పర్చేస్ ఆర్డర్ ఫార్మాట్: ప్రతి ఫీల్డ్, GSTకి సిద్ధమైన ఒక నమూనా, మరియు PO vs కొటేషన్ vs ఇన్వాయిస్
పర్చేస్ ఆర్డర్ (PO) అంటే కొనుగోలుదారు వెండర్కు ఇచ్చే రాతపూర్వక ఆర్డర్: ఏమి సరఫరా చేయాలి, ఎంత, ఏ రేటుకు, ఎక్కడ డెలివరీ చేయాలి, ఎప్పుడు చెల్లిస్తారు. GST చట్టం PO కోసం ఏ ఫార్మాట్‌నూ నిర్దేశించదు, కానీ వెండర్ ట్యాక్స్ ఇన్వాయిస్లో ఏమేమి ఉండాలో మాత్రం నిర్దేశిస్తుంది. ఆ ఇన్వాయిస్ లైన్-బై-లైన్ అనుసరించగలిగే POనే అత్యుత్తమ PO. భారతీయ వ్యాపారాల కోసం, నిర్మాణం మరియు ఫిట్-అవుట్ కోణం నుండి, ఇదే పనికొచ్చే ఫార్మాట్: ప్రతి ఫీల్డ్ మరియు అది ఎందుకు ఉందో, లెక్కలు సరిగ్గా సరిపోయే ₹4 లక్షల నమూనా, PO కొటేషన్ మరియు ఇన్‌వాయిస్‌ల నుండి ఎలా భిన్నమైనది, దాన్ని తీర్చిదిద్దే GST నియమాలు, మరియు సైట్ టీమ్‌లకు డబ్బు నష్టం కలిగించే తప్పులు.
Boqos — ఎక్కువ పని గెలవండి. మార్జిన్ లీక్ అవ్వకుండా ఆపండి.
ఫిట్-అవుట్ లేదా నిర్మాణ పనిలో డబ్బు అత్యంత వేగంగా ఖర్చయ్యేది మెటీరియల్స్‌పైనే: జిప్సం, టైల్స్, ప్లై, వైర్ వంటివి, డజను మంది వెండర్ల నుండి, తరచుగా సైట్ ఇంజనీర్ ఒక్క ఫోన్ కాల్‌తో ఆర్డర్ చేసేవి. పర్చేస్ ఆర్డర్ (PO) ఆ కాల్స్‌ను ఒక రికార్డుగా మారుస్తుంది. BOQ ఆధారంగా పనికి ధర నిర్ణయమవుతుంది, RA బిల్లు ద్వారా మీకు చెల్లింపు అందుతుంది. PO ద్వారా మీరు BOQకి అనుగుణంగా ఖర్చు చేస్తారు, మరియు ఖర్చు మితిమీరడం (cost overrun) పట్టుబడేది లేదా గమనించకుండా జారిపోయేది ఇక్కడే.
పర్చేస్ ఆర్డర్ అంటే ఏమిటి (ఏది కాదు)
పర్చేస్ ఆర్డర్ అంటే కొనుగోలుదారు వెండర్కు ఇచ్చే రాతపూర్వక ఆర్డర్. మీరు కొటేషన్లను పోల్చి, ఒకదాన్ని ఎంచుకున్న తర్వాత దీన్ని జారీ చేస్తారు; ఇది ఐటమ్, పరిమాణం, రేటు, డెలివరీ మరియు పేమెంట్ నిబంధనలను ఖరారు చేస్తుంది.
- ఇది రికార్డులో ఉన్న మీ ఆర్డర్. వెండర్ దానిపై సంతకం చేసి తిరిగి పంపడం ద్వారా, లేదా కేవలం దాని ప్రకారం పని చేయడం ద్వారా కూడా దాన్ని అంగీకరించవచ్చు: ఒక ప్రతిపాదనలోని షరతులను నెరవేర్చడాన్ని, Indian Contract Actలోని సెక్షన్ 8 ఆ ప్రతిపాదనను అంగీకరించడంగానే పరిగణిస్తుంది. కాబట్టి వెండర్‌ను కట్టుబడి ఉంచాలనుకునే నిబంధనలను రాతపూర్వకంగా పెట్టండి.
- ఇది GST పత్రం కాదు. వెండర్ ట్యాక్స్ ఇన్వాయిస్లో ఏమి ఉండాలో GST చట్టం నిర్దేశిస్తుంది (CGST Rules, 2017లోని Rule 46). bill of supply, receipt voucher, credit మరియు debit notes వంటి పత్రాలను కూడా అది నిర్దేశిస్తుంది. PO వాటిలో ఒకటి కాదు, ప్రభుత్వం నిర్దేశించిన PO ఫార్మాట్ అంటూ ఏదీ లేదు.
రెండో విషయమే ఉపయోగపడేది. వెండర్ ఇన్వాయిస్లో కొన్ని ఫీల్డ్‌లు తప్పనిసరిగా ఉండాలి, కాబట్టి మీ POను కూడా అవే ఫీల్డ్‌లతో తయారు చేయండి. ఇన్వాయిస్ వచ్చినప్పుడు, కేవలం మొత్తాన్ని పైపైన చూడకుండా, దాన్ని POతో లైన్-బై-లైన్ సరిచూడండి.
పర్చేస్ ఆర్డర్ ఫార్మాట్: ప్రతి ఫీల్డ్
- కొనుగోలుదారు హెడర్: మీ వ్యాపారం పేరు, చిరునామా మరియు GSTIN.
- “Purchase Order”, PO నంబర్ మరియు తేదీ. ఆర్థిక సంవత్సరం కలిసి ఉండే ఒకే నంబరింగ్ సిరీస్ వాడండి (ఉదా.
ABC/PO/26-27/014). - వెండర్ వివరాలు: పేరు, చిరునామా మరియు GSTIN, వెండర్ ఏ రిజిస్ట్రేషన్ కింద ఇన్వాయిస్ వేస్తారో ఆ రిజిస్ట్రేషన్‌వి.
- Ship-to చిరునామా: ప్రాజెక్టులో ఇది సైట్, సైట్‌లో సంప్రదించాల్సిన వ్యక్తితో సహా. వస్తువులు ఎక్కడికి వెళ్తాయో, తరచుగా ఏ పన్ను వర్తిస్తుందో దీన్ని బట్టే నిర్ణయమవుతుంది.
- రిఫరెన్స్: వెండర్ కొటేషన్ నంబర్ (మీ రేట్లు వచ్చిన చోటు) మరియు జాబ్ లేదా BOQ రిఫరెన్స్.
- లైన్ ఐటమ్స్: వివరణ మరియు స్పెసిఫికేషన్, HSN (వస్తువులు) లేదా SAC (సేవలు) కోడ్, పరిమాణం, యూనిట్, రేటు, మరియు పన్ను విధించదగిన విలువ (పరిమాణం × రేటు).
NOS,SQMవంటి GST యూనిట్ కోడ్లు వాడండి, ఎందుకంటే ఇన్వాయిస్లో పరిమాణాన్ని దాని యూనిట్‌తో చూపించాలి. - పన్ను మరియు మొత్తం: రాష్ట్రంలోపలి సరఫరాకు CGST + SGST, లేదా రాష్ట్రాల మధ్య సరఫరాకు IGST, ఒక్కోటి విడి లైన్‌గా, ఆపై గ్రాండ్ టోటల్.
- డెలివరీ నిబంధనలు: తేదీ, స్థలం, అన్‌లోడింగ్, మరియు ఈ-వే బిల్లు ఎవరు జనరేట్ చేస్తారు.
- పేమెంట్ నిబంధనలు: క్రెడిట్ వ్యవధి, ఏదైనా అడ్వాన్స్ ఉంటే అది, మరియు గడువు లెక్క ఎప్పటి నుండి మొదలవుతుంది (సాధారణంగా వస్తువులు మరియు సరైన ట్యాక్స్ ఇన్వాయిస్ అందినప్పటి నుండి).
- షరతులు మరియు సంతకం: బ్రాండ్ లేదా నాణ్యత స్పెసిఫికేషన్, తక్కువ డెలివరీలను ఎలా పరిష్కరిస్తారు, “మీ ఇన్‌వాయిస్‌పై ఈ PO నంబర్ పేర్కొనండి”, మరియు అధీకృత సంతకందారు.
సబ్‌కాంట్రాక్టులు వేరే విధంగా పనిచేస్తాయి. మెటీరియల్ మరియు లేబర్ రెండూ అందించే ఫిట్-అవుట్ సబ్‌కాంట్రాక్ట్ ఒక works contract; GST దాన్ని సేవల సరఫరాగా పరిగణిస్తుంది. దీన్ని సాధారణంగా మెటీరియల్స్ HSN కోడ్‌లతో కాకుండా, SAC కోడ్‌తో (నిర్మాణ సేవలు heading 9954 కిందకు వస్తాయి) వర్క్ ఆర్డర్‌గా జారీ చేస్తారు.
లెక్కలు సరిపోయే ఒక నమూనా పర్చేస్ ఆర్డర్
ఈ ఉదాహరణలో, బెంగళూరుకు చెందిన ఒక ఫిట్-అవుట్ సంస్థ ఒక ఆఫీస్ ప్రాజెక్టు కోసం బెంగళూరులోనే ఉన్న ఒక సప్లయర్ నుండి మెటీరియల్స్ ఆర్డర్ చేస్తుంది. ఇద్దరూ ఒకే రాష్ట్రంలో ఉన్నారు కాబట్టి పన్ను CGST + SGST. నాలుగు ఐటమ్‌లూ 22 సెప్టెంబర్ 2025 నుండి అమలులో ఉన్న వస్తువుల రేట్ నోటిఫికేషన్ (No. 9/2025-Central Tax (Rate)) లోని 18% స్లాబ్‌లో (9% CGST + 9% SGST) ఉన్నాయి; అసలు PO జారీ చేసే ముందు ప్రస్తుత రేటును సరిచూసుకోండి. ఐటమ్ రేట్లు కేవలం ఉదాహరణ కోసమే, మార్కెట్ కొటేషన్లు కావు.
ABC Interiors Pvt Ltd · బెంగళూరు · GSTIN 29ABCDE1234F1Z5
PURCHASE ORDER (పర్చేస్ ఆర్డర్): నం. ABC/PO/26-27/014 · తేదీ: 21 అక్టోబర్ 2026 వీరికి: XYZ Building Supplies, బెంగళూరు · GSTIN 29PQRST5678K1Z2 Ship to: ప్రాజెక్ట్ సైట్, 3వ అంతస్తు, వైట్‌ఫీల్డ్, బెంగళూరు (సైట్ ఇంజనీర్: +91 9xxxx xxxxx) రిఫరెన్స్: వెండర్ కొటేషన్ XYZ/Q/412, తేదీ 17 అక్టోబర్ 2026
# ఐటమ్ HSN పరిమాణం యూనిట్ రేటు (₹) పన్ను విధించదగిన విలువ (₹) 1 జిప్సం బోర్డ్ 12.5 mm, 1830×1220 6809 120 NOS 480 57,600 2 విట్రిఫైడ్ టైల్ 600×600 mm 6907 180 SQM 720 1,29,600 3 ప్లైవుడ్ 18 mm BWP, 2440×1220 4412 40 NOS 2,650 1,06,000 4 FR కాపర్ వైర్ 2.5 sq mm, 90 m కాయిల్ 8544 25 NOS 1,980 49,500 పన్ను విధించదగిన మొత్తం 3,42,700 CGST @ 9% 30,843 SGST @ 9% 30,843 PO మొత్తం 4,04,386 డెలివరీ: 31 అక్టోబర్ 2026 లోగా సైట్‌కు, అన్‌లోడింగ్ వెండర్ బాధ్యత; ఈ-వే బిల్లు వెండర్ జనరేట్ చేయాలి · పేమెంట్: వస్తువులు మరియు సరైన ట్యాక్స్ ఇన్వాయిస్ అందిన 30 రోజుల్లో · ఇన్వాయిస్ మరియు డెలివరీ చలాన్‌పై ఈ PO నంబర్ పేర్కొనండి. ABC Interiors Pvt Ltd తరఫున, అధీకృత సంతకందారు
ఈ నమూనా నుండి రెండు తనిఖీలు వస్తాయి. మొదటిది, ఈ సరకు (consignment) విలువ Rule 138 పరిమితి అయిన ₹50,000 కన్నా ఎక్కువ, కాబట్టి అది కదిలే ముందు సాధారణంగా ఈ-వే బిల్లు అవసరం; దాన్ని ఎవరు జనరేట్ చేస్తారో PO చెబుతుంది. రెండోది, వెండర్ ఇన్వాయిస్ ఇవే నాలుగు లైన్లు, HSN కోడ్లు, రేట్లతో రావాలి. ఏదైనా తేడా ఉంటే, చెల్లించే ముందు దాని గురించి ప్రశ్నించండి.
PO vs కొటేషన్ vs ఇన్వాయిస్
| కొటేషన్ | పర్చేస్ ఆర్డర్ | ట్యాక్స్ ఇన్వాయిస్ | |
|---|---|---|---|
| జారీ చేసేది | వెండర్ | కొనుగోలుదారు | వెండర్ |
| ఎప్పుడు | మీరు నిర్ణయం తీసుకుంటున్నప్పుడు | కొనాలని నిర్ణయించినప్పుడు | వస్తువుల డిస్పాచ్ సమయంలో లేదా అంతకు ముందు (సేవలు: సరఫరా చేసిన 30 రోజుల్లోగా) |
| అది చెప్పేది | ”ఇది నా ధర, ఈ తేదీ వరకు చెల్లుతుంది…" | "ఇది సరఫరా చేయండి, ఈ రేటుకు, ఈ నిబంధనలపై" | "సరఫరా చేశాం: ఇదిగో బిల్లు మరియు GST” |
| GSTలో పాత్ర | ఏమీ లేదు | ఏమీ లేదు | తప్పనిసరి ఫీల్డ్‌లు (Rule 46); ఇన్పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్ క్లెయిమ్కు అవసరం |
సాధారణ క్రమం: కొటేషన్ → PO → ట్యాక్స్ ఇన్‌వాయిస్‌తో (మరియు ఈ-వే బిల్లుతో) డిస్పాచ్ → డెలివరీ → చెల్లింపు. వస్తువుల విషయంలో ఇన్వాయిస్ డిస్పాచ్ సమయంలో లేదా అంతకు ముందే జారీ కావాలి, కాబట్టి అది సాధారణంగా మెటీరియల్‌తో పాటే వస్తుంది. వెండర్ అడ్వాన్స్ కోరితే, PO తర్వాత ఒక ప్రొఫార్మా ఇన్వాయిస్ రావచ్చు. కొటేషన్, PO లాగే, అది కూడా ఇన్పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్ క్లెయిమ్కు ఆధారం కాదు.
POను తీర్చిదిద్దే GST నియమాలు
- CGST + SGST, లేదా IGST. ఏది వర్తిస్తుందనేది రెండు ప్రదేశాలపై ఆధారపడి ఉంటుంది: వెండర్ ఉన్న చోటు మరియు place of supply. రెండూ ఒకే రాష్ట్రంలో ఉంటే CGST + SGST. వేర్వేరు రాష్ట్రాల్లో ఉంటే IGST, ఆ రెండు రేట్ల మొత్తానికి సమానంగా (నమూనాలోని ఐటమ్‌లకు, 9% CGST + 9% SGSTకి బదులుగా 18% IGST). తరలించే వస్తువులకు, place of supply సాధారణంగా డెలివరీ కోసం రవాణా ముగిసే చోటు. ఇంటీరియర్ డెకరేషన్, ఆర్కిటెక్చర్ లేదా నిర్మాణ పని వంటి, ఒక భవనానికి నేరుగా సంబంధించిన సేవలకు, అది భవనం ఉన్న చోటు. మీ సైట్ మరియు మీ GST రిజిస్ట్రేషన్ వేర్వేరు రాష్ట్రాల్లో ఉంటే, PO మరియు ఇన్‌వాయిస్‌పై ఏ GSTIN ఉండాలో మీ అకౌంటెంట్‌ను అడగండి.
- HSN అంకెలు. గత ఆర్థిక సంవత్సరంలో ₹5 కోట్లకు మించిన టర్నోవర్ ఉన్న వెండర్ ఇన్‌వాయిస్‌లపై 6 అంకెల HSN/SAC కోడ్లు చూపించాలి. ₹5 కోట్ల వరకు, B2B ఇన్‌వాయిస్‌లపై 4 అంకెలు తప్పనిసరి. వెండర్ ఇన్వాయిస్ వేసే స్థాయిలోనే POపై కూడా కోడ్లు రాయండి.
- ITCకి ఇన్వాయిస్ మరియు వస్తువులు రెండూ కావాలి. ఇతర షరతులతో పాటు, మీ దగ్గర వెండర్ ట్యాక్స్ ఇన్వాయిస్ (లేదా debit note) ఉండి, వస్తువులు లేదా సేవలు మీకు నిజంగా అందినప్పుడే ఇన్పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్ క్లెయిమ్ చేయగలరు. PO ఆ ఇన్వాయిస్ను సరిచూడటానికి సహాయపడుతుంది, మరియు POకి ఎదురుగా నమోదు చేసిన goods-receipt (సరకు అందిన) రికార్డు నిజంగా ఏమి వచ్చిందో చూపిస్తుంది.
- ₹50,000 పైన ఈ-వే బిల్లు. Rule 138 ప్రకారం, ₹50,000 కన్నా ఎక్కువ విలువైన సరకు కదిలే ముందు సాధారణంగా ఈ-వే బిల్లు అవసరం. ఒకే రాష్ట్రం లోపల జరిగే రవాణాకు, కొన్ని రాష్ట్రాలు ఎక్కువ పరిమితిని నిర్ణయించాయి లేదా కొన్ని ప్రాంతాలకు మినహాయింపు ఇచ్చాయి, కాబట్టి మీ రాష్ట్ర నియమాన్ని సరిచూసుకోండి.
- MSME పేమెంట్ నిబంధనలు. కొందరు వెండర్లు Udyam రిజిస్ట్రేషన్ ఉన్న, కేవలం ట్రేడింగ్ మాత్రమే చేయని సూక్ష్మ లేదా చిన్న సంస్థలు. వారి విషయంలో, MSMED Actలోని సెక్షన్ 15 అంగీకరించిన క్రెడిట్ వ్యవధిని, ఇన్వాయిస్ తేదీ నుండి కాకుండా, వస్తువులు లేదా సేవలను అంగీకరించిన (లేదా అంగీకరించినట్టు పరిగణించిన) రోజు నుండి 45 రోజులకు పరిమితం చేస్తుంది; రాతపూర్వకంగా ఏమీ అంగీకరించకపోతే 15 రోజులు; ఆలస్యమైన చెల్లింపులపై సెక్షన్ 16 కింద వడ్డీ పడుతుంది. “90 రోజులు” అనే నిబంధన దీన్ని మార్చదు.
సైట్‌లో జరిగే సాధారణ PO తప్పులు
- WhatsAppలో ఆర్డర్ చేసి, తర్వాత పత్రాలు తయారు చేయడం. ఇన్వాయిస్ తర్వాత PO వేస్తే, లేదా అసలు వేయకపోతే, రేటును మీరు కాదు, ఇన్వాయిస్ నిర్ణయిస్తుంది.
- “Rate as discussed” (మాట్లాడుకున్న రేటు). ప్రతి లైన్‌లో రేటు మరియు యూనిట్ రెండూ ఉండాలి; వాటిలో ఏ ఒక్కటి లేకపోయినా, ప్రతి ఇన్వాయిస్ ఒక బేరంగా మారుతుంది. టైల్‌కు ఒక బాక్స్ రేటు, ఒక చదరపు మీటర్ రేటు పూర్తిగా వేర్వేరు సంఖ్యలు.
- ఫోన్‌లోనే మార్పులు చేయడం. సైట్‌లో పరిమాణాలు మారతాయి, అది సహజం. సవరించిన PO (
ABC/PO/26-27/014-R1) జారీ చేయండి; అప్పుడు మీకు వచ్చే బిల్లుకు రికార్డు సరిపోతుంది. - అందిన సరకు తనిఖీ లేకపోవడం. POకి ఎదురుగా నిజంగా ఏమి వచ్చిందో ఎవరూ నమోదు చేయకపోతే, తక్కువ డెలివరీలకు కూడా పూర్తి మొత్తం చెల్లించేస్తారు.
- BOQకి అనుసంధానం కాని POలు. ప్రతి PO విడిగా చూస్తే బాగానే కనిపిస్తుంది. కానీ అవి BOQ లైన్లకు లింక్ కాకపోతే, జిప్సం లైన్ ఇప్పటికే తన అంచనాలో 110% వాడేసిందని ప్రాజెక్టు ముగిసే వరకు ఎవరికీ తెలియదు.
POలను BOQకి అనుసంధానించడం
ఆ చివరి తప్పే ఖరీదైనది, అది రికార్డులు ఉంచే విధానం నుండే వస్తుంది. BOQ Excelలో ఉంటుంది, POలు ఒక PDF ఫోల్డర్‌లోనో WhatsApp చాట్‌లోనో, ఇన్‌వాయిస్‌లు మరెక్కడో. అందుకే చర్య తీసుకోవడానికి ఇంకా సమయం ఉన్నప్పుడు, కొనుగోలు ఖర్చును అంచనాతో ఎవరూ పోల్చరు.
Boqos ఇంటీరియర్ ఫిట్-అవుట్ మరియు డిజైన్-బిల్డ్ సంస్థల కోసం ఆ అంతరాన్ని పూడుస్తుంది. ఇది AI-నేటివ్ క్వోట్-టు-క్యాష్ సాఫ్ట్‌వేర్: స్కోప్ నుండి BOQ వరకు, ప్రపోజల్ నుండి e-అప్రూవల్ వరకు, వేరియేషన్ నుండి ఇన్వాయిస్ వరకు, Excel లేకుండానే. దీని ప్రొక్యూర్‌మెంట్ ట్రాకింగ్ పర్చేస్ ఆర్డర్‌లను BOQ లైన్ ఐటమ్‌లకు లింక్ చేస్తుంది, కాబట్టి ఓవర్‌రన్ అయ్యే ముందే ల్యాండెడ్ కాస్ట్‌లను అంచనాలకు ఎదురుగా ట్రాక్ చేయవచ్చు. ప్రతి వేరియేషన్‌కు ధర నిర్ణయించి, క్లయింట్ ఆమోదం పొంది, పని మొదలయ్యే ముందే కాంట్రాక్టులో చేరుస్తారు.
మీ మొదటి POకి సాఫ్ట్‌వేర్ అవసరం లేదు; పై ఫార్మాట్ ఒక స్ప్రెడ్‌షీట్‌లోనే పనిచేస్తుంది. కానీ మూడు సైట్లు ఒకేసారి డజను మంది వెండర్ల నుండి ఆర్డర్ చేస్తున్నప్పుడు, ప్రతి POను చేత్తో BOQతో సరిచూడటమే దాటవేయబడే దశ అవుతుంది.
సంక్షిప్త సారాంశం
పర్చేస్ ఆర్డర్ అంటే కొనుగోలుదారు ఇచ్చే రాతపూర్వక ఆర్డర్. అందులో PO నంబర్ మరియు తేదీ, రెండు GSTINలు, సైట్ చిరునామా, HSN, పరిమాణం, యూనిట్, రేటుతో ఐటమ్‌ల వారీ లైన్లు, పన్ను విభజన, డెలివరీ మరియు పేమెంట్ నిబంధనలు, సంతకం ఉంటాయి. GST ఏ PO ఫార్మాట్‌నూ నిర్దేశించదు, కానీ వెండర్ ఇన్వాయిస్లో తప్పనిసరి ఫీల్డ్‌లు ఉంటాయి; కాబట్టి వాటినే POలోనూ అనుసరించి, ఇన్వాయిస్ను లైన్-బై-లైన్ సరిచూడండి. place of supply, ₹50,000 పైన ఈ-వే బిల్లు, సూక్ష్మ మరియు చిన్న వెండర్లకు 45 రోజుల పరిమితి, వీటిపై దృష్టి పెట్టండి. ప్రతి POను ఒక BOQ లైన్‌కు అనుసంధానించండి.