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ठेकेदारों के लिए work order फॉर्मेट: ज़रूरी फ़ील्ड, एक सैंपल, और RA bill से इसका जुड़ाव

आपकी साइट पर कोई सब-कॉन्ट्रैक्टर काम शुरू करे, उससे पहले एक दस्तावेज़ मौजूद होना चाहिए: work order। यह तय करता है कि वे क्या बनाएँगे (स्कोप और BOQ लाइनें), आप कितना भुगतान करेंगे (मात्रा × तय दरें, साथ में GST), कब तक (शेड्यूल और पेनल्टी), और पैसा कैसे चलेगा (RA billing, retention, एडवांस रिकवरी)। वे जो भी RA bill बनाएँगे, बाद में उसे इसी के हिसाब से मापा जाएगा। यह रहा काम का गाइड: work order के पाँच ज़रूरी ब्लॉक, एक सैंपल जिसका हिसाब मिलता है, यह purchase order से कैसे अलग है, और वे तीन तरीके जिनसे एक ढीला work order ठेकेदारों को पैसे का नुकसान कराता है।

लेखक: · अपडेटेड 2026-10-21

Boqos — ज़्यादा काम जीतें। मार्जिन का लीक होना रोकें।

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Work order format: five blocks that every RA bill is measured against A sample work order, WO-014, referenced to BOQ revision 3, laid out as five blocks: parties and reference, scope and BOQ lines, quantities times rates (for example gypsum partition 48 square metres at 1,150 rupees equals 55,200 rupees), schedule and penalties, and payment terms with RA cycle, 5 percent retention, GST and TDS. Beside it, a purchase order is shown buying goods while the work order buys executed work, and the work order drives RA bill 1, RA bill 2 and the final bill, which releases retention. Work order format — one page, five blocks What a subcontract WO fixes before work starts — and the RA bills it drives WORK ORDER WO-014 · ref BOQ rev 3 1 · Parties & reference Both parties, GSTINs, site, main-contract ref 2 · Scope & BOQ lines BOQ items in, exclusions out, drawing revision 3 · Quantities × rates Gypsum partition: 48 sqm × ₹1,150 = ₹55,200 4 · Schedule & penalties Start, finish, LDs per week of delay, capped 5 · Payment terms RA cycle, 5% retention, advance, GST, TDS PO buys goods WO buys work done Then it drives every bill RA-1 measured × WO rate RA-2 to date, less RA-1 Final retention released Same lines, same rates Write the WO line by line — every RA bill is measured against it. PO buys material · WO buys work at agreed rates · terms fixed before work starts

BOQ क्लाइंट के लिए फिट-आउट की कीमत तय करता है, और RA bill काम आगे बढ़ने के साथ उसका भुगतान दिलाते हैं। इन दोनों के बीच वह दस्तावेज़ आता है जो तय करता है कि आपके सब-कॉन्ट्रैक्टर्स के बिल मेल खाएँगे या नहीं: work order। WhatsApp पर एक लम्प-सम रकम लिखकर भेज दें, तो हर बिल एक मोल-भाव बन जाता है। एक व्यवस्थित work order दें, तो हर रनिंग बिल को लाइन-दर-लाइन जाँचा जा सकता है।

Work order क्या होता है

Work order (WO) किसी ठेकेदार या सब-कॉन्ट्रैक्टर को दिया गया लिखित आदेश है कि वह तय दरों पर, एक शेड्यूल के भीतर, बताई गई भुगतान शर्तों पर तय काम करे। क्लाइंट इसे मुख्य ठेकेदारों को देते हैं; मुख्य ठेकेदार इसे कारपेंट्री टीम, फॉल्स-सीलिंग क्रू और इलेक्ट्रिकल कॉन्ट्रैक्टर को देते हैं।

एक अच्छे work order की दो खासियतें होती हैं:

  • यह BOQ में से निकाला जाता है। इसमें BOQ के ठीक वही आइटम होते हैं जो सब-कॉन्ट्रैक्टर करेगा, मात्राओं और दरों के साथ। असल में यह उस सब-कॉन्ट्रैक्टर का अपना BOQ है।
  • काम शुरू होने से पहले इसे स्वीकार किया जाता है। ठेकेदार इसकी एक कॉपी पर साइन करता है। उसके बाद से उसके RA bill इसी के हिसाब से मापे जाते हैं, और उसका final bill इसे बंद करता है।

WO सिर्फ़ लेबर का हो सकता है (मटीरियल आप देते हैं) या लेबर के साथ मटीरियल का। फॉर्मेट वही रहता है; टैक्स का तरीका नहीं।

Work order फॉर्मेट: पाँच ब्लॉक

ब्लॉकइसमें क्या होता हैयह क्यों ज़रूरी है
1. पक्ष और रेफ़रेंसWO नंबर और तारीख, दोनों पक्षों के पते, GSTIN और PAN, प्रोजेक्ट और साइट, मुख्य कॉन्ट्रैक्ट का रेफ़रेंस, BOQ और ड्रॉइंग रिवीज़नहर बिल को स्कोप के एक ही वर्ज़न से बाँधता है
2. स्कोपशामिल BOQ आइटम, स्पेसिफ़िकेशन, क्या शामिल नहीं है, मटीरियल, स्कैफ़ोल्डिंग, बिजली और पानी कौन देगाfinal bill पर “यह मेरे स्कोप में नहीं था” को रोकता है
3. मात्राएँ और दरेंहर लाइन की यूनिट, मात्रा, दर और रकम; दरों में मटीरियल शामिल है या नहीं; GST से पहले WO वैल्यूवह ऊपरी सीमा जिसके हिसाब से हर RA bill प्रमाणित होता है
4. शेड्यूल और पेनल्टीशुरुआत, माइलस्टोन, पूरा होने की तारीख, देरी के हर हफ़्ते के liquidated damages (LDs) और उनकी ऊपरी सीमा, defect-liability periodदेरी की एक कीमत तय करता है, लिखित में
5. भुगतान की शर्तेंRA billing साइकल और माप, retention और उसका रिलीज़, एडवांस रिकवरी, GST, TDS, भुगतान की अवधितय करता है कि पैसा कितनी तेज़ी से चलेगा और आप क्या रोककर रखेंगे

तीन कानूनी बातें ब्लॉक 4 और 5 को आकार देती हैं:

  • LDs एक ऊपरी सीमा हैं। Indian Contract Act, 1872 की धारा 74 के तहत, जब कॉन्ट्रैक्ट में उल्लंघन के लिए कोई रकम तय की गई हो, तो दूसरे पक्ष को उचित मुआवज़ा मिलता है जो उस रकम से ज़्यादा नहीं हो सकता, चाहे असल नुकसान साबित हो या न हो। एक व्यावहारिक रकम और एक ऊपरी सीमा लिखें।
  • माइक्रो और स्मॉल सब-कॉन्ट्रैक्टर्स के भुगतान पर समय-सीमा लागू हो सकती है। जहाँ MSMED Act, 2006 लागू होता है और सब-कॉन्ट्रैक्टर वैध Udyam रजिस्ट्रेशन वाला माइक्रो या स्मॉल एंटरप्राइज़ है, वहाँ लिखित में तय की गई भुगतान अवधि स्वीकृति या मानी गई स्वीकृति (deemed acceptance) के दिन से 45 दिन से ज़्यादा नहीं हो सकती, और देर से भुगतान पर RBI द्वारा अधिसूचित बैंक रेट के तीन गुना की दर से, मासिक अंतराल (monthly rests) पर, चक्रवृद्धि ब्याज लगता है। कंपोज़िट works contract इन प्रावधानों के दायरे में आते हैं या नहीं, इस पर हाई कोर्ट्स की राय अलग-अलग रही है, इसलिए किसी भी राय पर भरोसा करने से पहले सलाह लें। भुगतान अवधि 45 दिन या उससे कम रखें, तो यह सवाल ही नहीं उठता।
  • TDS की तैयारी रखें। ठेकेदारों को किए गए भुगतान पर TDS अब Income-tax Act, 2025 की धारा 393(1) के तहत आता है। WO में लिखें कि जहाँ कानून के अनुसार ज़रूरी हो, वहाँ स्रोत पर टैक्स काटा जाएगा।

एक सैंपल work order

WO-014, एक ऑफिस फिट-आउट पर ड्राई-वॉल का सब-कॉन्ट्रैक्ट, जिसे मुख्य ठेकेदार ने सब-कॉन्ट्रैक्टर को जारी किया है (नाम, पते, GSTIN), और जिसमें क्लाइंट BOQ रिवीज़न 3 और ड्रॉइंग रिवीज़न C का रेफ़रेंस है। लेबर के साथ मटीरियल।

#BOQ रेफ़आइटमयूनिटमात्राWO दर (₹)रकम (₹)
12.1जिप्सम बोर्ड पार्टीशनsqm481,15055,200
23.1ग्रिड फॉल्स सीलिंगsqm12076091,200
33.4जिप्सम बल्कहेडrmt3650018,000
GST से पहले WO वैल्यू1,64,400

लाइनों के नीचे, शर्तों का ब्लॉक:

  • 18% पर GST: ₹29,592, यानी GST सहित WO वैल्यू ₹1,93,992
  • शेड्यूल: स्वीकृति के 3 दिन के भीतर शुरू, 21 दिन के भीतर पूरा
  • LDs: देरी के हर हफ़्ते के लिए WO वैल्यू का 0.5% (₹822), अधिकतम 5% (₹8,220)
  • बिलिंग: तीनों लाइनों के संयुक्त माप के आधार पर हर पखवाड़े RA bill
  • Retention: हर RA bill की GST से पहले की रकम का 5% (पूरे WO पर ₹8,220), 12 महीने की defect-liability period के बाद रिलीज़
  • भुगतान: प्रमाणीकरण के 30 दिन के भीतर, लागू होने पर TDS काटकर

ये दरें उदाहरण के लिए हैं, और ये हमारे RA bill उदाहरण की क्लाइंट दरों से कम हैं (पार्टीशन के लिए ₹1,450, सीलिंग के लिए ₹950)। यह अंतर मुख्य ठेकेदार का ग्रॉस मार्जिन है, और इसीलिए WO की हर लाइन उस BOQ लाइन का नाम लिखती है जिससे वह आई है।

Work order बनाम purchase order

Purchase order (PO)Work order (WO)
क्या खरीदता हैसामान: मटीरियल, फ़िटिंग, उपकरणकिया गया काम: लेबर, या लेबर के साथ मटीरियल
किसे जारी होता हैसप्लायरठेकेदार या सब-कॉन्ट्रैक्टर
मात्राएँडिलीवर होती हैंकाम होने के साथ मापी जाती हैं
कब बंद होता हैडिलीवरी और सामान की प्राप्ति परRA bill, फिर final bill पर
आम कटौतियाँकम सप्लाई, रिजेक्ट हुए आइटमRetention, एडवांस रिकवरी, LDs

फिट-आउट में आप अक्सर एक ही BOQ के लिए दोनों जारी करते हैं: बोर्ड सप्लायर को PO, ड्राई-वॉल क्रू को WO। अगर मटीरियल आप दे रहे हैं, तो WO को सिर्फ़ लेबर का बनाएँ और यह साफ़ लिखें, वरना आप बोर्ड के लिए दो बार भुगतान करेंगे।

टैक्स के मामले में, GST works contract (अचल संपत्ति पर निर्माण, फिट-आउट, मरम्मत और इसी तरह का काम, जिसमें काम के दौरान सामान ट्रांसफ़र होता है) को सेवाओं की सप्लाई मानता है, जिस पर 18% (9% CGST + 9% SGST) की सामान्य दर से टैक्स लगता है। 22 सितंबर 2025 से, कुछ श्रेणियाँ जो 12% पर थीं, जिनमें मुख्य रूप से मिट्टी के काम वाले (वैल्यू का 75% से ज़्यादा) सरकारी works contract और उनके सब-कॉन्ट्रैक्ट शामिल हैं, वे भी 18% पर आ गईं। मुख्य ठेकेदार सब-कॉन्ट्रैक्टर के works-contract इनवॉइस पर input tax credit ले सकता है, क्योंकि उसका अपना आउटपुट भी works contract है। एक शुद्ध लेबर WO, जिसमें सब-कॉन्ट्रैक्टर कोई मटीरियल नहीं देता, आम तौर पर इस परिभाषा से बाहर रहता है, क्योंकि यह परिभाषा सामान के ट्रांसफ़र पर टिकी है, इसलिए उसके वर्गीकरण और दर की अलग से जाँच करें।

Work order, RA bill से कैसे जुड़ता है

  • WO की लाइनें RA bill की लाइनें बनती हैं। सब-कॉन्ट्रैक्टर के हर RA bill में WO के आइटम होते हैं, अब तक की मात्रा, WO दर, पहले बिल हुआ और यह बिल के साथ: यानी RA bill फॉर्मेट, एक स्तर नीचे।
  • WO की मात्रा ऊपरी सीमा है। इससे आगे बिल करने के लिए पहले संशोधित WO चाहिए।
  • कटौतियाँ WO से आती हैं। हर बिल पर retention, एडवांस रिकवरी और LDs वही होते हैं जो WO में लिखे हैं।
  • Final bill WO को बंद करता है और retention रिलीज़ के लिए defect-liability period की गिनती शुरू करता है।

Work order ठेकेदारों को कहाँ महँगे पड़ते हैं

  1. बिना लाइनों वाले लम्प-सम WO। “फॉल्स सीलिंग, ₹2 लाख” को मापा नहीं जा सकता, इसलिए RA bill प्रतिशत के अंदाज़े बन जाते हैं।
  2. स्कोप में बदलाव जो कभी WO में जोड़े नहीं गए। क्लाइंट ने मुख्य कॉन्ट्रैक्ट पर एक अतिरिक्त पार्टीशन मंज़ूर किया; सब-कॉन्ट्रैक्टर का WO कभी नहीं बदला। अब वे उस काम का बिल करते हैं जो उनके WO में है ही नहीं, या उसे मुफ़्त में बनाते हैं और बाद में बहस करते हैं।
  3. ऐसी शर्तें जो ऊपर वाले कॉन्ट्रैक्ट से मेल नहीं खातीं। क्लाइंट 12 महीने तक retention रोकता है; आप अपने सब-कॉन्ट्रैक्टर का retention हैंडओवर पर ही रिलीज़ कर देते हैं। क्लाइंट LDs काटता है; आपके WO में LDs हैं ही नहीं। हर बेमेल में उस अंतर का पैसा आप अपनी जेब से लगा रहे होते हैं।

जड़ वही है जो RA bill के लीक की है: BOQ, वेरिएशन, work order और बिल अलग-अलग दस्तावेज़ों में रहते हैं, इसलिए कुछ भी अपने आप मेल नहीं खाता।

Work order को BOQ से जोड़े रखना

समाधान है एक ही बेसलाइन। यही काम Boqos इंटीरियर फिट-आउट फर्मों के लिए करता है: AI स्कोप से BOQ जनरेट करता है, हर वेरिएशन को प्राइस किया जाता है, क्लाइंट से अप्रूव कराया जाता है और काम शुरू होने से पहले कॉन्ट्रैक्ट में जोड़ा जाता है, purchase order BOQ लाइन आइटम से लिंक होते हैं ताकि लैंडेड कॉस्ट को एस्टिमेट के मुकाबले ट्रैक किया जा सके, और बिलिंग अप्रूव्ड माइलस्टोन पर चलती है। अपने work order इसी बेसलाइन से निकालें, तो हर सब-कॉन्ट्रैक्टर बिल को जाँचने के लिए लाइनों और दरों का एक ही सेट होगा।

ऊपर के पाँच ब्लॉक वाला टेम्प्लेट एक प्रोजेक्ट के लिए काम कर जाता है। तीन साइटें हों और हर साइट पर पाँच सब-कॉन्ट्रैक्टर, तो पंद्रह WO को बदलते क्लाइंट BOQ के साथ हाथ से तालमेल में रखना ठीक वही काम है जो छूट जाता है। क्लाइंट के लिए कीमत तय कर रहे हैं? इंटीरियर काम के लिए quotation फॉर्मेट से शुरू करें।

छोटी बात में

Work order सब-कॉन्ट्रैक्टर का BOQ और कॉन्ट्रैक्ट, दोनों एक में है: रेफ़रेंस, BOQ से लिया गया स्कोप, मात्रा × दरें, पेनल्टी के साथ शेड्यूल, और retention, GST और TDS के साथ भुगतान की शर्तें। काम शुरू होने से पहले इसे स्वीकार करवाएँ, जब भी क्लाइंट का स्कोप बदले तो इसमें संशोधन करें, और इसके हिसाब से बने हर RA bill को लाइन-दर-लाइन जाँचा जा सकेगा।

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