Measurement sheet फॉर्मेट: कॉलम, हल किए गए उदाहरण, और RA bill इससे कैसे बनता है
RA bill की हर मात्रा कहीं न कहीं से आती है। अच्छी तरह चलने वाली साइट पर वह measurement sheet से आती है: असल में जो बना उसका लाइन-दर-लाइन रिकॉर्ड, जो हर BOQ आइटम के सामने संख्या × लंबाई × चौड़ाई × ऊँचाई के रूप में दर्ज होता है, जिसे क्लाइंट का इंजीनियर जाँचता है और जिस पर दोनों पक्ष साइन करते हैं। यह सही हो, तो बिलिंग बस हिसाब-किताब है। यह गलत हो, तो हर बिल एक मोल-भाव बन जाता है। यह रहा काम का गाइड: आठ कॉलम, फ़्लोरिंग, पेंटिंग और फॉल्स सीलिंग के ऐसे उदाहरण जिनका हिसाब मिलता है, शीट से RA bill कैसे बनता है, और जाँच व साइन-ऑफ़ की वे आदतें जो विवादों को शुरू होने से पहले ही रोक देती हैं।
Boqos — ज़्यादा काम जीतें। मार्जिन का लीक होना रोकें।
BOQ बताता है कि फिट-आउट में क्या-क्या होना चाहिए। RA bill उस काम का भुगतान माँगता है जो अब तक उसमें असल में हुआ है। इन दोनों के बीच का दस्तावेज़, जो साबित करता है कि असल में कितने वर्ग मीटर टाइल, पेंट और सीलिंग लगी, वह है measurement sheet (माप शीट)। सरकारी काम में यह आखिरकार measurement book (MB) में पहुँचती है। प्राइवेट इंटीरियर काम में यह अक्सर किसी स्प्रेडशीट का एक टैब या साइन किया हुआ प्रिंटआउट होती है। दोनों ही सूरत में, आप जो भी रुपया बिल करते हैं, वह इसी पर टिका होता है।
Measurement sheet क्या होती है
Measurement sheet निष्पादित काम का साइट रिकॉर्ड है। हर BOQ आइटम के लिए यह हर उस जगह को दर्ज करती है जहाँ काम हुआ, उसके नाप और उन नापों से निकलने वाली मात्रा के साथ। तीन बातें इसे काम का बनाती हैं:
- यह BOQ से बँधी होती है। हर लाइन पर BOQ आइटम नंबर और BOQ वाली यूनिट होती है। जो माप किसी BOQ लाइन से नहीं जुड़ता, वह या तो ऐसा वेरिएशन है जिसे मंज़ूरी चाहिए, या ऐसा काम है जिसके भुगतान पर किसी ने सहमति नहीं दी।
- इसमें पूरा हिसाब दिखता है। “फ़्लोरिंग: 120 sqm” एक दावा है। “ओपन ऑफिस 9.60 × 7.50 = 72.00” एक सबूत है, जिसे कोई भी दोबारा नापकर जाँच सकता है।
- दोनों पक्ष इस पर सहमत होते हैं। CPWD कॉन्ट्रैक्ट में ठेकेदार माप दर्ज करता है और Engineer-in-Charge उन्हें जाँचता है। कंप्यूटराइज़्ड measurement book होने पर, फिर दोनों अपनी स्वीकृति के तौर पर तारीख के साथ साइन करते हैं।
सटीक रूप से कहें तो शीटें काम के पन्ने हैं, और MB वह बँधा हुआ रिकॉर्ड है जिसमें वे आखिर में जाती हैं। CPWD की General Conditions of Contract 2023 के तहत जाँची गई शीटें मशीन से नंबर किए गए पन्नों वाली एक बँधी हुई measurement book के रूप में जमा की जाती हैं, और उसके बाद कोई कटिंग या ओवरराइटिंग की अनुमति नहीं होती। प्राइवेट फिट-आउट में नंबर की गई और साइन की गई शीटों का एक सेट यही काम करता है।
Measurement sheet का फॉर्मेट
| कॉलम | इसमें क्या होता है |
|---|---|
| आइटम नं. | वह BOQ आइटम जिसका यह हिस्सा है; इसी से लाइन अपनी दर से जुड़ती है |
| विवरण / जगह | क्या काम हुआ, और कहाँ |
| Nos | कितनी एक जैसी यूनिट (दो एक जैसे केबिन = 2) |
| लंबाई (m) | पहला नाप |
| चौड़ाई (m) | दूसरा नाप |
| ऊँचाई / गहराई (m) | दीवारों के लिए ऊँचाई, वॉल्यूम के लिए गहराई या मोटाई; फ़र्श और सीलिंग के एरिया के लिए खाली |
| मात्रा | Nos × L × B × H, जो नाप लागू हों उनके हिसाब से |
| यूनिट | BOQ लाइन वाली ही यूनिट: sqm, rmt, cum, nos |
तीन नियम इसे साफ़-सुथरा रखते हैं:
- एक जैसा क्रम: पहले लंबाई, फिर चौड़ाई, फिर ऊँचाई या गहराई। IS 1200, जो बिल्डिंग और सिविल इंजीनियरिंग कामों के लिए BIS का method of measurement है, लंबे समय से यही क्रम माँगता आया है।
- दो दशमलव: नाप निकटतम 0.01 m तक और एरिया निकटतम 0.01 sqm तक; IS 1200 के अलग-अलग ट्रेड वाले भाग लंबे समय से यही सटीकता इस्तेमाल करते आए हैं।
- कटौतियाँ अपनी अलग लाइनों पर। पहले ग्रॉस एरिया नापें, फिर हर कटौती को ब्रैकेट में एक अलग लाइन के रूप में लिखें, ताकि जाँचने वाला देख सके कि क्या घटाया गया।
नापने से पहले नियम तय कर लें। कोई ओपनिंग घटेगी या नहीं, यह एक नियम है, अंदाज़े का मामला नहीं। CPWD कॉन्ट्रैक्ट में माप सबसे पहले उनकी specifications के हिसाब से होता है (जब तक आइटम के विवरण में कुछ और न लिखा हो), फिर संबंधित BIS method of measurement के हिसाब से, और फिर आपसी सहमति से तय तरीके से। प्राइवेट क्लाइंट अक्सर यह नियम BOQ में ही लिख देते हैं। उदाहरण के लिए, SBI का एक ब्रांच-इंटीरियर BOQ 0.5 sqm से छोटे किसी भी फॉल्स-सीलिंग कट-आउट को नहीं घटाता। आपके काम पर जो भी नियम लागू हो, उसे शीट में सबसे ऊपर लिख दें।
हल किए गए उदाहरण: फ़्लोरिंग, पेंटिंग, फॉल्स सीलिंग
नीचे वे कॉलम छोड़ दिए गए हैं जो लागू नहीं होते। फ़्लोरिंग (BOQ आइटम 2: विट्रिफाइड टाइल, sqm, ₹1,180), जैसी बिछाई गई वैसी नापी गई:
| आइटम | विवरण | Nos | L (m) | B (m) | मात्रा (sqm) |
|---|---|---|---|---|---|
| 2.1 | ओपन ऑफिस | 1 | 9.60 | 7.50 | 72.00 |
| 2.2 | केबिन (एक जैसे) | 2 | 4.20 | 3.00 | 25.20 |
| 2.3 | कॉन्फ्रेंस रूम | 1 | 4.80 | 3.75 | 18.00 |
| 2.4 | पैंट्री | 1 | 2.50 | 2.40 | 6.00 |
| 2.5 | घटाएँ: सर्विस शाफ़्ट | 1 | 1.20 | 1.00 | (1.20) |
| अब तक नेट | 120.00 |
120.00 sqm × ₹1,180 = ₹1,41,600। स्कर्टिंग आमतौर पर अपनी अलग BOQ लाइन होती है, अक्सर रनिंग मीटर में और ऊँचाई लिखकर, जैसा IS 1200 के फ़्लोरिंग वाले भाग के पुराने संस्करण बताते हैं। इसे फ़र्श के एरिया में न मिलाएँ।
दीवार की पेंटिंग (BOQ आइटम 5: प्लास्टिक इमल्शन, दो कोट, sqm)। 4.20 × 3.00 m के दो एक जैसे केबिन हैं, जिन्हें 2.70 m के सीलिंग लेवल तक पेंट किया गया है। दीवारों के लिए लंबाई परिधि (perimeter) होती है: 2 × (4.20 + 3.00) = 14.40 m।
| आइटम | विवरण | Nos | L (m) | H (m) | मात्रा (sqm) |
|---|---|---|---|---|---|
| 5.1 | केबिन की दीवारें (परिधि) | 2 | 14.40 | 2.70 | 77.76 |
| 5.2 | घटाएँ: दरवाज़े | 2 | 1.00 | 2.10 | (4.20) |
| 5.3 | घटाएँ: खिड़कियाँ | 2 | 1.50 | 1.20 | (3.60) |
| नेट | 69.96 |
यहाँ का नियम 0.5 sqm से बड़ी ओपनिंग घटाता है और उससे छोटी ओपनिंग, जैसे स्विचबोर्ड, को नज़रअंदाज़ करता है। पेंटिंग के नियम इससे कहीं ज़्यादा विस्तृत हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, IS 1200 के पेंटिंग वाले भाग का 1994 संस्करण उस दीवार में, जिसकी दोनों तरफ़ एक जैसी फ़िनिश हो, 0.5 से 3 sqm की ओपनिंग सिर्फ़ एक तरफ़ से घटाता था। BIS ने 2024 में उस भाग को संशोधित किया है, इसलिए नियम को मानकर न चलें, उसका नाम लिखें। सीलिंग को दीवारों से अलग लाइन पर रखें।
फॉल्स सीलिंग (BOQ आइटम 3: ग्रिड सीलिंग, sqm, ₹950), जो अब तक काम के एक हिस्से पर पूरी हुई है:
| आइटम | विवरण | Nos | L (m) | B (m) | मात्रा (sqm) |
|---|---|---|---|---|---|
| 3.1 | ओपन ऑफिस, बे A | 1 | 9.60 | 5.00 | 48.00 |
| 3.2 | केबिन 1 | 1 | 4.20 | 3.00 | 12.60 |
| 3.3 | घटाएँ: डक्ट ओपनिंग | 1 | 1.20 | 0.50 | (0.60) |
| 3.4 | लाइट फिटिंग, हर एक 0.36 sqm | 12 | — | — | नहीं घटाई गईं |
| अब तक नेट | 60.00 |
60.00 sqm × ₹950 = ₹57,000। यहाँ SBI वाला 0.5 sqm कट-आउट नियम लागू किया गया है: 0.60 sqm की डक्ट ओपनिंग घटाई गई है, और लाइट फिटिंग नहीं घटाई गईं। फिटिंग फिर भी शीट में लिखी गई हैं, जिससे जाँचने वाले को दिखता है कि नियम लागू किया गया, भूला नहीं गया।
Measurement sheet से RA bill कैसे बनता है
शीट के टोटल एक abstract (सार-तालिका) में जाते हैं, जिसमें हर BOQ आइटम की एक लाइन और अब तक नापी गई संचयी मात्रा होती है। RA bill इन्हीं मात्राओं पर चलता है:
| BOQ आइटम | दर (₹) | अब तक नापा गया | पहले बिल हुआ | इस बिल में (मात्रा) | इस बिल में (₹) |
|---|---|---|---|---|---|
| जिप्सम पार्टीशन (sqm) | 1,450 | 40.00 | 24.00 | 16.00 | 23,200 |
| विट्रिफाइड फ़्लोरिंग (sqm) | 1,180 | 120.00 | 60.00 | 60.00 | 70,800 |
| ग्रिड फॉल्स सीलिंग (sqm) | 950 | 60.00 | 30.00 | 30.00 | 28,500 |
| कुल | 1,22,500 |
ये वही तीन लाइनें हैं जो हमारी RA bill गाइड में हैं। उस गाइड के “अब तक निष्पादित मात्रा” वाले कॉलम के आँकड़े measurement sheet से ही आते हैं, retention, एडवांस रिकवरी और GST लागू होने से पहले।
दो आदतें इस हैंड-ऑफ़ को साफ़ रखती हैं। पहली, संचयी रूप से नापें। अगर हर शीट सिर्फ़ एक महीने को कवर करती है, तो किसी को उन्हें सारे बिलों में जोड़ना पड़ता है, और यहीं मात्राएँ दो बार गिन ली जाती हैं या छूट जाती हैं। दूसरी, हर बिल लाइन पर शीट या MB का पेज नंबर लिखें। ₹20 लाख से ज़्यादा अनुमानित लागत वाले CPWD कामों में RA bill दर्ज किए गए मापों के आधार पर हर महीने एक तय तारीख तक जमा किए जाते हैं, और बिल भुगतान के लिए जमा होने से पहले measurement book डिवीज़न ऑफिस के रजिस्टर में दर्ज की जाती है।
जाँच और साइन-ऑफ़
ये तरीके CPWD की General Conditions of Contract 2023 पर आधारित हैं, और प्राइवेट फिट-आउट पर भी उतने ही काम आते हैं:
- तय अंतराल पर, मिलकर नापें। ठेकेदार माप दर्ज करता है और क्लाइंट का इंजीनियर उन्हें जाँचता है, पहले से तय कार्यक्रम के हिसाब से, न कि सब कुछ बिल वाले हफ़्ते में।
- दोनों पक्षों से तारीख के साथ साइन लें। कंप्यूटराइज़्ड measurement book के लिए CPWD ये साइन Engineer-in-Charge और ठेकेदार, या उनके प्रतिनिधियों, से माँगता है। जब तक दोनों साइन न कर दें, शीट सिर्फ़ एक ड्राफ़्ट है।
- कभी ओवरराइट न करें। CPWD फ़ाइनल बुक में कोई कटिंग या ओवरराइटिंग की अनुमति नहीं देता। गलती होने पर पुरानी बुक रद्द करके नई बुक बनानी पड़ती है। प्राइवेट काम में गलत एंट्री पर लाइन खींचें, दोबारा लिखें और इनीशियल करें।
- ढकने से पहले नापें। CPWD में काम ढकने से पहले कम से कम सात दिन का नोटिस ज़रूरी है। जो काम इस नोटिस या लिखित सहमति के बिना ढक दिया जाए, उसे ठेकेदार के खर्च पर खोला जाता है, या उसका भुगतान नहीं होता। टाइल के नीचे की स्क्रीड और कंसील्ड कंड्यूट इसके आम उदाहरण हैं।
- भुगतान को अंतिम न मानें। CPWD की शर्तों के तहत जाँच और अंतरिम भुगतान निर्णायक नहीं होते। defects liability period खत्म होने तक ठेकेदार ज़्यादा माप (over-measurement) के लिए ज़िम्मेदार रहता है।
माप में पैसा कहाँ लीक होता है
- वह काम जिसे किसी ने नापा नहीं। ढक दी गई परतें, छोटे आइटम, और माप के राउंड के बाद पूरा हुआ कोना, ये सब बिल से छूट जाते हैं। जो शीट पर नहीं है, उसे आप बिल नहीं कर सकते।
- नियमों पर बाद में बहस। अगर कटौतियाँ पहले से तय नहीं थीं, तो हर शीट ग्रॉस बनाम नेट की लड़ाई बन जाती है।
- नापा गया काम, पर BOQ लाइन नहीं। क्लाइंट ने WhatsApp पर जो एक्स्ट्रा पार्टीशन माँगा, उसे बिल्कुल सही नापा जा सकता है और फिर भी वह बिलिंग पर अटक सकता है, क्योंकि उसकी कोई मंज़ूर दर नहीं है। मंज़ूर वेरिएशन ही किसी नापी गई मात्रा को तय कीमत देता है।
माप, BOQ और बिल को एक ही बेसलाइन पर रखना
इनमें से हर लीक किसी हैंड-ऑफ़ पर होता है: साइट से शीट तक, शीट से abstract तक, या वेरिएशन से BOQ तक। Boqos इंटीरियर फिट-आउट फर्मों के लिए इन्हीं हैंड-ऑफ़ को ध्यान में रखकर बना है। BOQ स्कोप से जनरेट होता है और एस्टिमेट के रूप में लॉक हो जाता है, और हर वेरिएशन काम शुरू होने से पहले दर्ज होता है, उसकी कीमत तय होती है और क्लाइंट उसे मंज़ूर करता है। डेली प्रोग्रेस रिपोर्ट और साइट फ़ोटो प्रोजेक्ट के कमर्शियल रिकॉर्ड से जुड़े रहते हैं, और इनवॉइस मंज़ूर माइलस्टोन के हिसाब से जाते हैं।
एक साइट के लिए एक अनुशासित स्प्रेडशीट अब भी ठीक काम करती है। जब आप कई साइटें चलाने लगें, तो हमारी BOQ सॉफ़्टवेयर गाइड विकल्पों की तुलना करती है।
छोटी बात में
Measurement sheet इस बात का साइन किया हुआ, लाइन-दर-लाइन सबूत है कि क्या बना: BOQ आइटम, जगह, Nos × L × B × H, मात्रा और यूनिट। कटौतियाँ अपनी अलग लाइनों पर जाती हैं, नाप 0.01 m तक होते हैं और टोटल अब तक के संचयी होते हैं। इसके टोटल RA bill के “अब तक निष्पादित” कॉलम में जाते हैं। पहले नियम तय करें, मिलकर नापें, साइन करें और तारीख डालें, और किसी भी काम को नापे जाने से पहले ढकने न दें।