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परचेज़ ऑर्डर फ़ॉर्मेट: हर फ़ील्ड, GST के हिसाब से तैयार एक सैंपल, और PO बनाम कोटेशन बनाम इनवॉइस

परचेज़ ऑर्डर (PO) खरीदार का वेंडर को दिया गया लिखित ऑर्डर है: क्या सप्लाई करना है, कितना, किस दर पर, कहाँ डिलीवर करना है, और भुगतान कब होगा। GST कानून PO का कोई फ़ॉर्मेट तय नहीं करता, लेकिन यह ज़रूर तय करता है कि वेंडर के टैक्स इनवॉइस में क्या-क्या दिखना चाहिए। सबसे साफ़ PO वह है जिसे वह इनवॉइस लाइन-दर-लाइन दोहरा सके। यह भारतीय कारोबारों के लिए काम का फ़ॉर्मेट है, निर्माण और फ़िट-आउट के नज़रिए से: हर फ़ील्ड और वह क्यों है, ₹4 लाख का एक पूरा सैंपल जिसका हिसाब मिलता है, PO कोटेशन और इनवॉइस से कैसे अलग है, इसे आकार देने वाले GST नियम, और वे गलतियाँ जिनसे साइट टीमों का पैसा जाता है।

लेखक: · अपडेटेड 2026-10-21

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The purchase order: your order on record, between the quotation and the invoice Three documents in sequence. First, the vendor's quotation: a price offer valid till a date, with no GST role. Second, the buyer's purchase order, drawn as a document: purchase order number ABC slash PO slash 26-27 slash 014 dated 21 October 2026, the buyer's and vendor's names with GSTINs, and a highlighted ship-to site address in Whitefield, Bengaluru. Its table lists four lines with HSN code, quantity, unit and rate: gypsum board, HSN 6809, 120 numbers at 480, 57,600 rupees; vitrified tile, HSN 6907, 180 square metres at 720, 1,29,600; plywood, HSN 4412, 40 numbers at 2,650, 1,06,000; and copper wire, HSN 8544, 25 coils at 1,980, 49,500. The taxable total is 3,42,700, with CGST at 9 percent of 30,843 and SGST at 9 percent of 30,843, for a PO total of 4,04,386. Terms cover delivery to site, payment 30 days after receipt, and the e-way bill, and an authorised signatory signs. Third, the vendor's tax invoice, which should mirror the PO's lines, HSN codes and rates and is the only one of the three that supports an input tax credit claim. The purchase order — your order, on record Quotation → PO → tax invoice: the same lines, HSN codes and rates all the way through 1 QUOTATION from the vendor Price offer valid till a date you compare, then choose No GST role 2 PURCHASE ORDER No. ABC/PO/26-27/014 Date: 21 Oct 2026 Buyer ABC Interiors Pvt Ltd · GSTIN 29ABCDE1234F1Z5 Vendor XYZ Building Supplies · GSTIN 29PQRST5678K1Z2 Ship to Site, 3rd floor, Whitefield, Bengaluru Item HSN Qty Unit Rate Value ₹ Gypsum board 12.5 mm Vitrified tile 600×600 Plywood 18 mm BWP Copper wire 2.5 sq mm 6809 6907 4412 8544 120 180 40 25 NOS SQM NOS NOS 480 720 2,650 1,980 57,600 1,29,600 1,06,000 49,500 Taxable value CGST @ 9% SGST @ 9% 3,42,700 30,843 30,843 PO total 4,04,386 Terms · Deliver: site, by 31 Oct · Pay: 30 days after receipt · E-way bill: by vendor For ABC Interiors Pvt Ltd — Authorised Signatory 3 TAX INVOICE from the vendor Mirrors the PO same lines, HSN codes and rates, after delivery Supports ITC The PO is your order on record — the vendor's invoice should match it line for line. Same state: CGST + SGST · across states: IGST · only the tax invoice supports an ITC claim.

फ़िट-आउट या निर्माण के काम में पैसा सबसे तेज़ी से मटीरियल पर खर्च होता है: जिप्सम, टाइल, प्लाई और वायर, जो दर्जन भर वेंडरों से मँगाए जाते हैं, अक्सर साइट इंजीनियर के एक फ़ोन कॉल पर। परचेज़ ऑर्डर (PO) इन कॉल्स को रिकॉर्ड में बदल देता है। BOQ वह है जिस पर काम की कीमत तय होती है, और RA bill वह है जिससे आपको भुगतान मिलता है। PO वह तरीका है जिससे आप BOQ के हिसाब से खर्च करते हैं, और यहीं लागत का बढ़ना या तो पकड़ में आता है या चुपचाप निकल जाता है।

परचेज़ ऑर्डर क्या है (और क्या नहीं)

परचेज़ ऑर्डर खरीदार का वेंडर को दिया गया लिखित ऑर्डर है। आप इसे तब जारी करते हैं जब आपने कोटेशन की तुलना करके किसी एक को चुन लिया हो, और यह आइटम, मात्रा, दर, डिलीवरी और भुगतान की शर्तें तय करता है।

  • यह रिकॉर्ड पर आपका ऑर्डर है। वेंडर इसे साइन करके लौटाकर स्वीकार कर सकता है, या सीधे इस पर अमल करके भी: Indian Contract Act की धारा 8 किसी प्रस्ताव की शर्तों को पूरा करने को उसकी स्वीकृति मानती है। इसलिए वे शर्तें लिखित में रखें जिन पर आप वेंडर को बाँधना चाहते हैं।
  • यह GST दस्तावेज़ नहीं है। GST कानून यह तय करता है कि वेंडर के टैक्स इनवॉइस में क्या होना चाहिए (CGST Rules, 2017 का Rule 46)। वह बिल ऑफ़ सप्लाई, रसीद वाउचर (receipt voucher), और क्रेडिट व डेबिट नोट जैसे दस्तावेज़ भी तय करता है। PO इनमें से कोई नहीं है, और PO का कोई सरकारी फ़ॉर्मेट नहीं है।

दूसरी बात ही काम की है। वेंडर के इनवॉइस में कुछ फ़ील्ड होना ज़रूरी है, इसलिए अपना PO भी उन्हीं फ़ील्ड के साथ बनाइए। जब इनवॉइस आए, तो सिर्फ़ कुल रकम पर नज़र डालने के बजाय उसे PO से लाइन-दर-लाइन जाँचिए।

परचेज़ ऑर्डर फ़ॉर्मेट: हर फ़ील्ड

  • खरीदार का हेडर: आपके कारोबार का नाम, पता और GSTIN।
  • “Purchase Order”, PO नंबर और तारीख। एक ही नंबरिंग सीरीज़ रखें जिसमें वित्त वर्ष शामिल हो (जैसे ABC/PO/26-27/014)।
  • वेंडर का ब्योरा: नाम, पता और GSTIN, उसी रजिस्ट्रेशन का जिसके तहत वेंडर इनवॉइस बनाएगा।
  • Ship-to पता: किसी प्रोजेक्ट पर यह साइट होती है, साइट पर संपर्क व्यक्ति के साथ। इसी से तय होता है कि माल कहाँ जाएगा, और अक्सर यह भी कि कौन-सा टैक्स लगेगा।
  • रेफ़रेंस: वेंडर का कोटेशन नंबर (जहाँ से आपकी दरें आती हैं) और जॉब या BOQ रेफ़रेंस।
  • लाइन आइटम: विवरण और स्पेसिफ़िकेशन, HSN (माल) या SAC (सेवाएँ) कोड, मात्रा, यूनिट, दर, और टैक्स योग्य मूल्य (मात्रा × दर)। GST यूनिट कोड इस्तेमाल करें, जैसे NOS और SQM, क्योंकि इनवॉइस में मात्रा उसकी यूनिट के साथ दिखानी होती है।
  • टैक्स और कुल रकम: राज्य के भीतर की सप्लाई के लिए CGST + SGST, या एक राज्य से दूसरे राज्य की सप्लाई के लिए IGST, हर एक अलग लाइन में, फिर कुल योग।
  • डिलीवरी की शर्तें: तारीख, जगह, माल उतारना, और ई-वे बिल कौन बनाएगा।
  • भुगतान की शर्तें: क्रेडिट अवधि, कोई एडवांस हो तो वह, और समय की गिनती कब से शुरू होगी (आम तौर पर माल और सही टैक्स इनवॉइस मिलने से)।
  • शर्तें और हस्ताक्षर: ब्रांड या क्वालिटी स्पेसिफ़िकेशन, कम डिलीवरी होने पर क्या होगा, “इनवॉइस पर यह PO नंबर लिखें”, और अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता।

सबकॉन्ट्रैक्ट अलग तरह से चलते हैं। फ़िट-आउट का कोई सबकॉन्ट्रैक्ट जिसमें मटीरियल और लेबर दोनों दिए जाते हैं, एक वर्क्स कॉन्ट्रैक्ट है, जिसे GST सेवाओं की सप्लाई मानता है। इसे आम तौर पर मटीरियल के HSN कोड के बजाय SAC कोड (निर्माण सेवाएँ हेडिंग 9954 में आती हैं) के साथ वर्क ऑर्डर के रूप में जारी किया जाता है।

एक सैंपल परचेज़ ऑर्डर जिसका हिसाब मिलता है

इस उदाहरण में बेंगलुरु की एक फ़िट-आउट फ़र्म एक ऑफ़िस प्रोजेक्ट के लिए बेंगलुरु के ही एक सप्लायर से मटीरियल मँगाती है। दोनों एक ही राज्य में हैं, इसलिए टैक्स CGST + SGST है। चारों आइटम 22 सितंबर 2025 से लागू माल की दरों वाले नोटिफ़िकेशन (No. 9/2025-Central Tax (Rate)) के 18% स्लैब (9% CGST + 9% SGST) में आते हैं; असली PO जारी करने से पहले मौजूदा दर ज़रूर जाँच लें। आइटम की दरें सिर्फ़ उदाहरण के लिए हैं, बाज़ार के कोटेशन नहीं।

ABC Interiors Pvt Ltd · बेंगलुरु · GSTIN 29ABCDE1234F1Z5

PURCHASE ORDER (परचेज़ ऑर्डर): नं. ABC/PO/26-27/014 · तारीख: 21 अक्टूबर 2026 प्रति: XYZ Building Supplies, बेंगलुरु · GSTIN 29PQRST5678K1Z2 Ship to: प्रोजेक्ट साइट, 3री मंज़िल, व्हाइटफ़ील्ड, बेंगलुरु (साइट इंजीनियर: +91 9xxxx xxxxx) रेफ़रेंस: वेंडर कोटेशन XYZ/Q/412, दिनांक 17 अक्टूबर 2026

#आइटमHSNमात्रायूनिटदर (₹)टैक्स योग्य मूल्य (₹)
1जिप्सम बोर्ड 12.5 mm, 1830×12206809120NOS48057,600
2विट्रिफ़ाइड टाइल 600×600 mm6907180SQM7201,29,600
3प्लाईवुड 18 mm BWP, 2440×1220441240NOS2,6501,06,000
4FR कॉपर वायर 2.5 sq mm, 90 m कॉइल854425NOS1,98049,500
टैक्स योग्य कुल3,42,700
CGST @ 9%30,843
SGST @ 9%30,843
PO कुल4,04,386

डिलीवरी: 31 अक्टूबर 2026 तक साइट पर, माल वेंडर उतारेगा; ई-वे बिल वेंडर बनाएगा · भुगतान: माल और सही टैक्स इनवॉइस मिलने से 30 दिन में · इनवॉइस और डिलीवरी चालान पर यह PO नंबर लिखें। ABC Interiors Pvt Ltd की ओर से, अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता

इस सैंपल से दो जाँचें निकलती हैं। पहली, खेप (consignment) की कीमत ₹50,000 से ज़्यादा है, जो Rule 138 की सीमा है, इसलिए रवाना होने से पहले आम तौर पर इसके लिए ई-वे बिल चाहिए होगा, और PO बताता है कि उसे कौन बनाएगा। दूसरी, वेंडर का इनवॉइस इन्हीं चार लाइनों, HSN कोड और दरों के साथ आना चाहिए। अगर कुछ भी अलग हो, तो भुगतान से पहले उस पर सवाल करें।

PO बनाम कोटेशन बनाम इनवॉइस

कोटेशनपरचेज़ ऑर्डरटैक्स इनवॉइस
कौन जारी करता हैवेंडरखरीदारवेंडर
कबजब आप फ़ैसला कर रहे होंजब आप खरीदने का फ़ैसला करेंमाल के डिस्पैच के समय या उससे पहले (सेवाएँ: सप्लाई के 30 दिन के भीतर)
इसमें क्या कहा जाता है”यह मेरी कीमत है, इस तारीख तक मान्य…""यह सप्लाई करें, इस दर पर, इन शर्तों पर""सप्लाई हो गया: यह रहा बिल और GST”
GST में भूमिकाकोई नहींकोई नहींअनिवार्य फ़ील्ड (Rule 46); इनपुट टैक्स क्रेडिट क्लेम करने के लिए ज़रूरी

आम क्रम यह है: कोटेशन → PO → टैक्स इनवॉइस (और ई-वे बिल) के साथ डिस्पैच → डिलीवरी → भुगतान। माल के मामले में इनवॉइस डिस्पैच के समय या उससे पहले जारी होना ज़रूरी है, इसलिए यह आम तौर पर मटीरियल के साथ ही आता है। अगर वेंडर एडवांस चाहता है, तो PO के बाद एक प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस आ सकता है। कोटेशन और PO की तरह, यह भी इनपुट टैक्स क्रेडिट क्लेम का आधार नहीं बनता।

वे GST नियम जो PO को आकार देते हैं

  • CGST + SGST, या IGST. कौन-सा लगेगा, यह दो जगहों पर निर्भर करता है: वेंडर कहाँ है, और place of supply कहाँ है। अगर दोनों एक ही राज्य में हैं, तो CGST + SGST। अगर अलग-अलग राज्यों में हैं, तो IGST, जो दोनों दरों के जोड़ के बराबर होता है (सैंपल के आइटम के लिए, 9% CGST + 9% SGST की जगह 18% IGST)। जिस माल को ले जाया जाता है, उसके लिए place of supply आम तौर पर वह जगह है जहाँ डिलीवरी के लिए उसकी आवाजाही खत्म होती है। किसी बिल्डिंग से सीधे जुड़ी सेवाओं के लिए, जैसे इंटीरियर डेकोरेशन, आर्किटेक्चर या निर्माण कार्य, यह वह जगह है जहाँ बिल्डिंग है। अगर आपकी साइट और आपका GST रजिस्ट्रेशन अलग-अलग राज्यों में हैं, तो अपने अकाउंटेंट से पूछें कि PO और इनवॉइस पर कौन-सा GSTIN होना चाहिए।
  • HSN के अंक. जिस वेंडर का पिछले वित्त वर्ष में टर्नओवर ₹5 करोड़ से ज़्यादा था, उसे इनवॉइस पर 6 अंकों वाले HSN/SAC कोड दिखाने होते हैं। ₹5 करोड़ तक के टर्नओवर पर, B2B इनवॉइस पर 4 अंक ज़रूरी हैं। PO पर कोड उसी स्तर पर लिखें जिस स्तर पर वेंडर इनवॉइस बनाता है।
  • ITC के लिए इनवॉइस और माल, दोनों चाहिए. दूसरी शर्तों के साथ-साथ, आप इनपुट टैक्स क्रेडिट तभी क्लेम कर सकते हैं जब आपके पास वेंडर का टैक्स इनवॉइस (या डेबिट नोट) हो और आपको माल या सेवाएँ असल में मिल चुकी हों। PO से आप उस इनवॉइस को जाँच पाते हैं, और PO के सामने दर्ज माल-प्राप्ति (goods receipt) का रिकॉर्ड दिखाता है कि असल में क्या पहुँचा।
  • ₹50,000 से ऊपर ई-वे बिल. Rule 138 के तहत, ₹50,000 से ज़्यादा कीमत की खेप के लिए रवाना होने से पहले आम तौर पर ई-वे बिल चाहिए होता है। किसी राज्य के भीतर की आवाजाही के लिए कुछ राज्यों ने ज़्यादा सीमा तय की है या कुछ इलाकों को छूट दी है, इसलिए अपने राज्य का नियम जाँच लें।
  • MSME भुगतान शर्तें. कुछ वेंडर ऐसे सूक्ष्म या लघु उद्यम होते हैं जिनके पास Udyam रजिस्ट्रेशन है और जो सिर्फ़ ट्रेडिंग का काम नहीं करते। उनके लिए MSMED Act की धारा 15 तय की गई क्रेडिट अवधि को उस दिन से 45 दिन तक सीमित करती है जिस दिन माल या सेवाएँ स्वीकार की गईं (या स्वीकार मानी गईं), इनवॉइस की तारीख से नहीं; अगर लिखित में कुछ तय नहीं हुआ है तो यह सीमा 15 दिन है; और देर से भुगतान पर धारा 16 के तहत ब्याज लगता है। “90 दिन” वाली शर्त से यह नहीं बदलता।

साइट पर PO की आम गलतियाँ

  1. WhatsApp पर ऑर्डर देना और कागज़ बाद में बनाना. अगर PO इनवॉइस के बाद बनता है, या कभी बनता ही नहीं, तो दर आप नहीं, इनवॉइस तय करता है।
  2. “Rate as discussed” (जैसी बात हुई, वैसी दर). हर लाइन में दर और यूनिट, दोनों होने चाहिए; अगर इनमें से कोई एक भी छूट जाए, तो हर इनवॉइस मोल-भाव बन जाता है। टाइल की प्रति बॉक्स दर और प्रति वर्ग मीटर दर बिल्कुल अलग आँकड़े होते हैं।
  3. फ़ोन पर बदलाव करना. साइट पर मात्राएँ बदलती हैं, और यह सामान्य बात है। एक संशोधित PO (ABC/PO/26-27/014-R1) जारी करें ताकि रिकॉर्ड वही दिखाए जिसका आपको बिल आएगा।
  4. माल-प्राप्ति की कोई जाँच नहीं. अगर कोई यह दर्ज नहीं करता कि PO के मुकाबले असल में क्या पहुँचा, तो कम डिलीवरी का भी पूरा भुगतान हो जाता है।
  5. BOQ से न जुड़े PO. हर PO अपने आप में ठीक लगता है। लेकिन अगर वे BOQ लाइनों से जुड़े नहीं हैं, तो प्रोजेक्ट बंद होने तक किसी को पता नहीं चलता कि जिप्सम वाली लाइन अपने अनुमान का 110% पहले ही खर्च कर चुकी है।

PO को BOQ से जोड़ना

वह आखिरी गलती ही महँगी पड़ती है, और यह रिकॉर्ड रखने के तरीके से पैदा होती है। BOQ Excel में है, PO किसी PDF फ़ोल्डर या WhatsApp चैट में, और इनवॉइस कहीं और। इसलिए जब तक कुछ करने का समय बचा होता है, तब तक कोई भी खरीद की लागत की तुलना अनुमान से नहीं करता।

Boqos इंटीरियर फ़िट-आउट और डिज़ाइन-बिल्ड फ़र्मों के लिए यह फ़ासला भरता है। यह AI-नेटिव quote-to-cash सॉफ़्टवेयर है: स्कोप से BOQ तक, प्रपोज़ल से e-अप्रूवल तक, और वैरिएशन से इनवॉइस तक, Excel के बिना। इसकी प्रोक्योरमेंट ट्रैकिंग परचेज़ ऑर्डर को BOQ लाइन आइटम से जोड़ती है, ताकि ओवररन होने से पहले ही लैंडेड कॉस्ट को एस्टिमेट के मुकाबले ट्रैक किया जा सके। हर वैरिएशन की कीमत तय होती है, क्लाइंट उसे मंज़ूर करता है, और काम शुरू होने से पहले ही वह कॉन्ट्रैक्ट में जुड़ जाता है।

अपने पहले PO के लिए आपको सॉफ़्टवेयर की ज़रूरत नहीं; ऊपर दिया फ़ॉर्मेट स्प्रेडशीट में चल जाता है। लेकिन जब तीन साइटें एक साथ दर्जन भर वेंडरों से ऑर्डर कर रही हों, तो हर PO को हाथ से BOQ से मिलाना ही वह कदम है जो छूट जाता है।

संक्षेप में

परचेज़ ऑर्डर खरीदार का लिखित ऑर्डर है। इसमें PO नंबर और तारीख, दोनों GSTIN, साइट का पता, HSN, मात्रा, यूनिट और दर के साथ आइटम-वार लाइनें, टैक्स का बँटवारा, डिलीवरी और भुगतान की शर्तें, और हस्ताक्षर होते हैं। GST कोई PO फ़ॉर्मेट तय नहीं करता, लेकिन वेंडर के इनवॉइस में कुछ फ़ील्ड अनिवार्य हैं, इसलिए PO में भी वही रखें और इनवॉइस को लाइन-दर-लाइन जाँचें। place of supply, ₹50,000 से ऊपर ई-वे बिल, और सूक्ष्म व लघु वेंडरों के लिए 45 दिन की सीमा पर ध्यान दें। और हर PO को किसी BOQ लाइन से जोड़ें।

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