2026లో కోటేషన్ ఫార్మాట్: ఏమి చేర్చాలి, ఒక ఉచిత నమూనా, మరియు వేగంగా ఒకటి ఎలా తయారు చేయాలి
ఒక కోటేషన్కు హెడర్, కోట్ నంబర్, చెల్లుబాటు, GSTతో ఐటమైజ్డ్ లైన్లు, నిబంధనలు, మరియు సైన్-ఆఫ్ అవసరం. ఒక ఉచిత నమూనా మరియు వేగంగా ఒకటి ఎలా తయారు చేయాలో ఉన్నాయి.
కోటేషన్ అనేది కొనుగోలు చేయడానికి ముందు మీరు కస్టమర్కు పంపే వ్రాతపూర్వక ధర ఆఫర్. భారతదేశంలో, ఒక పూర్తి కోటేషన్కు ఆరు భాగాలు ఉంటాయి: GSTINతో మీ బిజినెస్ హెడర్, ఒక ప్రత్యేక కోట్ నంబర్ మరియు తేదీ, బయ్యర్ వివరాలు, ఐటమైజ్డ్ లైన్లు (వివరణ, HSN/SAC కోడ్, పరిమాణం, రేటు, మొత్తం), పన్ను విడిగా చూపించడం (CGST + SGST, లేదా IGST), మరియు వాణిజ్య నిబంధనలు — చెల్లుబాటు, చెల్లింపు, డెలివరీ — ఒక సైన్-ఆఫ్తో. ఆ ఆరింటిని సరిగ్గా చేస్తే పత్రం కేవలం ఒక ధరను చెప్పడం కంటే ఎక్కువ చేస్తుంది: అది మీరు వ్యవస్థీకృతంగా ఉన్నారని బయ్యర్కు చెబుతుంది, మిమ్మల్ని పోల్చడానికి సులభం చేస్తుంది, మరియు అది ఎక్స్పైర్ అవ్వక ముందు ఫాలో-అప్ చేయడానికి మీకు ఒక కారణం ఇస్తుంది.
మీరు డౌన్లోడ్ చేసే చాలా “quotation format in Word” మరియు “quotation format in Excel” టెంప్లేట్లు స్టేషనరీని సరిగ్గా చేస్తాయి — పైన లోగో, కింద ఒక టోటల్ — మరియు డీల్ను నిజంగా గెలిచే నాలుగు ఫీల్డ్లను దాటవేస్తాయి. ఇది ఒక సాధారణ SMB కోసం పని చేసే ఫార్మాట్, మీరు కాపీ చేయగల ఒక నమూనా, మరియు వేగంగా ఒకటి ఎలా పంపాలో.
కోటేషన్ అంటే ఏమిటి — మరియు అది ప్రొఫార్మా ఇన్వాయిస్ నుండి ఎలా భిన్నం
కోటేషన్ అనేది ప్రతిపాదన దశలో ఒక అంచనా. మీకు ఒక ఎంక్వైరీ వచ్చింది, మరియు పని ఎంత ఖర్చవుతుంది, ఏ నిబంధనలపై, ఆ ధర ఎంతకాలం నిలుస్తుందో మీరు బయ్యర్కు చెబుతున్నారు. ఇది చట్టబద్ధంగా కట్టుబడి ఉండదు మరియు ఇది ఒక పన్ను పత్రం కాదు — ఇది నిర్ణయించుకునే ముందు బయ్యర్ ఇతర సరఫరాదారులతో పోల్చి తూచే ఆఫర్.
అందుకే ఇది ప్రొఫార్మా ఇన్వాయిస్తో గందరగోళపడుతుంది, మరియు తేడా ముఖ్యం:
- కోటేషన్ బయ్యర్ ఇంకా నిర్ణయించుకుంటున్నప్పుడు బయటకు వెళుతుంది. దీని పని స్పష్టంగా మరియు పోల్చదగినంతగా ఉండటం.
- ప్రొఫార్మా ఇన్వాయిస్ వారు అంగీకరించిన తర్వాత బయటకు వెళుతుంది — ఇది అంగీకరించిన ధర మరియు నిబంధనలను తిరిగి పేర్కొంటుంది, మరియు మీరు దాన్ని ఒక అడ్వాన్స్ అభ్యర్థించడానికి, లేదా ఒక బ్యాంక్, రుణదాత లేదా కస్టమ్స్ ఆఫీసుకు అందించడానికి ఉపయోగిస్తారు.
- టాక్స్ ఇన్వాయిస్ మూడింటిలో GSTను సపోర్ట్ చేసే ఏకైకది: మీరు నిజంగా వస్తువులు లేదా సేవను సరఫరా చేసినప్పుడు ఇది జారీ చేయబడుతుంది, మరియు ఇదే బయ్యర్ను ఇన్పుట్ టాక్స్ క్రెడిట్ క్లెయిమ్ చేయనిస్తుంది. కోటేషన్ మరియు ప్రొఫార్మా ఇన్వాయిస్ ఏదీ చేయవు.
ఒక భారతీయ SMB కోసం క్లీన్ సీక్వెన్స్: ఎంక్వైరీ → కోటేషన్ → బయ్యర్ అంగీకరిస్తారు → ప్రొఫార్మా ఇన్వాయిస్ (అడ్వాన్స్ వసూలు చేయడానికి) → డెలివర్ → టాక్స్ ఇన్వాయిస్ (తుది చెల్లింపు). ఆ పాత్రలను స్పష్టంగా ఉంచుకుంటే, మీరు ఎప్పుడూ బయ్యర్ ఒక బిల్లుగా పొరపడే “కోట్”ను, లేదా మీ అకౌంటెంట్ GST రిటర్న్లలో ఫైల్ చేయడానికి ప్రయత్నించే ప్రొఫార్మా ఇన్వాయిస్ను పంపరు.
ఒక కోటేషన్ యొక్క నిర్మాణం: ప్రతి ఫీల్డ్, వ్యాఖ్యానంతో
పై నుండి కింది వరకు చదివితే, ఒక పూర్తి కోటేషన్కు ఈ ఫీల్డ్లు ఉంటాయి. పైన ఉన్న హీరో ఫిగర్ ఒక నమూనాపై అదే లేఅవుట్ను లేబుల్ చేస్తుంది.
- బిజినెస్ హెడర్. మీ పేరు, చిరునామా, ఫోన్, ఈమెయిల్ మరియు GSTIN. ఇది మీ గుర్తింపు మరియు బయ్యర్ యొక్క మొదటి ట్రస్ట్ సిగ్నల్.
- “Quotation” అనే పదం, ఒక ప్రత్యేక కోట్ నంబర్, మరియు తేదీ. నంబర్ (ఉదా.
SE/Q/2026-087) అలంకారం కాదు — ఇది మీరు మరియు బయ్యర్ ఈ ఖచ్చితమైన ఆఫర్ను తిరిగి సూచించే విధానం, మరియు మీరు మీ పైప్లైన్ను ట్రాక్ చేసే విధానం. - చెల్లుబాటు. ధరలు ఇక నిలవని తేదీ — సాధారణంగా 7–30 రోజులు.
- బయ్యర్ వివరాలు. పేరు, కంపెనీ, చిరునామా, మరియు వారికి ఉంటే వారి GSTIN (తర్వాత B2B టాక్స్ ఇన్వాయిస్ కోసం అవసరం).
- ఒక-లైన్ సబ్జెక్ట్. కోట్ దేని కోసం, తద్వారా నంబర్లను చదవడానికి ముందు ఎవరైనా పనిని గ్రహించగలరు.
- ఐటమైజ్డ్ లైన్లు. ప్రతి వరుసకు ఇలా ఉన్న ఒక టేబుల్: వివరణ · HSN/SAC కోడ్ · పరిమాణం · రేటు · మొత్తం (మొత్తం = qty × rate). HSN కోడ్లు వస్తువులను వర్గీకరిస్తాయి; SAC కోడ్లు సేవలను వర్గీకరిస్తాయి. ఐటమైజ్ చేయండి — ఎప్పుడూ ఒకే మొత్తం కోట్ చేయవద్దు.
- సబ్టోటల్, పన్ను, టోటల్. లైన్లను కూడండి, ఆపై GSTను దాని సొంత లైన్గా చూపించండి — మీ రాష్ట్రంలో అమ్మకానికి CGST + SGST, రాష్ట్రాంతర అమ్మకానికి IGST — మరియు ఒక గ్రాండ్ టోటల్. పన్ను విడిగా చూపడం బయ్యర్ను సమానంగా పోల్చుకోనిస్తుంది.
- నిబంధనలు మరియు షరతులు. చెల్లింపు నిబంధనలు, డెలివరీ టైమ్లైన్, మినహాయింపులు (ధర దేనిని కవర్ చేయదు), మరియు వారంటీ.
- సైన్-ఆఫ్. “For [మీ బిజినెస్] — అధీకృత సంతకధారి,” మరియు బయ్యర్ కోసం ఒక ఆమోద లైన్.
E.&O.E.(errors and omissions excepted) సాంప్రదాయ ఫుటర్.
వేర్వేరు వ్యాపారాలు దీన్ని సర్దుబాటు చేస్తాయి. మీరు ఇంటీరియర్ లేదా ఫిట్-అవుట్ పని చేస్తే, ఇంటీరియర్-పని కోటేషన్ ఫార్మాట్ ఉపయోగించండి, ఇది లైన్లను ఒక BOQ నుండి నిర్మించి స్పష్టమైన మినహాయింపులు మరియు దశల-వారీ చెల్లింపు షెడ్యూల్ను జోడిస్తుంది. ఈ గైడ్ ఏ ప్రొడక్ట్-లేదా-సర్వీస్ SMB కోసమైనా — ఒక ప్రింటర్, ఒక ఎలక్ట్రికల్ కాంట్రాక్టర్, ఒక AC డీలర్, ఒక ఫ్యాబ్రికేటర్, ఒక ఏజెన్సీ — సాధారణ-ప్రయోజన వెర్షన్.
మీరు కాపీ చేయగల ఒక వర్క్డ్ నమూనా
ఒక సాధారణ సరఫరా-మరియు-ఇన్స్టాల్ పని కోసం ఇక్కడ ఒక పూర్తి కోటేషన్. అంకగణితం సరిపోతుంది — ప్రతి మొత్తం qty × rate, మరియు టోటల్ GSTను విడిగా చూపిస్తూ మోస్తుంది.
Sundar Enterprises · Signage & Print · Chennai GSTIN 33ABCDE1234F1Z5 · +91 98xxx xxxxx
QUOTATION — No. SE/Q/2026-087 · Date: 22 Jul 2026 · Valid till: 06 Aug 2026 To: Anand Retail Pvt Ltd, T. Nagar, Chennai For: Storefront branding — supply & installation
# Item HSN/SAC Qty Rate (₹) Amount (₹) 1 LED acrylic signboard 9405 1 24,000 24,000 2 Vinyl wall graphics 4911 45 180 8,100 3 Brochure printing (A4) 4901 500 32 16,000 4 Installation & labour 9987 1 6,900 6,900 Subtotal 55,000 CGST @ 9% 4,950 SGST @ 9% 4,950 Grand total 64,900 Terms: 50% advance, balance before dispatch · Delivery 7 working days from PO · 1-year warranty on signboard · Prices as above, E.&O.E. For Sundar Enterprises — Authorised Signatory
అదే మొత్తం పత్రం. అది చేయనిది గమనించండి: అది రేట్లలో పన్నును దాచదు, అది చెల్లుబాటును ఓపెన్-ఎండెడ్గా వదలదు, మరియు అది బయ్యర్ కేవలం తగ్గించగల ఒకే మొత్తంగా “storefront branding — ₹64,900” అని కోట్ చేయదు.
కోట్ను మార్చే నాలుగు ఫీల్డ్లు
ప్రతి ఫీల్డ్ దాని స్థానాన్ని సంపాదిస్తుంది, కానీ వాటిలో నాలుగు వాణిజ్య పని చేస్తాయి — మరియు చాలా టెంప్లేట్లు ఖాళీగా వదిలేసేవి అవే నాలుగు.
- ఒక చెల్లుబాటు తేదీ. రేట్లు కదులుతాయి — ఒక సైన్బోర్డ్, ఒక ప్రింట్ రన్, ఒక స్టీల్ ఐటమ్ అన్నీ వచ్చే నెల ఎక్కువ ఖర్చవ్వవచ్చు. ఒక ఎక్స్పైరీ (7–30 రోజులు) పేర్కొనడం రెండు పనులు చేస్తుంది: అది మీ మార్జిన్ను రక్షిస్తుంది, మరియు అది అత్యవసరతను సృష్టిస్తుంది. ఇది చట్టబద్ధంగా కూడా క్లీన్ — భారతీయ కాంట్రాక్ట్ చట్టం ప్రకారం, ఒక ఆఫర్ దాని పేర్కొన్న వ్యవధి ముగిసినప్పుడు రద్దవుతుంది, కాబట్టి ఖాళీ చెల్లుబాటు మూడు నెలల తర్వాత మీ పాత ధరతో అంగీకరించే బయ్యర్ కోసం వేచి ఉన్న ఒక వివాదం.
- ఒక ప్రత్యేక కోట్ నంబర్. అది లేకుండా మీరు ఫాలో-అప్ కాల్లో “కోట్ SE/Q/2026-087 గురించి” అని చెప్పలేరు, బయ్యర్ తిరిగి వచ్చినప్పుడు మీరు కోట్ను కనుగొనలేరు, మరియు మీరు ఈ నెల ఎన్ని కోట్లు పంపారో vs ఎన్ని క్లోజ్ అయ్యాయో చూడటానికి మీకు ఏ మార్గం ఉండదు. వరుస నంబరింగ్ ఒక సేల్స్ పైప్లైన్ యొక్క వెన్నెముక.
- GST చూపించి విడదీయడం. మూడు కోట్లను పోల్చుతున్న ఒక బయ్యర్ పన్ను రేటులో పాతిపెట్టిన మిస్టరీ కాకుండా, ఒక కనిపించే లైన్గా ఉన్నదాన్ని నమ్ముతారు. HSN/SAC కోడ్లతో లైన్లపై CGST + SGST (ఒకే రాష్ట్రం) లేదా IGST (రాష్ట్రాంతర) విడిగా చూపించండి. ఇది సామర్థ్యంగా చదవబడుతుంది మరియు ఇది చివరి టాక్స్ ఇన్వాయిస్ను చాలా సులభం చేస్తుంది.
- స్పష్టమైన నిబంధనలు — మరియు ఫాలో-అప్ ప్లాన్. చెల్లింపు స్ప్లిట్, డెలివరీ టైమ్లైన్, ఏమి చేర్చబడింది మరియు మినహాయించబడింది, వారంటీ. ఇక్కడి అస్పష్టతే డీల్లు ఆగిపోయే మరియు వివాదాలు మొదలయ్యే చోటు. మరియు కోట్ స్వయంగా మీ ఫాలో-అప్ హుక్: ఒక చెల్లుబాటు తేదీ మీకు తిరిగి కాల్ చేయడానికి ఒక చట్టబద్ధమైన కారణం ఇస్తుంది — “మీ కోట్ శుక్రవారం ఎక్స్పైర్ అవుతుంది, రేటును నేను హోల్డ్ చేయనా?”
కోట్లను ఆపే సాధారణ తప్పులు
- లంప్-సమ్ ప్రైసింగ్. “Complete branding: ₹64,900” ఒకే జవాబును ఆహ్వానిస్తుంది: “దాన్ని 60 చేయండి.” ఐటమైజ్డ్ లైన్లు సంభాషణను స్కోప్ వైపుకు తరలిస్తాయి, అక్కడ మీరు ట్రేడ్ చేయవచ్చు, ఒకే నంబర్ వైపుకు కాదు, అక్కడ మీరు తగ్గింపు మాత్రమే ఇవ్వగలరు.
- చెల్లుబాటు లేదు. మెటీరియల్ రేట్లు కదిలిన తర్వాత బయ్యర్ తిరిగి వచ్చి మిమ్మల్ని ఒక పాత ధరకు కట్టిపడేస్తారు — లేదా కోట్ ఎప్పటికీ క్లోజ్ చేయడానికి కారణం లేకుండా అలా తేలుతూ ఉంటుంది.
- కోట్ నంబర్లు లేకపోవడం లేదా అస్థిరంగా ఉండటం. మీరు సూచించలేని దాన్ని మీరు ట్రాక్ చేయలేరు. ఒకే నంబర్తో రెండు కోట్లు, లేదా అసలు ఏదీ లేకపోవడం, మరియు మీ పైప్లైన్ అదృశ్యం.
- రేటులో పన్ను పాతిపెట్టడం. బయ్యర్ మీ ధరను ప్రత్యర్థి ధర నుండి వేరు చేయలేరు, మరియు మీ ఇన్వాయిస్ తర్వాత కోట్కు రీకన్సైల్ అవ్వదు.
- నిబంధనలు లేదా మినహాయింపులు లేకపోవడం. ఇన్స్టాలేషన్ చేర్చబడిందని బయ్యర్ అనుకున్నారు; చేర్చబడలేదని మీరు అనుకున్నారు. ఏమీ రాయని వ్యక్తే చెల్లిస్తారు.
- పంపి మర్చిపోవడం. చాలా కోట్లు “నో” వల్ల చనిపోవు — అవి నిశ్శబ్దం వల్ల చనిపోతాయి. యజమాని లేని మరియు చెల్లుబాటు తేదీకి ముందు ఫాలో-అప్ లేని కోట్ అనేది మీరు జెనరేట్ చేయడానికి డబ్బు కట్టి ఆపై రద్దవ్వనిచ్చిన ఒక లీడ్.
Wordలో కోట్లు చేయడం ఆపండి — వాటిని జెనరేట్ చేసి ట్రాక్ చేయండి
మీ మొదటి కొన్ని కోట్ల కోసం ఒక Word లేదా Excel టెంప్లేట్ బాగుంది. మీరు వారానికి కొన్నింటికి మించి పంపే క్షణంలో అది స్కేల్ కావడం ఆపేస్తుంది, ఎందుకంటే ఒక ఫ్లాట్ ఫైల్ నిజంగా ముఖ్యమైన వాటిలో ఏదీ చేయదు: అది మీ కోట్లను నంబర్ చేయదు, అది వాటిని మీరు వెతకగల ఎక్కడా స్టోర్ చేయదు, అది కొత్త ఫార్ములా లేకుండా GST లెక్కించదు, మరియు — అత్యంత ఖరీదైనది — దానికి ఎంక్వైరీ జ్ఞాపకం లేదు, కాబట్టి కోట్ ఎక్స్పైర్ అవ్వక ముందు ఫాలో-అప్ చేయమని మిమ్మల్ని ఏదీ గుర్తు చేయదు.
ఒక కోటేషన్ మేకర్ మెకానిక్స్ను సరిచేస్తుంది: మీ హెడర్ మరియు GSTINను ఒకసారి ఎంటర్ చేయండి, బయ్యర్ను జోడించండి, లైన్లను టైప్ చేయండి, మరియు అది కోట్ను ఆటో-నంబర్ చేసి, పన్నును లెక్కించి, మీరు ఒక నిమిషంలో WhatsApp లేదా ఈమెయిల్లో పంపే తేదీ వేసిన PDFను ఉత్పత్తి చేస్తుంది. కానీ మెకానిక్స్ సులభమైన సగం. రెవెన్యూను పెంచే సగం ఎంక్వైరీని సొంతం చేసుకోవడం — ఎవరు అడిగారో తెలుసుకోవడం, వారిని చేరుకోగలగడం, మరియు కోట్ ఇంకా లైవ్గా ఉన్నప్పుడు ఫాలో-అప్ చేయడం.
అక్కడే Leads కూర్చుంటుంది. ఇది ఎంక్వైరీని మొబైల్-OTP మరియు WhatsApp వెరిఫికేషన్తో క్యాప్చర్ చేస్తుంది, తద్వారా మీరు నిజంగా ఒక చేరుకోగల కాంటాక్ట్ను సొంతం చేసుకుంటారు — ఒక నకిలీ నంబర్ కాదు — మరియు దాని బిల్ట్-ఇన్ కోట్ జెనరేటర్ ఆ ఎంక్వైరీని మీరు పంపి ఆపై అంగీకారం వరకు ట్రాక్ చేయగల ఒక నంబర్ వేసిన, తేదీ వేసిన, GST-సిద్ధమైన కోటేషన్గా మారుస్తుంది. ప్రతి కోట్ స్టోర్ చేయబడుతుంది, ప్రతి ఎంక్వైరీకి ఒక యజమాని ఉంటాడు, మరియు చెల్లుబాటు తేదీ ఒక నిశ్శబ్ద ఎక్స్పైరీకి బదులుగా ఒక ఫాలో-అప్ ట్రిగ్గర్ అవుతుంది. టెంప్లేట్ అనేది మీరు ఐదు నిమిషాల్లో ఈ పేజీ నుండి కాపీ చేయగల భాగం; ఎంక్వైరీని క్యాప్చర్ చేయడం మరియు కోట్ రద్దవ్వక ముందు దాన్ని వెంబడించడం అనేది ఫార్మాట్ ఎప్పుడైనా రెవెన్యూగా మారుతుందా అని నిర్ణయించే భాగం.
సంక్షిప్త వెర్షన్
కోటేషన్ అనేది ఆరు భాగాలతో వ్రాతపూర్వక ధర ఆఫర్: హెడర్ + GSTIN, ఒక ప్రత్యేక కోట్ నంబర్ మరియు తేదీ, బయ్యర్ వివరాలు, HSN/SAC మరియు GSTతో ఐటమైజ్డ్ లైన్లు, సబ్టోటల్-పన్ను-టోటల్, మరియు సైన్-ఆఫ్తో నిబంధనలు. ఒకే మొత్తం కోట్ చేయడానికి బదులుగా ఐటమైజ్ చేయండి, పన్నును దాని సొంత లైన్గా చూపించండి, మరియు — అన్నింటికంటే మించి — ప్రతి కోట్పై ఒక చెల్లుబాటు తేదీ మరియు ఒక కోట్ నంబర్ పెట్టండి, తద్వారా మీరు ఆఫర్ చేసిన ధర ఎక్స్పైర్ అవ్వక ముందు మీరు ఫాలో-అప్ చేయగలరు. నమూనాను కాపీ చేయండి, ఆపై వాటిని Wordలో తిరిగి టైప్ చేయడానికి బదులుగా కోట్లను జెనరేట్ చేసి ట్రాక్ చేయండి.