున్న సున్నాను ఉంచేలా ముందుగా B8ను Textగా ఫార్మాట్ చేయండి.
కోట్‌లను నిశ్శబ్దంగా పాడు చేసే మూడు Excel ఉచ్చులు
- తేదీ సెల్‌లో TODAY(). ఇది తెలివిగా అనిపిస్తుంది, కానీ కోట్లకు తప్పు. షీట్ మళ్లీ లెక్కించిన ప్రతిసారీ
TODAY()అప్‌డేట్ అవుతుంది, కాబట్టి మీరు వచ్చే నెల మళ్లీ తెరిచే కోట్ వచ్చే నెల తేదీని చూపిస్తుంది, చెల్లుబాటు కూడా దానితో పాటు ముందుకు జరుగుతుంది. దానికి బదులుగా I3లో Ctrl+; నొక్కండి. అది ఈ రోజు తేదీని ఎప్పటికీ మారని ఒక స్థిర విలువగా టైప్ చేస్తుంది. - అక్షరాలలో మొత్తం. ఒక సంఖ్యను పదాలలో రాయడానికి Excelలో బిల్ట్-ఇన్ ఫంక్షన్ లేదు. మీరు పదాలను టైప్ చేయవచ్చు; ఎవరైనా ఒక లైన్‌ను ఎడిట్ చేసి పదాలను మళ్లీ టైప్ చేయడం మర్చిపోయే వరకు అది బాగానే ఉంటుంది. లేదా ఒక VBA మాక్రోను జోడించవచ్చు, అంటే వర్క్బుక్ను మాక్రో-ఎనేబుల్డ్ .xlsm ఫైల్గా సేవ్ చేయాలి, ఎందుకంటే సాధారణ .xlsx మాక్రో కోడ్ను నిల్వ చేయలేదు. Microsoft సపోర్ట్ సిబ్బంది షేర్ చేసే నమూనా మాక్రో వేలు మరియు మిలియన్లలో లెక్కిస్తుంది, లక్షలు మరియు కోట్లలో కాదు, కాబట్టి ఏ రూపాయి వెర్షన్నైనా నమ్మే ముందు కొన్ని టోటల్లపై టెస్ట్ చేయండి.
- మీద టైప్ చేసిన ఫార్ములా. “రౌండ్ చేయడానికి” ఎవరో గ్రాండ్ టోటల్ మీద 2,40,000 అని టైప్ చేస్తారు, ఫార్ములా పోతుంది, మరియు ఆ ఫైల్ నుండి వచ్చే తర్వాతి కోట్ ఎవరూ గమనించకుండానే తప్పుగా ఉంటుంది. ఇన్‌పుట్ సెల్లను మాత్రమే అన్‌లాక్ చేయండి (Format Cells > Protection, Lockedను క్లియర్ చేయండి), తర్వాత Review > Protect Sheet వాడండి. పాస్‌వర్డ్ లేకుండా ఎవరైనా దాన్ని మళ్లీ అన్‌ప్రొటెక్ట్ చేయవచ్చు, అది ఫర్వాలేదు. ఉద్దేశం పొరపాట్లను ఆపడం, మనుషులను కాదు.
మరో రెండు చిన్న ఉచ్చులు: మీ ఐటమ్‌లకు వేర్వేరు GST రేట్లు ఉన్నప్పుడు టోటల్ మీద ఒకే ఒక “GST 18%” లైన్ వేయకండి, మరియు డిస్కౌంట్‌ను ఎప్పుడూ పన్ను తర్వాత వేయకండి.
దీన్ని టెంప్లేట్గా సేవ్ చేసి PDF పంపండి
షీట్ సరిగ్గా పనిచేయడం మొదలయ్యాక, దాన్ని ఎడిట్ చేయడం ఆపేయండి. డెస్క్‌టాప్ Excelలో File > Export > Change File Type > Templateకు వెళ్లండి; గత వారం కోట్ను తెరిచి దాని మీదే సేవ్ చేయడానికి బదులుగా, ప్రతి కోట్ను ఆ టెంప్లేట్ నుండి ప్రారంభించండి.
ప్రతి కోట్‌కు, ప్రింట్ ఏరియాను కేవలం కోట్‌కు సెట్ చేయండి (Page Layout > Print Area > Set Print Area), తద్వారా కోట్ మాత్రమే ప్రింట్ అవుతుంది, దాని పక్కన ఉన్న నోట్స్ లేదా లెక్కల సెల్‌లు కాదు. దాన్ని ఒక పేజీలో సరిపోయేలా చేయండి: Page Setup డైలాగ్‌లో, Fit to కింద 1 page wide by 1 tall ఎంచుకోండి. తర్వాత File > Save Asలో PDF ఎంచుకోండి. బయ్యర్కు .xlsx కాదు, PDF పంపండి. PDF మీ లేఅవుట్‌ను మీరు తయారు చేసినట్లే ఉంచుతుంది, మరియు బయ్యర్ పొరపాటున ఒక రేటు మార్చి మీకు తిరిగి పంపలేరు.
ఒక చిన్న అదనపు విషయం: మీతో WhatsApp చాట్‌ను తెరిచే ఒక QR కోడ్ను ఫుటర్‌లో జోడించండి, తద్వారా బయ్యర్ ఒక్క ట్యాప్‌లో కోట్‌కు రిప్లై ఇవ్వగలరు. MoonQR సైన్‌అప్ లేకుండా ఉచితంగా ఒకటి తయారు చేస్తుంది, మరియు Insert > Pictures ద్వారా మీరు పేస్ట్ చేయగల PNGను ఎక్స్‌పోర్ట్ చేస్తుంది.
Excel లేదా లీడ్ ఇన్బాక్స్: స్ప్రెడ్‌షీట్ ఎక్కడ ఆగిపోతుంది
బాగా తయారు చేసిన Excel కోట్ ఖచ్చితంగా, ఒకేలా, త్వరగా నింపగలిగేలా ఉంటుంది. కానీ లెక్కకు ముందు లేదా తర్వాత జరిగే దేన్నీ అది చేయలేదు:
- ఎవరు అడిగారో దానికి తెలియదు. ఎంక్వైరీ ఒక కాల్‌లో, ఒక WhatsApp మెసేజ్‌లో లేదా మీ వెబ్‌సైట్ ఫారమ్ నుండి వచ్చింది. కోట్ ఫైల్‌కు దానితో ఎలాంటి లింక్ లేదు, కాబట్టి మీ ఫాలో-అప్‌కు కూడా లేదు.
- ఏ కోట్‌లు ఇంకా ఓపెన్‌గా ఉన్నాయో దానికి తెలియదు. ప్రతి కోట్ ఒక వేరే ఫైల్, కాబట్టి మీకు ఉన్న ఏకైక పైప్‌లైన్ మీరు చేతితో నిర్వహించేదే.
- అది గుర్తు చేయదు. I4లోని చెల్లుబాటు తేదీ తిరిగి కాల్ చేయడానికి మీకు ఉన్న ఉత్తమ కారణం (“మీ రేటు బుధవారం వరకు ఉంటుంది, లాక్ చేయమంటారా?”), మరియు ఆ తేదీ దగ్గరపడుతోందని Excelలో ఏదీ మీకు చెప్పదు.
మీరు Excelలోనే కొనసాగితే, ఇంకో షీట్ జోడించండి: ప్రతి కోట్‌కు ఒక వరుస ఉండే ఒక కోట్ రిజిస్టర్, అందులో కోట్ నంబర్, తేదీ, బయ్యర్, ఫోన్, మొత్తం, చెల్లుబాటు తేదీ మరియు స్టేటస్. ప్రతి ఉదయం దాన్ని చెల్లుబాటు తేదీ ప్రకారం సార్ట్ చేసి, ఈ వారం ఎక్స్పైర్ అయ్యే కోట్ ఉన్నవారికి కాల్ చేయండి. దీనికి రోజుకు రెండు నిమిషాలు పడుతుంది, మరియు చాలా కోట్లకు ఎప్పుడూ దొరకని ఫాలో-అప్ ఇదే.
మీరు నమోదు చేయగలిగే దానికంటే వేగంగా ఎంక్వైరీలు వస్తున్నప్పుడు, కోట్ ఖాళీ షీట్లో కాకుండా ఎంక్వైరీ వచ్చే చోటే మొదలవ్వాలి. మీ సొంత వెబ్‌సైట్ నుండి వచ్చే ఎంక్వైరీల కోసం Leads చేసే పని అదే. దాని Premium ప్లాన్‌లో, ప్రతి సబ్మిషన్ మొబైల్ మరియు ఈమెయిల్‌తో వెరిఫై అవుతుంది, అలర్ట్ కొన్ని సెకన్లలో WhatsApp, SMS, ఈమెయిల్ మరియు యాప్‌లో మీకు చేరుతుంది, మరియు అదే ప్లాన్‌లో తక్షణ కోటేషన్ PDF జెనరేషన్ కూడా ఉంది. బయ్యర్ ఇంకా సరఫరాదారులను పోల్చుకుంటున్నప్పుడే, నిజమైన, సంప్రదించగల వ్యక్తికి మీరు కోట్ ఇస్తారు. ఫ్రీ ప్లాన్ కూడా మీ లీడ్‌లను Excelకు ఎక్స్‌పోర్ట్ చేస్తుంది, కాబట్టి స్ప్రెడ్‌షీట్ మీ రికార్డ్‌గా కొనసాగవచ్చు. ఎంక్వైరీ అలర్ట్‌లను మీ ఫోన్‌కు తెప్పించుకోవడం గురించి మరింత తెలుసుకోవడానికి, వెబ్‌సైట్ కాంటాక్ట్ ఫారమ్‌ల కోసం WhatsApp నోటిఫికేషన్‌లు చూడండి. మీరు ఇంటీరియర్ లేదా ఫిట్-అవుట్ పనికి BOQ నుండి కోట్ ఇస్తే, ఆ వ్యాపారానికి కావలసిన అదనపు ఫీల్డ్‌లను ఇంటీరియర్-వర్క్ కోటేషన్ ఫార్మాట్ వివరిస్తుంది.
సంక్షిప్త వెర్షన్
కోట్ లేఅవుట్‌ను ఒకసారి అమర్చండి: హెడర్ మరియు GSTIN, కోట్ నంబర్, తేదీ మరియు చెల్లుబాటు, బయ్యర్ GSTIN మరియు సరఫరా స్థలం, HSN/SAC, పరిమాణం, రేటు, డిస్కౌంట్ మరియు లైన్-వారీ GSTతో ఒక ఐటమ్ టేబుల్, తర్వాత టోటల్‌లు, అక్షరాలలో మొత్తం మరియు నిబంధనలు. లెక్కలను ఫార్ములాలలో పెట్టండి. పన్నుకు ముందే డిస్కౌంట్ తీసివేయండి, GSTను ప్రతి లైన్‌లో విడిగా ఉంచండి, మరియు CGST + SGST లేదా IGST ఎంచుకోవడానికి రెండు స్టేట్ కోడ్‌లపై ఒకే ఒక IF వాడండి. తేదీని Ctrl+;తో నమోదు చేయండి, ఫార్ములా సెల్లను ప్రొటెక్ట్ చేయండి, ఫైల్ను టెంప్లేట్గా సేవ్ చేయండి, మరియు PDFలు పంపండి. తర్వాత ఒక కోట్ రిజిస్టర్ ఉంచుకోండి, ఎందుకంటే చెల్లుబాటు తేదీకి ముందు చేసే ఫాలో-అప్ Excel మీ కోసం ఎప్పటికీ చేయని భాగం.