2026-ൽ quotation ഫോർമാറ്റ്: എന്ത് ഉൾപ്പെടുത്തണം, ഒരു സൗജന്യ സാമ്പിൾ, വേഗത്തിൽ എങ്ങനെ ഉണ്ടാക്കാം

ഒരു quotation എന്നത് ഒരു കസ്റ്റമർ വാങ്ങുന്നതിനു മുമ്പ് നിങ്ങൾ അവർക്ക് അയക്കുന്ന ഒരു എഴുതപ്പെട്ട വില ഓഫർ ആണ്. ഇന്ത്യയിൽ, ഒരു പൂർണമായ quotation-ന് ആറ് ഭാഗങ്ങളുണ്ട്: GSTIN സഹിതം നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് ഹെഡർ, ഒരു യുണീക് ക്വോട്ട് നമ്പറും തീയതിയും, ബയറുടെ വിവരങ്ങൾ, ഐറ്റമൈസ്ഡ് ലൈനുകൾ (വിവരണം, HSN/SAC കോഡ്, അളവ്, നിരക്ക്, തുക), പ്രത്യേകമായി കാണിക്കുന്ന ടാക്സ് (CGST + SGST, അല്ലെങ്കിൽ IGST), പിന്നെ കൊമേഴ്സ്യൽ നിബന്ധനകൾ — വാലിഡിറ്റി, പേയ്മെന്റ്, ഡെലിവറി — ഒരു സൈൻ-ഓഫ് സഹിതം. ആ ആറെണ്ണം ശരിയാക്കിയാൽ ഈ ഡോക്യുമെന്റ് ഒരു വില പ്രസ്താവിക്കുന്നതിനെക്കാൾ കൂടുതൽ ചെയ്യുന്നു: നിങ്ങൾ വ്യവസ്ഥാപിതമാണെന്ന് ഇത് ബയറോട് പറയുന്നു, നിങ്ങളെ താരതമ്യം ചെയ്യാൻ എളുപ്പമാക്കുന്നു, കാലഹരണപ്പെടുന്നതിനു മുമ്പ് ഫോളോ-അപ്പ് ചെയ്യാൻ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു കാരണം നൽകുന്നു.

നിങ്ങൾ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുന്ന മിക്ക “quotation format in Word”, “quotation format in Excel” ടെംപ്ലേറ്റുകളും സ്റ്റേഷനറി ശരിയാക്കുന്നു — മുകളിൽ ലോഗോ, താഴെ ഒരു ടോട്ടൽ — എന്നാൽ യഥാർത്ഥത്തിൽ ഡീൽ നേടിത്തരുന്ന നാല് ഫീൽഡുകൾ ഒഴിവാക്കുന്നു. ഇത് ഒരു പൊതു SMB-യ്ക്കുള്ള പ്രവർത്തന ഫോർമാറ്റാണ്, നിങ്ങൾക്ക് പകർത്താവുന്ന ഒരു സാമ്പിൾ, പിന്നെ വേഗത്തിൽ ഒന്ന് എങ്ങനെ അയക്കാം എന്നതും.

ഒരു quotation എന്താണ് — proforma invoice-ൽ നിന്ന് അത് എങ്ങനെ വ്യത്യാസപ്പെടുന്നു

ഒരു quotation എന്നത് പ്രൊപ്പോസൽ ഘട്ടത്തിലെ ഒരു എസ്റ്റിമേറ്റ് ആണ്. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു എൻക്വയറി ലഭിച്ചു, ജോലിക്ക് എത്ര ചെലവാകും, ഏത് നിബന്ധനകളിൽ, ആ വില എത്ര കാലം നിലനിൽക്കും എന്ന് നിങ്ങൾ ബയറോട് പറയുകയാണ്. ഇത് നിയമപരമായി ബാധ്യതയുള്ളതല്ല, ഇത് ഒരു ടാക്സ് ഡോക്യുമെന്റും അല്ല — തീരുമാനിക്കുന്നതിനു മുമ്പ് ബയർ മറ്റ് സപ്ലയർമാർക്കെതിരെ തൂക്കിനോക്കുന്ന ഓഫർ ആണ് ഇത്.

അതുകൊണ്ടാണ് ഇത് ഒരു proforma invoice-മായി കൂടിക്കുഴഞ്ഞുപോകുന്നത്, ആ വ്യത്യാസം പ്രധാനമാണ്:

• ഒരു quotation പുറത്തുപോകുന്നത് ബയർ ഇപ്പോഴും തീരുമാനിക്കുന്ന സമയത്താണ്. വ്യക്തവും താരതമ്യപ്പെടുത്താവുന്നതും ആയിരിക്കുക എന്നതാണ് അതിന്റെ ജോലി.
• ഒരു proforma invoice പുറത്തുപോകുന്നത് അവർ അംഗീകരിച്ചതിനു ശേഷമാണ് — ഇത് സമ്മതിച്ച വിലയും നിബന്ധനകളും വീണ്ടും പ്രസ്താവിക്കുന്നു, ഒരു അഡ്വാൻസ് ആവശ്യപ്പെടാൻ, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ബാങ്ക്, വായ്പ നൽകുന്നയാൾ അല്ലെങ്കിൽ കസ്റ്റംസ് ഓഫീസിന് കൈമാറാൻ നിങ്ങൾ ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു.
• tax invoice മൂന്നിൽ GST പിന്തുണയ്ക്കുന്ന ഒരേയൊരു രേഖയാണ്: നിങ്ങൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ ചരക്ക് അല്ലെങ്കിൽ സേവനം വിതരണം ചെയ്യുമ്പോൾ ഇത് ഇഷ്യൂ ചെയ്യുന്നു, ബയർക്ക് ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റ് (ITC) ക്ലെയിം ചെയ്യാൻ അനുവദിക്കുന്നത് ഇതാണ്. ഒരു quotation-ഉം ഒരു proforma invoice-ഉം ഇവ രണ്ടും ചെയ്യുന്നില്ല.

ഒരു ഇന്ത്യൻ SMB-യ്ക്കുള്ള വൃത്തിയുള്ള ക്രമം ഇതാണ്: എൻക്വയറി → quotation → ബയർ അംഗീകരിക്കുന്നു → proforma invoice (അഡ്വാൻസ് വാങ്ങാൻ) → ഡെലിവർ ചെയ്യുന്നു → tax invoice (അന്തിമ പേയ്മെന്റ്). ഈ റോളുകൾ വ്യക്തമായി സൂക്ഷിക്കുക, അപ്പോൾ ബയർ ഒരു ബില്ലായി തെറ്റിദ്ധരിക്കുന്ന ഒരു “ക്വോട്ട്”, അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടന്റ് GST റിട്ടേണിൽ ഫയൽ ചെയ്യാൻ ശ്രമിക്കുന്ന ഒരു proforma invoice നിങ്ങൾ ഒരിക്കലും അയക്കില്ല.

ഒരു quotation-ന്റെ ശരീരഘടന: ഓരോ ഫീൽഡും, വിശദീകരിച്ചത്

മുകളിൽ നിന്ന് താഴേക്ക് വായിച്ചാൽ, ഒരു പൂർണമായ quotation-ന് ഈ ഫീൽഡുകളുണ്ട്. മുകളിലുള്ള ഹീറോ ചിത്രം ഒരു സാമ്പിളിൽ അതേ ലേഔട്ട് ലേബൽ ചെയ്യുന്നു.

• ബിസിനസ് ഹെഡർ. നിങ്ങളുടെ പേര്, വിലാസം, ഫോൺ, ഇമെയിൽ, GSTIN. ഇത് നിങ്ങളുടെ ഐഡന്റിറ്റിയും ബയറുടെ ആദ്യ വിശ്വാസ സൂചനയുമാണ്.
• “Quotation” എന്ന വാക്ക്, ഒരു യുണീക് ക്വോട്ട് നമ്പർ, തീയതി. ഈ നമ്പർ (ഉദാ. SE/Q/2026-087) അലങ്കാരമല്ല — നിങ്ങളും ബയറും ഈ കൃത്യമായ ഓഫറിലേക്ക് വീണ്ടും റഫർ ചെയ്യുന്നതും നിങ്ങളുടെ പൈപ്പ്‌ലൈൻ ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നതും ഇതുവഴിയാണ്.
• വാലിഡിറ്റി. ഏത് തീയതിക്ക് ശേഷം വിലകൾ ഇനി നിലനിൽക്കില്ല എന്ന ഒരു തീയതി — സാധാരണയായി 7–30 ദിവസം.
• ബയർ വിവരങ്ങൾ. പേര്, കമ്പനി, വിലാസം, ഉണ്ടെങ്കിൽ അവരുടെ GSTIN (പിന്നീട് ഒരു B2B tax invoice-ന് ആവശ്യമാണ്).
• ഒറ്റ വരിയുള്ള സബ്ജക്റ്റ്. ക്വോട്ട് എന്തിനുവേണ്ടിയാണ്, അങ്ങനെ നമ്പറുകൾ വായിക്കുന്നതിനു മുമ്പ് ആർക്കും ജോലി മനസ്സിലാക്കാം.
• ഐറ്റമൈസ്ഡ് ലൈനുകൾ. ഓരോ വരിയിലും ഇവയുള്ള ഒരു പട്ടിക: വിവരണം · HSN/SAC കോഡ് · അളവ് · നിരക്ക് · തുക (തുക = അളവ് × നിരക്ക്). HSN കോഡുകൾ ചരക്കുകളെ വർഗ്ഗീകരിക്കുന്നു; SAC കോഡുകൾ സേവനങ്ങളെ വർഗ്ഗീകരിക്കുന്നു. ഐറ്റമൈസ് ചെയ്യുക — ഒരിക്കലും ഒറ്റ ലംപ് സം ക്വോട്ട് ചെയ്യരുത്.
• സബ്ടോട്ടൽ, ടാക്സ്, ടോട്ടൽ. ലൈനുകൾ കൂട്ടുക, പിന്നെ GST അതിന്റെ സ്വന്തം വരിയായി കാണിക്കുക — നിങ്ങളുടെ സംസ്ഥാനത്തിനുള്ളിലെ വിൽപ്പനയ്ക്ക് CGST + SGST, ഇന്റർ-സ്റ്റേറ്റ് വിൽപ്പനയ്ക്ക് IGST — പിന്നെ ഒരു ഗ്രാൻഡ് ടോട്ടൽ. പ്രത്യേകമായി കാണിക്കുന്ന ടാക്സ് ബയർക്ക് ഒരേപോലെ താരതമ്യം ചെയ്യാൻ അനുവദിക്കുന്നു.
• നിബന്ധനകളും വ്യവസ്ഥകളും. പേയ്മെന്റ് നിബന്ധനകൾ, ഡെലിവറി ടൈംലൈൻ, ഒഴിവാക്കലുകൾ (വില കവർ ചെയ്യാത്തത്), വാറന്റി.
• സൈൻ-ഓഫ്. “For [Your Business] — Authorised Signatory,” പിന്നെ ബയർക്കുള്ള ഒരു അംഗീകാര വരി. E.&O.E. (errors and omissions excepted) ആണ് പതിവ് ഫൂട്ടർ.

വ്യത്യസ്ത ട്രേഡുകൾ ഇത് ക്രമീകരിക്കുന്നു. നിങ്ങൾ ഇന്റീരിയർ അല്ലെങ്കിൽ ഫിറ്റ്-ഔട്ട് ജോലി ചെയ്യുന്നുവെങ്കിൽ, ഇന്റീരിയർ-വർക്ക് quotation ഫോർമാറ്റ് ഉപയോഗിക്കുക, അത് ഒരു BOQ-ൽ നിന്ന് ലൈനുകൾ നിർമ്മിക്കുകയും വ്യക്തമായ ഒഴിവാക്കലുകളും ഘട്ടം-തിരിച്ചുള്ള പേയ്മെന്റ് ഷെഡ്യൂളും ചേർക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഈ ഗൈഡ് ഏത് ഉൽപ്പന്ന-അല്ലെങ്കിൽ-സേവന SMB-യ്ക്കും വേണ്ടിയുള്ള പൊതു-ആവശ്യ പതിപ്പാണ് — ഒരു പ്രിന്റർ, ഒരു ഇലക്ട്രിക്കൽ കോൺട്രാക്ടർ, ഒരു AC ഡീലർ, ഒരു ഫാബ്രിക്കേറ്റർ, ഒരു ഏജൻസി.

നിങ്ങൾക്ക് പകർത്താവുന്ന ഒരു വർക്ക്ഡ് സാമ്പിൾ

ഒരു പൊതു സപ്ലൈ-ആൻഡ്-ഇൻസ്റ്റാൾ ജോലിക്കുള്ള ഒരു പൂർണമായ quotation ഇതാ. കണക്ക് ഒത്തുനോക്കുന്നു — ഓരോ തുകയും അളവ് × നിരക്ക് ആണ്, ടോട്ടലിൽ പ്രത്യേകമായി കാണിക്കുന്ന GST ഉൾപ്പെടുന്നു.

Sundar Enterprises · Signage & Print · Chennai GSTIN 33ABCDE1234F1Z5 · +91 98xxx xxxxx

QUOTATION — നം. SE/Q/2026-087 · തീയതി: 22 Jul 2026 · സാധുത: 06 Aug 2026 വരെ സ്വീകർത്താവ്: Anand Retail Pvt Ltd, T. Nagar, Chennai വിഷയം: സ്റ്റോർഫ്രണ്ട് ബ്രാൻഡിംഗ് — സപ്ലൈ & ഇൻസ്റ്റാളേഷൻ

#	ഐറ്റം	HSN/SAC	അളവ്	നിരക്ക് (₹)	തുക (₹)
1	LED അക്രിലിക് സൈൻബോർഡ്	9405	1	24,000	24,000
2	വിനൈൽ വാൾ ഗ്രാഫിക്സ്	4911	45	180	8,100
3	ബ്രോഷർ പ്രിന്റിംഗ് (A4)	4901	500	32	16,000
4	ഇൻസ്റ്റാളേഷൻ & ലേബർ	9987	1	6,900	6,900
				സബ്ടോട്ടൽ	55,000
				CGST @ 9%	4,950
				SGST @ 9%	4,950
				ഗ്രാൻഡ് ടോട്ടൽ	64,900

നിബന്ധനകൾ: 50% അഡ്വാൻസ്, ഡിസ്പാച്ചിനു മുമ്പ് ബാലൻസ് · PO മുതൽ 7 പ്രവൃത്തി ദിവസങ്ങളിൽ ഡെലിവറി · സൈൻബോർഡിന് 1-വർഷ വാറന്റി · വിലകൾ മുകളിൽ പറഞ്ഞ പ്രകാരം, E.&O.E. For Sundar Enterprises — Authorised Signatory

അതാണ് മുഴുവൻ ഡോക്യുമെന്റും. ഇത് ചെയ്യാത്തത് എന്താണെന്ന് ശ്രദ്ധിക്കുക: ഇത് നിരക്കുകൾക്കുള്ളിൽ ടാക്സ് ഒളിപ്പിക്കുന്നില്ല, ഇത് വാലിഡിറ്റി അവസാനമില്ലാതെ വിടുന്നില്ല, പിന്നെ ബയർക്ക് വിലപേശി കുറയ്ക്കാൻ മാത്രം കഴിയുന്ന ഒറ്റ ലംപ് ആയി “storefront branding — ₹64,900” എന്ന് ഇത് ക്വോട്ട് ചെയ്യുന്നില്ല.

ഒരു ക്വോട്ട് കൺവേർട്ട് ചെയ്യിക്കുന്ന നാല് ഫീൽഡുകൾ

ഓരോ ഫീൽഡും അതിന്റെ സ്ഥാനം അർഹിക്കുന്നു, എന്നാൽ അവയിൽ നാലെണ്ണം കൊമേഴ്സ്യൽ ജോലി ചെയ്യുന്നു — മിക്ക ടെംപ്ലേറ്റുകളും ശൂന്യമായി വിടുന്ന നാലെണ്ണം ഇവയാണ്.

1. ഒരു വാലിഡിറ്റി തീയതി. നിരക്കുകൾ മാറുന്നു — ഒരു സൈൻബോർഡ്, ഒരു പ്രിന്റ് റൺ, ഒരു സ്റ്റീൽ ഐറ്റം എല്ലാം അടുത്ത മാസം കൂടുതൽ ചെലവാകാം. ഒരു എക്സ്പയറി (7–30 ദിവസം) പ്രസ്താവിക്കുന്നത് രണ്ട് കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യുന്നു: ഇത് നിങ്ങളുടെ മാർജിൻ സംരക്ഷിക്കുന്നു, ഇത് അടിയന്തിരത സൃഷ്ടിക്കുന്നു. ഇത് നിയമപരമായും വൃത്തിയുള്ളതാണ് — ഇന്ത്യൻ കോൺട്രാക്റ്റ് ആക്റ്റ് പ്രകാരം, ഒരു ഓഫർ അതിന്റെ പ്രസ്താവിച്ച കാലാവധി അവസാനിക്കുമ്പോൾ ലാപ്സ് ആകുന്നു, അതിനാൽ ഒരു ശൂന്യമായ വാലിഡിറ്റി, മൂന്ന് മാസങ്ങൾക്ക് ശേഷം നിങ്ങളുടെ പഴയ വിലയിൽ അംഗീകരിക്കുന്ന ബയർക്കായി കാത്തിരിക്കുന്ന ഒരു തർക്കമാണ്.
2. ഒരു യുണീക് ക്വോട്ട് നമ്പർ. അതില്ലാതെ ഒരു ഫോളോ-അപ്പ് കോളിൽ നിങ്ങൾക്ക് “ക്വോട്ട് SE/Q/2026-087 സംബന്ധിച്ച്” എന്ന് പറയാൻ കഴിയില്ല, ബയർ തിരിച്ചുവരുമ്പോൾ നിങ്ങൾക്ക് ക്വോട്ട് കണ്ടെത്താൻ കഴിയില്ല, ഈ മാസം നിങ്ങൾ എത്ര ക്വോട്ടുകൾ അയച്ചു എത്രയെണ്ണം ക്ലോസ് ആയി എന്ന് കാണാൻ ഒരു വഴിയുമില്ല. സീക്വൻഷ്യൽ നമ്പറിംഗ് ആണ് ഒരു സെയിൽസ് പൈപ്പ്‌ലൈനിന്റെ നട്ടെല്ല്.
3. കാണിക്കുകയും വിഭജിക്കുകയും ചെയ്ത GST. മൂന്ന് ക്വോട്ടുകൾ താരതമ്യം ചെയ്യുന്ന ഒരു ബയർ വിശ്വസിക്കുന്നത്, നിരക്കിൽ ചുട്ടെടുത്ത ഒരു നിഗൂഢതയല്ല, ടാക്സ് ഒരു ദൃശ്യമായ വരിയായുള്ള ക്വോട്ടിനെയാണ്. CGST + SGST (ഒരേ സംസ്ഥാനം) അല്ലെങ്കിൽ IGST (ഇന്റർ-സ്റ്റേറ്റ്) പ്രത്യേകമായി കാണിക്കുക, ലൈനുകളിൽ HSN/SAC കോഡുകൾ സഹിതം. ഇത് കഴിവായി വായിക്കപ്പെടുന്നു, ഒടുവിലുള്ള tax invoice നിസ്സാരമാക്കുന്നു.
4. വ്യക്തമായ നിബന്ധനകൾ — പിന്നെ ഫോളോ-അപ്പ് ചെയ്യാൻ ഒരു പ്ലാൻ. പേയ്മെന്റ് വിഭജനം, ഡെലിവറി ടൈംലൈൻ, എന്തൊക്കെ ഉൾപ്പെടുന്നു ഒഴിവാക്കുന്നു, വാറന്റി. ഇവിടത്തെ അവ്യക്തതയാണ് ഡീലുകൾ സ്തംഭിക്കുന്നതും തർക്കങ്ങൾ തുടങ്ങുന്നതും. പിന്നെ ക്വോട്ട് തന്നെയാണ് നിങ്ങളുടെ ഫോളോ-അപ്പ് ഹുക്ക്: ഒരു വാലിഡിറ്റി തീയതി തിരികെ വിളിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു നിയമാനുസൃത കാരണം നൽകുന്നു — “നിങ്ങളുടെ ക്വോട്ട് വെള്ളിയാഴ്ച കാലഹരണപ്പെടും, ഞാൻ നിരക്ക് പിടിച്ചുവയ്ക്കട്ടെ?”

ക്വോട്ടുകൾ സ്തംഭിപ്പിക്കുന്ന സാധാരണ തെറ്റുകൾ

• ലംപ്-സം പ്രൈസിങ്. “കംപ്ലീറ്റ് ബ്രാൻഡിംഗ്: ₹64,900” ഒരു മറുപടി മാത്രം ക്ഷണിക്കുന്നു: “60 ആക്കൂ.” ഐറ്റമൈസ്ഡ് ലൈനുകൾ സംഭാഷണത്തെ, നിങ്ങൾക്ക് ഡിസ്കൗണ്ട് മാത്രം നൽകാവുന്ന ഒറ്റ നമ്പറിലേക്കല്ല, മറിച്ച് നിങ്ങൾക്ക് വിലപേശാവുന്ന സ്കോപ്പിലേക്ക് നീക്കുന്നു.
• വാലിഡിറ്റി ഇല്ല. മെറ്റീരിയൽ നിരക്കുകൾ മാറിയ ശേഷം ബയർ തിരിച്ചുവന്ന് നിങ്ങളെ ഒരു പഴകിയ വിലയിൽ പിടിച്ചുനിർത്തുന്നു — അല്ലെങ്കിൽ ക്വോട്ട് ഒരിക്കലും ക്ലോസ് ചെയ്യാൻ ഒരു കാരണവുമില്ലാതെ ഒഴുകിനടക്കുന്നു.
• ക്വോട്ട് നമ്പറുകൾ ഇല്ലാത്തതോ പൊരുത്തമില്ലാത്തതോ. റഫർ ചെയ്യാൻ കഴിയാത്തത് നിങ്ങൾക്ക് ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല. ഒരേ നമ്പറുള്ള രണ്ട് ക്വോട്ടുകൾ, അല്ലെങ്കിൽ ഒന്നുമില്ല, അപ്പോൾ നിങ്ങളുടെ പൈപ്പ്‌ലൈൻ അദൃശ്യമാണ്.
• നിരക്കിൽ കുഴിച്ചിട്ട ടാക്സ്. നിങ്ങളുടെ വില ഒരു എതിരാളിയുടേതിൽ നിന്ന് ബയർക്ക് വേർതിരിച്ചറിയാൻ കഴിയില്ല, പിന്നീട് നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്സ് ക്വോട്ടുമായി പൊരുത്തപ്പെടില്ല.
• നിബന്ധനകളോ ഒഴിവാക്കലുകളോ ഇല്ല. ഇൻസ്റ്റാളേഷൻ ഉൾപ്പെട്ടിരുന്നു എന്ന് ബയർ കരുതി; ഇല്ലായിരുന്നു എന്ന് നിങ്ങൾ കരുതി. ഒന്നും എഴുതിവയ്ക്കാത്തയാൾ പണം കൊടുക്കുന്നു.
• അയച്ചിട്ട് മറക്കുക. മിക്ക ക്വോട്ടുകളും ഒരു “വേണ്ട” കൊണ്ട് മരിക്കുന്നില്ല — അവ നിശ്ശബ്ദത കൊണ്ട് മരിക്കുന്നു. ഉടമയില്ലാത്ത, വാലിഡിറ്റി തീയതിക്ക് മുമ്പ് ഫോളോ-അപ്പ് ഇല്ലാത്ത ഒരു ക്വോട്ട്, നിങ്ങൾ ജനറേറ്റ് ചെയ്യാൻ പണം കൊടുത്ത് പിന്നെ കാലഹരണപ്പെടാൻ വിട്ട ഒരു ലീഡ് ആണ്.

Word-ൽ ക്വോട്ടുകൾ ഉണ്ടാക്കുന്നത് നിർത്തുക — അവ ജനറേറ്റ് ചെയ്ത് ട്രാക്ക് ചെയ്യുക

നിങ്ങളുടെ ആദ്യത്തെ കുറച്ച് ക്വോട്ടുകൾക്ക് ഒരു Word അല്ലെങ്കിൽ Excel ടെംപ്ലേറ്റ് കുഴപ്പമില്ല. ആഴ്ചയിൽ ഒരു പിടി ക്വോട്ടുകളിൽ കൂടുതൽ അയക്കാൻ തുടങ്ങുന്ന നിമിഷം ഇത് സ്കെയിൽ ചെയ്യാതാകുന്നു, കാരണം ഒരു ഫ്ലാറ്റ് ഫയൽ യഥാർത്ഥത്തിൽ പ്രധാനമായ കാര്യങ്ങളൊന്നും ചെയ്യുന്നില്ല: ഇത് നിങ്ങൾക്കുവേണ്ടി ക്വോട്ടുകൾക്ക് നമ്പർ നൽകില്ല, നിങ്ങൾക്ക് സെർച്ച് ചെയ്യാവുന്ന എവിടെയും അവ സ്റ്റോർ ചെയ്യില്ല, ഒരു പുതിയ ഫോർമുല ഇല്ലാതെ GST കണക്കാക്കില്ല, പിന്നെ — ഏറ്റവും ചെലവേറിയത് — ഇതിന് എൻക്വയറിയുടെ ഓർമ്മയില്ല, അതിനാൽ ക്വോട്ട് കാലഹരണപ്പെടുന്നതിനു മുമ്പ് ഫോളോ-അപ്പ് ചെയ്യാൻ ഒന്നും നിങ്ങളെ ഓർമ്മിപ്പിക്കുന്നില്ല.

ഒരു quotation maker മെക്കാനിക്സ് ശരിയാക്കുന്നു: നിങ്ങളുടെ ഹെഡറും GSTIN-ഉം ഒരിക്കൽ നൽകുക, ബയറെ ചേർക്കുക, ലൈനുകൾ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക, ഇത് ക്വോട്ടിന് സ്വയമേവ നമ്പർ നൽകുന്നു, ടാക്സ് കണക്കാക്കുന്നു, ഒരു മിനിറ്റിൽ WhatsApp-ലോ ഇമെയിലിലോ നിങ്ങൾ അയക്കുന്ന ഒരു തീയതിയുള്ള PDF ഉണ്ടാക്കുന്നു. എന്നാൽ മെക്കാനിക്സ് എളുപ്പമുള്ള പകുതിയാണ്. റവന്യൂ വളർത്തുന്ന പകുതി എൻക്വയറി സ്വന്തമാക്കുന്നതാണ് — ആരാണ് ചോദിച്ചതെന്ന് അറിയുക, അവരെ ബന്ധപ്പെടാൻ കഴിയുക, ക്വോട്ട് ഇപ്പോഴും ജീവനോടെയുള്ളപ്പോൾ ഫോളോ-അപ്പ് ചെയ്യുക.

അവിടെയാണ് Leads ഇരിക്കുന്നത്. ഇത് മൊബൈൽ-OTP-ഉം WhatsApp വെരിഫിക്കേഷനും സഹിതം എൻക്വയറി ക്യാപ്ചർ ചെയ്യുന്നു, അങ്ങനെ നിങ്ങൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ ബന്ധപ്പെടാൻ കഴിയുന്ന ഒരു കോൺടാക്റ്റ് സ്വന്തമാക്കുന്നു — ഒരു വ്യാജ നമ്പർ അല്ല — പിന്നെ അതിന്റെ ബിൽറ്റ്-ഇൻ ക്വോട്ട് ജനറേറ്റർ ആ എൻക്വയറിയെ, നിങ്ങൾക്ക് അയച്ച് പിന്നെ അംഗീകാരം വരെ ട്രാക്ക് ചെയ്യാവുന്ന ഒരു നമ്പറുള്ള, തീയതിയുള്ള, GST-റെഡി quotation ആക്കി മാറ്റുന്നു. ഓരോ ക്വോട്ടും സ്റ്റോർ ചെയ്യപ്പെടുന്നു, ഓരോ എൻക്വയറിക്കും ഒരു ഉടമയുണ്ട്, വാലിഡിറ്റി തീയതി ഒരു നിശ്ശബ്ദ കാലഹരണത്തിനു പകരം ഒരു ഫോളോ-അപ്പ് ട്രിഗർ ആയി മാറുന്നു. ഈ പേജിൽ നിന്ന് അഞ്ച് മിനിറ്റിൽ പകർത്താവുന്ന ഭാഗമാണ് ടെംപ്ലേറ്റ്; എൻക്വയറി ക്യാപ്ചർ ചെയ്യുന്നതും ക്വോട്ട് കാലഹരണപ്പെടുന്നതിനു മുമ്പ് അതിന്റെ പിന്നാലെ പോകുന്നതും ആണ്, ഈ ഫോർമാറ്റ് എപ്പോഴെങ്കിലും റവന്യൂ ആയി മാറുമോ എന്ന് തീരുമാനിക്കുന്ന ഭാഗം.

ചുരുക്കപ്പതിപ്പ്

ഒരു quotation എന്നത് ആറ് ഭാഗങ്ങളുള്ള ഒരു എഴുതപ്പെട്ട വില ഓഫർ ആണ്: ഹെഡർ + GSTIN, ഒരു യുണീക് ക്വോട്ട് നമ്പറും തീയതിയും, ബയർ വിവരങ്ങൾ, HSN/SAC-ഉം GST-ഉം സഹിതം ഐറ്റമൈസ്ഡ് ലൈനുകൾ, സബ്ടോട്ടൽ-ടാക്സ്-ടോട്ടൽ, പിന്നെ ഒരു സൈൻ-ഓഫ് സഹിതം നിബന്ധനകൾ. ഒരു ലംപ് സം ക്വോട്ട് ചെയ്യുന്നതിനു പകരം ഐറ്റമൈസ് ചെയ്യുക, ടാക്സ് അതിന്റെ സ്വന്തം വരിയായി കാണിക്കുക, പിന്നെ — എല്ലാറ്റിനുമുപരി — ഓരോന്നിലും ഒരു വാലിഡിറ്റി തീയതിയും ഒരു ക്വോട്ട് നമ്പറും ഇടുക, അങ്ങനെ നിങ്ങൾ ഓഫർ ചെയ്ത വില കാലഹരണപ്പെടുന്നതിനു മുമ്പ് നിങ്ങൾക്ക് ഫോളോ-അപ്പ് ചെയ്യാം. സാമ്പിൾ പകർത്തുക, പിന്നെ Word-ൽ വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നതിനു പകരം ക്വോട്ടുകൾ ജനറേറ്റ് ചെയ്ത് ട്രാക്ക് ചെയ്യുക.