ഇൻസൈറ്റ്സ് ഇൻസൈറ്റ് സീരീസ്

പർച്ചേസ് ഓർഡർ ഫോർമാറ്റ്: ഓരോ ഫീൽഡും, GST-ക്ക് അനുസൃതമായ ഒരു സാമ്പിളും, PO vs ക്വട്ടേഷൻ vs ഇൻവോയ്സ്

പർച്ചേസ് ഓർഡർ (PO) എന്നത് വാങ്ങുന്നയാൾ വെണ്ടർക്ക് നൽകുന്ന രേഖാമൂലമുള്ള ഓർഡറാണ്: എന്ത് സപ്ലൈ ചെയ്യണം, എത്ര, ഏത് റേറ്റിൽ, എവിടെ ഡെലിവർ ചെയ്യണം, എപ്പോൾ പണം നൽകും. GST നിയമം PO-ക്ക് ഒരു ഫോർമാറ്റും നിശ്ചയിക്കുന്നില്ല, പക്ഷേ വെണ്ടറുടെ ടാക്സ് ഇൻവോയ്സിൽ എന്തൊക്കെ കാണിക്കണമെന്ന് അത് നിശ്ചയിക്കുന്നുണ്ട്. ആ ഇൻവോയ്സിന് ലൈൻ ബൈ ലൈൻ പിന്തുടരാൻ കഴിയുന്ന PO ആണ് ഏറ്റവും മികച്ച PO. ഇന്ത്യൻ ബിസിനസുകൾക്കുള്ള പ്രായോഗിക ഫോർമാറ്റ് ഇതാ, നിർമ്മാണത്തിന്റെയും ഫിറ്റ്-ഔട്ടിന്റെയും കാഴ്ചപ്പാടിൽ: ഓരോ ഫീൽഡും അത് എന്തിനാണെന്നും, കണക്കുകൾ കൃത്യമായി ചേരുന്ന ₹4 ലക്ഷത്തിന്റെ ഒരു സാമ്പിൾ, PO ക്വട്ടേഷനിൽ നിന്നും ഇൻവോയ്സിൽ നിന്നും എങ്ങനെ വ്യത്യസ്തമാകുന്നു, അതിനെ രൂപപ്പെടുത്തുന്ന GST നിയമങ്ങൾ, സൈറ്റ് ടീമുകൾക്ക് പണം നഷ്ടപ്പെടുത്തുന്ന തെറ്റുകൾ.

രചയിതാവ്: · അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്തത് 2026-10-21

Boqos — കൂടുതൽ ജോലികൾ നേടൂ. മാർജിൻ ചോർന്നുപോകുന്നത് നിർത്തൂ.

ഡെമോ ബുക്ക് ചെയ്യൂ
The purchase order: your order on record, between the quotation and the invoice Three documents in sequence. First, the vendor's quotation: a price offer valid till a date, with no GST role. Second, the buyer's purchase order, drawn as a document: purchase order number ABC slash PO slash 26-27 slash 014 dated 21 October 2026, the buyer's and vendor's names with GSTINs, and a highlighted ship-to site address in Whitefield, Bengaluru. Its table lists four lines with HSN code, quantity, unit and rate: gypsum board, HSN 6809, 120 numbers at 480, 57,600 rupees; vitrified tile, HSN 6907, 180 square metres at 720, 1,29,600; plywood, HSN 4412, 40 numbers at 2,650, 1,06,000; and copper wire, HSN 8544, 25 coils at 1,980, 49,500. The taxable total is 3,42,700, with CGST at 9 percent of 30,843 and SGST at 9 percent of 30,843, for a PO total of 4,04,386. Terms cover delivery to site, payment 30 days after receipt, and the e-way bill, and an authorised signatory signs. Third, the vendor's tax invoice, which should mirror the PO's lines, HSN codes and rates and is the only one of the three that supports an input tax credit claim. The purchase order — your order, on record Quotation → PO → tax invoice: the same lines, HSN codes and rates all the way through 1 QUOTATION from the vendor Price offer valid till a date you compare, then choose No GST role 2 PURCHASE ORDER No. ABC/PO/26-27/014 Date: 21 Oct 2026 Buyer ABC Interiors Pvt Ltd · GSTIN 29ABCDE1234F1Z5 Vendor XYZ Building Supplies · GSTIN 29PQRST5678K1Z2 Ship to Site, 3rd floor, Whitefield, Bengaluru Item HSN Qty Unit Rate Value ₹ Gypsum board 12.5 mm Vitrified tile 600×600 Plywood 18 mm BWP Copper wire 2.5 sq mm 6809 6907 4412 8544 120 180 40 25 NOS SQM NOS NOS 480 720 2,650 1,980 57,600 1,29,600 1,06,000 49,500 Taxable value CGST @ 9% SGST @ 9% 3,42,700 30,843 30,843 PO total 4,04,386 Terms · Deliver: site, by 31 Oct · Pay: 30 days after receipt · E-way bill: by vendor For ABC Interiors Pvt Ltd — Authorised Signatory 3 TAX INVOICE from the vendor Mirrors the PO same lines, HSN codes and rates, after delivery Supports ITC The PO is your order on record — the vendor's invoice should match it line for line. Same state: CGST + SGST · across states: IGST · only the tax invoice supports an ITC claim.

ഒരു ഫിറ്റ്-ഔട്ട് അല്ലെങ്കിൽ നിർമ്മാണ ജോലിയിൽ ഏറ്റവും വേഗത്തിൽ പണം ചെലവാകുന്നത് മെറ്റീരിയലുകളിലാണ്: ജിപ്സം, ടൈലുകൾ, പ്ലൈ, വയർ എന്നിവ, ഒരു ഡസൻ വെണ്ടർമാരിൽ നിന്ന്, പലപ്പോഴും സൈറ്റ് എഞ്ചിനീയറുടെ ഒരു ഫോൺ കോളിൽ ഓർഡർ ചെയ്യുന്നവ. പർച്ചേസ് ഓർഡർ (PO) ആ കോളുകളെ ഒരു രേഖയാക്കി മാറ്റുന്നു. ജോലിയുടെ വില നിശ്ചയിക്കുന്നത് BOQ അടിസ്ഥാനമാക്കിയാണ്, RA bill വഴിയാണ് നിങ്ങൾക്ക് പണം ലഭിക്കുന്നത്. BOQ അനുസരിച്ച് നിങ്ങൾ ചെലവാക്കുന്നത് PO വഴിയാണ്; ചെലവ് അധികരിക്കുന്നത് (cost overrun) പിടിക്കപ്പെടുന്നതോ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടാതെ കടന്നുപോകുന്നതോ ഇവിടെയാണ്.

പർച്ചേസ് ഓർഡർ എന്താണ് (എന്തല്ല)

പർച്ചേസ് ഓർഡർ എന്നത് വാങ്ങുന്നയാൾ വെണ്ടർക്ക് നൽകുന്ന രേഖാമൂലമുള്ള ഓർഡറാണ്. ക്വട്ടേഷനുകൾ താരതമ്യം ചെയ്ത് ഒന്ന് തിരഞ്ഞെടുത്തതിനുശേഷമാണ് നിങ്ങൾ ഇത് നൽകുന്നത്; ഐറ്റം, അളവ്, റേറ്റ്, ഡെലിവറി, പേയ്‌മെന്റ് വ്യവസ്ഥകൾ എന്നിവ ഇത് ഉറപ്പിക്കുന്നു.

  • ഇത് രേഖയിലുള്ള നിങ്ങളുടെ ഓർഡറാണ്. വെണ്ടർക്ക് ഇത് ഒപ്പിട്ട് തിരിച്ചയച്ചോ, അല്ലെങ്കിൽ ഇതനുസരിച്ച് പ്രവർത്തിച്ചുകൊണ്ട് മാത്രമോ ഇത് സ്വീകരിക്കാം: ഒരു പ്രൊപ്പോസലിന്റെ വ്യവസ്ഥകൾ നിറവേറ്റുന്നതിനെ, അത് സ്വീകരിക്കലായാണ് Indian Contract Act-ലെ സെക്ഷൻ 8 കണക്കാക്കുന്നത്. അതിനാൽ വെണ്ടർ പാലിക്കണമെന്ന് നിങ്ങൾ ഉദ്ദേശിക്കുന്ന വ്യവസ്ഥകൾ എഴുതിവെക്കുക.
  • ഇതൊരു GST രേഖയല്ല. വെണ്ടറുടെ ടാക്സ് ഇൻവോയ്സിൽ എന്തൊക്കെ വേണമെന്ന് GST നിയമം നിശ്ചയിക്കുന്നു (CGST Rules, 2017-ലെ Rule 46). bill of supply, receipt voucher, credit, debit notes തുടങ്ങിയ രേഖകളും അത് നിശ്ചയിക്കുന്നു. PO അവയിൽ ഒന്നല്ല, സർക്കാർ നിശ്ചയിച്ച ഒരു PO ഫോർമാറ്റും ഇല്ല.

രണ്ടാമത്തെ കാര്യമാണ് ഉപകാരപ്രദം. വെണ്ടറുടെ ഇൻവോയ്സിൽ ചില ഫീൽഡുകൾ നിർബന്ധമായും ഉണ്ടാകണം, അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ PO-യും അതേ ഫീൽഡുകളോടെ തയ്യാറാക്കുക. ഇൻവോയ്സ് വരുമ്പോൾ, ആകെ തുകയിൽ ഒന്ന് കണ്ണോടിക്കുന്നതിന് പകരം, അത് PO-യുമായി ലൈൻ ബൈ ലൈൻ ഒത്തുനോക്കുക.

പർച്ചേസ് ഓർഡർ ഫോർമാറ്റ്: ഓരോ ഫീൽഡും

  • വാങ്ങുന്നയാളുടെ ഹെഡർ: നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് പേര്, വിലാസം, GSTIN.
  • “Purchase Order”, PO നമ്പർ, തീയതി. സാമ്പത്തിക വർഷം ഉൾപ്പെടുന്ന ഒരൊറ്റ നമ്പറിംഗ് സീരീസ് ഉപയോഗിക്കുക (ഉദാ. ABC/PO/26-27/014).
  • വെണ്ടറുടെ വിവരങ്ങൾ: പേര്, വിലാസം, GSTIN, വെണ്ടർ ഏത് രജിസ്ട്രേഷനിലാണോ ഇൻവോയ്സ് നൽകുക, ആ രജിസ്ട്രേഷനിലേത്.
  • Ship-to വിലാസം: ഒരു പ്രോജക്ടിൽ ഇത് സൈറ്റ് ആണ്, സൈറ്റിൽ ബന്ധപ്പെടേണ്ട വ്യക്തിയോടൊപ്പം. സാധനങ്ങൾ എവിടേക്ക് പോകുന്നുവെന്നും, പലപ്പോഴും ഏത് നികുതി ബാധകമാകുമെന്നും ഇതാണ് നിശ്ചയിക്കുന്നത്.
  • റഫറൻസ്: വെണ്ടറുടെ ക്വട്ടേഷൻ നമ്പർ (നിങ്ങളുടെ റേറ്റുകൾ വരുന്നത് അവിടെ നിന്നാണ്), ജോബ് അല്ലെങ്കിൽ BOQ റഫറൻസ്.
  • ലൈൻ ഐറ്റങ്ങൾ: വിവരണവും സ്പെസിഫിക്കേഷനും, HSN (സാധനങ്ങൾ) അല്ലെങ്കിൽ SAC (സേവനങ്ങൾ) കോഡ്, അളവ്, യൂണിറ്റ്, റേറ്റ്, നികുതി ബാധകമായ മൂല്യം (അളവ് × റേറ്റ്). NOS, SQM പോലുള്ള GST യൂണിറ്റ് കോഡുകൾ ഉപയോഗിക്കുക, കാരണം ഇൻവോയ്സിൽ അളവ് അതിന്റെ യൂണിറ്റിനൊപ്പം കാണിക്കണം.
  • നികുതിയും ആകെ തുകയും: സംസ്ഥാനത്തിനുള്ളിലെ സപ്ലൈക്ക് CGST + SGST, അല്ലെങ്കിൽ സംസ്ഥാനാന്തര സപ്ലൈക്ക് IGST, ഓരോന്നും വേറിട്ട ലൈനായി, തുടർന്ന് ഗ്രാൻഡ് ടോട്ടൽ.
  • ഡെലിവറി വ്യവസ്ഥകൾ: തീയതി, സ്ഥലം, അൺലോഡിംഗ്, ഇ-വേ ബിൽ ആര് ജനറേറ്റ് ചെയ്യും എന്നിവ.
  • പേയ്‌മെന്റ് വ്യവസ്ഥകൾ: ക്രെഡിറ്റ് കാലാവധി, എന്തെങ്കിലും അഡ്വാൻസ് ഉണ്ടെങ്കിൽ അത്, കാലാവധി എപ്പോൾ മുതൽ എണ്ണിത്തുടങ്ങും എന്നത് (സാധാരണയായി സാധനങ്ങളും ശരിയായ ടാക്സ് ഇൻവോയ്സും ലഭിക്കുന്നത് മുതൽ).
  • നിബന്ധനകളും ഒപ്പും: ബ്രാൻഡ് അല്ലെങ്കിൽ ഗുണനിലവാര സ്പെസിഫിക്കേഷൻ, കുറഞ്ഞ ഡെലിവറികൾ എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യും, “ഈ PO നമ്പർ നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്സിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക”, അംഗീകൃത ഒപ്പിടുന്നയാൾ.

സബ്‌കോൺട്രാക്ടുകൾ വ്യത്യസ്തമായാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത്. മെറ്റീരിയലും ലേബറും ഒരുമിച്ച് നൽകുന്ന ഒരു ഫിറ്റ്-ഔട്ട് സബ്‌കോൺട്രാക്ട് ഒരു works contract ആണ്; GST അതിനെ സേവനങ്ങളുടെ സപ്ലൈ ആയാണ് കണക്കാക്കുന്നത്. ഇത് സാധാരണയായി മെറ്റീരിയലുകളുടെ HSN കോഡുകൾക്ക് പകരം SAC കോഡോടെ (നിർമ്മാണ സേവനങ്ങൾ heading 9954-ന് കീഴിലാണ് വരുന്നത്) ഒരു വർക്ക് ഓർഡർ ആയാണ് നൽകുന്നത്.

കണക്കുകൾ ചേരുന്ന ഒരു സാമ്പിൾ പർച്ചേസ് ഓർഡർ

ഈ ഉദാഹരണത്തിൽ, ബെംഗളൂരുവിലെ ഒരു ഫിറ്റ്-ഔട്ട് സ്ഥാപനം ഒരു ഓഫീസ് പ്രോജക്ടിനായി ബെംഗളൂരുവിലെ തന്നെ ഒരു സപ്ലയറിൽ നിന്ന് മെറ്റീരിയലുകൾ ഓർഡർ ചെയ്യുന്നു. രണ്ടുപേരും ഒരേ സംസ്ഥാനത്തായതിനാൽ നികുതി CGST + SGST ആണ്. നാല് ഐറ്റങ്ങളും 22 സെപ്റ്റംബർ 2025 മുതൽ നിലവിലുള്ള സാധനങ്ങളുടെ റേറ്റ് വിജ്ഞാപനത്തിലെ (No. 9/2025-Central Tax (Rate)) 18% സ്ലാബിലാണ് (9% CGST + 9% SGST); ഒരു യഥാർത്ഥ PO നൽകുന്നതിന് മുമ്പ് നിലവിലെ റേറ്റ് പരിശോധിക്കുക. ഐറ്റം റേറ്റുകൾ ഉദാഹരണത്തിന് മാത്രമുള്ളതാണ്, മാർക്കറ്റ് ക്വട്ടേഷനുകളല്ല.

ABC Interiors Pvt Ltd · ബെംഗളൂരു · GSTIN 29ABCDE1234F1Z5

PURCHASE ORDER (പർച്ചേസ് ഓർഡർ): നം. ABC/PO/26-27/014 · തീയതി: 21 ഒക്ടോബർ 2026 സ്വീകർത്താവ്: XYZ Building Supplies, ബെംഗളൂരു · GSTIN 29PQRST5678K1Z2 Ship to: പ്രോജക്ട് സൈറ്റ്, 3-ാം നില, വൈറ്റ്ഫീൽഡ്, ബെംഗളൂരു (സൈറ്റ് എഞ്ചിനീയർ: +91 9xxxx xxxxx) റഫറൻസ്: വെണ്ടർ ക്വട്ടേഷൻ XYZ/Q/412, തീയതി 17 ഒക്ടോബർ 2026

#ഐറ്റംHSNഅളവ്യൂണിറ്റ്റേറ്റ് (₹)നികുതി ബാധകമായ മൂല്യം (₹)
1ജിപ്സം ബോർഡ് 12.5 mm, 1830×12206809120NOS48057,600
2വിട്രിഫൈഡ് ടൈൽ 600×600 mm6907180SQM7201,29,600
3പ്ലൈവുഡ് 18 mm BWP, 2440×1220441240NOS2,6501,06,000
4FR കോപ്പർ വയർ 2.5 sq mm, 90 m കോയിൽ854425NOS1,98049,500
നികുതി ബാധകമായ ആകെ3,42,700
CGST @ 9%30,843
SGST @ 9%30,843
PO ആകെ4,04,386

ഡെലിവറി: 31 ഒക്ടോബർ 2026-നകം സൈറ്റിലേക്ക്, അൺലോഡിംഗ് വെണ്ടറുടെ ചുമതല; ഇ-വേ ബിൽ വെണ്ടർ ജനറേറ്റ് ചെയ്യണം · പേയ്‌മെന്റ്: സാധനങ്ങളും ശരിയായ ടാക്സ് ഇൻവോയ്സും ലഭിച്ച് 30 ദിവസത്തിനകം · ഇൻവോയ്സിലും ഡെലിവറി ചലാനിലും ഈ PO നമ്പർ രേഖപ്പെടുത്തുക. ABC Interiors Pvt Ltd-നു വേണ്ടി, അംഗീകൃത ഒപ്പിടുന്നയാൾ

ഈ സാമ്പിളിൽ നിന്ന് രണ്ട് പരിശോധനകൾ ഉരുത്തിരിയുന്നു. ഒന്ന്, ഈ കൺസൈൻമെന്റിന്റെ മൂല്യം Rule 138-ലെ പരിധിയായ ₹50,000-ൽ കൂടുതലാണ്, അതിനാൽ അത് നീങ്ങുന്നതിന് മുമ്പ് സാധാരണയായി ഒരു ഇ-വേ ബിൽ വേണ്ടിവരും; അത് ആര് ജനറേറ്റ് ചെയ്യുമെന്ന് PO പറയുന്നു. രണ്ട്, വെണ്ടറുടെ ഇൻവോയ്സ് ഇതേ നാല് ലൈനുകളും HSN കോഡുകളും റേറ്റുകളുമായി തിരികെ വരണം. എന്തെങ്കിലും വ്യത്യാസമുണ്ടെങ്കിൽ, പണം നൽകുന്നതിന് മുമ്പ് അതേക്കുറിച്ച് ചോദിക്കുക.

PO vs ക്വട്ടേഷൻ vs ഇൻവോയ്സ്

ക്വട്ടേഷൻപർച്ചേസ് ഓർഡർടാക്സ് ഇൻവോയ്സ്
നൽകുന്നത്വെണ്ടർവാങ്ങുന്നയാൾവെണ്ടർ
എപ്പോൾനിങ്ങൾ തീരുമാനമെടുക്കുമ്പോൾവാങ്ങാൻ തീരുമാനിക്കുമ്പോൾസാധനങ്ങൾ ഡിസ്പാച്ച് ചെയ്യുമ്പോഴോ അതിനുമുമ്പോ (സേവനങ്ങൾ: സപ്ലൈ കഴിഞ്ഞ് 30 ദിവസത്തിനകം)
അത് പറയുന്നത്”ഇതാണ് എന്റെ വില, ഈ തീയതി വരെ സാധുവാണ്…""ഇത് സപ്ലൈ ചെയ്യുക, ഈ റേറ്റിൽ, ഈ വ്യവസ്ഥകളിൽ""സപ്ലൈ ചെയ്തു: ഇതാ ബില്ലും GST-യും”
GST-യിലെ പങ്ക്ഇല്ലഇല്ലനിർബന്ധിത ഫീൽഡുകൾ (Rule 46); ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റ് ക്ലെയിം ചെയ്യാൻ ആവശ്യം

സാധാരണ ക്രമം: ക്വട്ടേഷൻ → PO → ടാക്സ് ഇൻവോയ്സിനൊപ്പം (ഇ-വേ ബില്ലിനൊപ്പവും) ഡിസ്പാച്ച് → ഡെലിവറി → പേയ്‌മെന്റ്. സാധനങ്ങളുടെ കാര്യത്തിൽ ഇൻവോയ്സ് ഡിസ്പാച്ച് സമയത്തോ അതിനുമുമ്പോ നൽകണം, അതിനാൽ അത് സാധാരണയായി മെറ്റീരിയലിനൊപ്പം തന്നെ എത്തും. വെണ്ടർക്ക് അഡ്വാൻസ് വേണമെങ്കിൽ, PO-ക്ക് ശേഷം ഒരു പ്രൊഫോർമ ഇൻവോയ്സ് വരാം. ക്വട്ടേഷനും PO-യും പോലെ, അതും ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റ് ക്ലെയിമിന് അടിസ്ഥാനമാകില്ല.

PO-യെ രൂപപ്പെടുത്തുന്ന GST നിയമങ്ങൾ

  • CGST + SGST, അല്ലെങ്കിൽ IGST. ഏതാണ് ബാധകമെന്നത് രണ്ട് സ്ഥലങ്ങളെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു: വെണ്ടറുടെ സ്ഥലവും place of supply-യും. രണ്ടും ഒരേ സംസ്ഥാനത്താണെങ്കിൽ CGST + SGST. വ്യത്യസ്ത സംസ്ഥാനങ്ങളിലാണെങ്കിൽ IGST, രണ്ട് റേറ്റുകളും ചേർന്നതിന് തുല്യമായി (സാമ്പിളിലെ ഐറ്റങ്ങൾക്ക്, 9% CGST + 9% SGST-ക്ക് പകരം 18% IGST). കൊണ്ടുപോകുന്ന സാധനങ്ങൾക്ക്, place of supply സാധാരണയായി ഡെലിവറിക്കായുള്ള നീക്കം അവസാനിക്കുന്ന സ്ഥലമാണ്. ഇന്റീരിയർ ഡെക്കറേഷൻ, ആർക്കിടെക്ചർ അല്ലെങ്കിൽ നിർമ്മാണ ജോലി പോലെ ഒരു കെട്ടിടവുമായി നേരിട്ട് ബന്ധപ്പെട്ട സേവനങ്ങൾക്ക്, അത് കെട്ടിടം സ്ഥിതിചെയ്യുന്ന സ്ഥലമാണ്. നിങ്ങളുടെ സൈറ്റും നിങ്ങളുടെ GST രജിസ്ട്രേഷനും വ്യത്യസ്ത സംസ്ഥാനങ്ങളിലാണെങ്കിൽ, PO-യിലും ഇൻവോയ്സിലും ഏത് GSTIN വേണമെന്ന് നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടന്റിനോട് ചോദിക്കുക.
  • HSN അക്കങ്ങൾ. കഴിഞ്ഞ സാമ്പത്തിക വർഷം ₹5 കോടിയിൽ കൂടുതൽ ടേണോവർ ഉണ്ടായിരുന്ന വെണ്ടർ ഇൻവോയ്സുകളിൽ 6 അക്ക HSN/SAC കോഡുകൾ കാണിക്കണം. ₹5 കോടി വരെ, B2B ഇൻവോയ്സുകളിൽ 4 അക്കങ്ങൾ നിർബന്ധമാണ്. വെണ്ടർ ഇൻവോയ്സ് ചെയ്യുന്ന അതേ തലത്തിൽ PO-യിലും കോഡുകൾ എഴുതുക.
  • ITC-ക്ക് ഇൻവോയ്സും സാധനങ്ങളും രണ്ടും വേണം. മറ്റ് വ്യവസ്ഥകൾക്കൊപ്പം, വെണ്ടറുടെ ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് (അല്ലെങ്കിൽ debit note) നിങ്ങളുടെ കൈവശമുണ്ടാവുകയും സാധനങ്ങളോ സേവനങ്ങളോ യഥാർത്ഥത്തിൽ ലഭിക്കുകയും ചെയ്താൽ മാത്രമേ ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റ് ക്ലെയിം ചെയ്യാനാകൂ. ആ ഇൻവോയ്സ് പരിശോധിക്കാൻ PO സഹായിക്കുന്നു; PO-ക്ക് എതിരെ രേഖപ്പെടുത്തിയ goods-receipt (സാധനങ്ങൾ ലഭിച്ചതിന്റെ) രേഖ യഥാർത്ഥത്തിൽ എന്താണ് എത്തിയതെന്ന് കാണിക്കുന്നു.
  • ₹50,000-ന് മുകളിൽ ഇ-വേ ബിൽ. Rule 138 പ്രകാരം, ₹50,000-ൽ കൂടുതൽ മൂല്യമുള്ള കൺസൈൻമെന്റിന് നീങ്ങുന്നതിന് മുമ്പ് സാധാരണയായി ഇ-വേ ബിൽ വേണം. ഒരു സംസ്ഥാനത്തിനുള്ളിലെ നീക്കത്തിന്, ചില സംസ്ഥാനങ്ങൾ ഉയർന്ന പരിധി നിശ്ചയിച്ചിട്ടുണ്ട് അല്ലെങ്കിൽ ചില പ്രദേശങ്ങൾക്ക് ഇളവ് നൽകിയിട്ടുണ്ട്, അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ സംസ്ഥാനത്തെ നിയമം പരിശോധിക്കുക.
  • MSME പേയ്‌മെന്റ് വ്യവസ്ഥകൾ. ചില വെണ്ടർമാർ Udyam രജിസ്ട്രേഷനുള്ള, ട്രേഡിംഗ് മാത്രം ചെയ്യാത്ത സൂക്ഷ്മ അല്ലെങ്കിൽ ചെറുകിട സംരംഭങ്ങളാണ്. അവരുടെ കാര്യത്തിൽ, MSMED Act-ലെ സെക്ഷൻ 15 സമ്മതിച്ച ക്രെഡിറ്റ് കാലാവധിയെ, ഇൻവോയ്സ് തീയതി മുതലല്ല, സാധനങ്ങളോ സേവനങ്ങളോ സ്വീകരിച്ച (accept ചെയ്ത, അല്ലെങ്കിൽ ചെയ്തതായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്ന) ദിവസം മുതൽ 45 ദിവസമായി പരിമിതപ്പെടുത്തുന്നു; രേഖാമൂലം ഒന്നും സമ്മതിച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ 15 ദിവസം; വൈകിയുള്ള പേയ്‌മെന്റുകൾക്ക് സെക്ഷൻ 16 പ്രകാരം പലിശ ബാധകമാണ്. “90 ദിവസം” എന്ന വ്യവസ്ഥ ഇതിൽ മാറ്റം വരുത്തുന്നില്ല.

സൈറ്റിലെ സാധാരണ PO തെറ്റുകൾ

  1. WhatsApp-ൽ ഓർഡർ ചെയ്ത് പിന്നീട് രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്. PO ഇൻവോയ്സിന് ശേഷമാണ് തയ്യാറാക്കുന്നതെങ്കിൽ, അല്ലെങ്കിൽ ഒരിക്കലും തയ്യാറാക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, റേറ്റ് നിശ്ചയിക്കുന്നത് നിങ്ങളല്ല, ഇൻവോയ്സാണ്.
  2. “Rate as discussed” (സംസാരിച്ച റേറ്റ്). ഓരോ ലൈനിലും റേറ്റും ഒപ്പം യൂണിറ്റും വേണം; ഇവയിൽ ഏതെങ്കിലും ഒന്ന് ഇല്ലെങ്കിൽ പോലും, ഓരോ ഇൻവോയ്സും ഒരു വിലപേശലായി മാറും. ടൈലിന് ഒരു ബോക്സിനുള്ള റേറ്റും ഒരു ചതുരശ്ര മീറ്ററിനുള്ള റേറ്റും തീർത്തും വ്യത്യസ്തമായ സംഖ്യകളാണ്.
  3. ഫോണിലൂടെ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുന്നത്. സൈറ്റിൽ അളവുകൾ മാറും, അത് സ്വാഭാവികമാണ്. ഒരു പുതുക്കിയ PO (ABC/PO/26-27/014-R1) നൽകുക; അപ്പോൾ നിങ്ങൾക്ക് വരുന്ന ബില്ലുമായി രേഖ ചേരും.
  4. ലഭിച്ചവയുടെ പരിശോധന ഇല്ലാത്തത്. PO-ക്ക് എതിരെ യഥാർത്ഥത്തിൽ എന്താണ് എത്തിയതെന്ന് ആരും രേഖപ്പെടുത്തുന്നില്ലെങ്കിൽ, കുറഞ്ഞ ഡെലിവറികൾക്കും മുഴുവൻ തുകയും നൽകപ്പെടും.
  5. BOQ-യുമായി ബന്ധിപ്പിക്കാത്ത PO-കൾ. ഓരോ PO-യും ഒറ്റയ്ക്ക് നോക്കിയാൽ ശരിയായി തോന്നും. പക്ഷേ അവ BOQ ലൈനുകളുമായി ബന്ധിപ്പിച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ, ജിപ്സം ലൈൻ ഇതിനകം അതിന്റെ എസ്റ്റിമേറ്റിന്റെ 110% ഉപയോഗിച്ചുകഴിഞ്ഞുവെന്ന് പ്രോജക്ട് അവസാനിക്കുന്നത് വരെ ആരും അറിയില്ല.

PO-കളെ BOQ-യുമായി ബന്ധിപ്പിക്കൽ

ആ അവസാനത്തെ തെറ്റാണ് ചെലവേറിയത്, അത് രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കുന്ന രീതിയിൽ നിന്നാണ് വരുന്നത്. BOQ Excel-ലാണ്, PO-കൾ ഒരു PDF ഫോൾഡറിലോ WhatsApp ചാറ്റിലോ, ഇൻവോയ്സുകൾ മറ്റെവിടെയോ. അതുകൊണ്ട് നടപടിയെടുക്കാൻ ഇനിയും സമയമുള്ളപ്പോൾ, ആരും പർച്ചേസ് ചെലവ് എസ്റ്റിമേറ്റുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുന്നില്ല.

Boqos ഇന്റീരിയർ ഫിറ്റ്-ഔട്ട്, ഡിസൈൻ-ബിൽഡ് സ്ഥാപനങ്ങൾക്കായി ആ വിടവ് അടയ്ക്കുന്നു. ഇത് AI-നേറ്റീവ് ക്വോട്ട്-ടു-കാഷ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറാണ്: സ്കോപ്പ് മുതൽ BOQ വരെ, പ്രൊപ്പോസൽ മുതൽ ഇ-അപ്രൂവൽ വരെ, വേരിയേഷൻ മുതൽ ഇൻവോയ്സ് വരെ, Excel ഇല്ലാതെ. ഇതിന്റെ പ്രൊക്യുർമെന്റ് ട്രാക്കിംഗ് പർച്ചേസ് ഓർഡറുകളെ BOQ ലൈൻ ഐറ്റങ്ങളുമായി ലിങ്ക് ചെയ്യുന്നു, അതിനാൽ ഓവർറൺ ആകുന്നതിന് മുമ്പുതന്നെ ലാൻഡഡ് കോസ്റ്റുകൾ എസ്റ്റിമേറ്റുകൾക്കെതിരെ ട്രാക്ക് ചെയ്യപ്പെടുന്നു. ഓരോ വേരിയേഷനും വില നിശ്ചയിക്കുകയും ക്ലയന്റ് അംഗീകരിക്കുകയും ജോലി തുടങ്ങുന്നതിന് മുമ്പുതന്നെ കോൺട്രാക്ടിൽ ചേർക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

നിങ്ങളുടെ ആദ്യ PO-ക്ക് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ആവശ്യമില്ല; മുകളിലെ ഫോർമാറ്റ് ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിൽ തന്നെ പ്രവർത്തിക്കും. പക്ഷേ മൂന്ന് സൈറ്റുകൾ ഒരേസമയം ഒരു ഡസൻ വെണ്ടർമാരിൽ നിന്ന് ഓർഡർ ചെയ്യുമ്പോൾ, ഓരോ PO-യും കൈകൊണ്ട് BOQ-യുമായി ഒത്തുനോക്കുന്നതാണ് ഒഴിവാക്കപ്പെടുന്ന ഘട്ടം.

ചുരുക്കത്തിൽ

പർച്ചേസ് ഓർഡർ വാങ്ങുന്നയാളുടെ രേഖാമൂലമുള്ള ഓർഡറാണ്. അതിൽ PO നമ്പറും തീയതിയും, രണ്ട് GSTIN-കളും, സൈറ്റ് വിലാസം, HSN, അളവ്, യൂണിറ്റ്, റേറ്റ് എന്നിവയോടുകൂടിയ ഐറ്റം തിരിച്ചുള്ള ലൈനുകൾ, നികുതി വിഭജനം, ഡെലിവറി, പേയ്‌മെന്റ് വ്യവസ്ഥകൾ, ഒപ്പ് എന്നിവ ഉണ്ടാകും. GST ഒരു PO ഫോർമാറ്റും നിശ്ചയിക്കുന്നില്ല, പക്ഷേ വെണ്ടറുടെ ഇൻവോയ്സിൽ നിർബന്ധിത ഫീൽഡുകളുണ്ട്; അതിനാൽ അവ തന്നെ PO-യിലും പിന്തുടർന്ന്, ഇൻവോയ്സ് ലൈൻ ബൈ ലൈൻ ഒത്തുനോക്കുക. place of supply, ₹50,000-ന് മുകളിലുള്ള ഇ-വേ ബിൽ, സൂക്ഷ്മ, ചെറുകിട വെണ്ടർമാർക്കുള്ള 45 ദിവസ പരിധി എന്നിവ ശ്രദ്ധിക്കുക. ഓരോ PO-യും ഒരു BOQ ലൈനുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുക.

ഡെമോ ബുക്ക് ചെയ്യൂ